紙質檔案數字化步驟

時間：2024-07-03 12:30:45 檔案我要投稿

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紙質檔案數字化步驟

　　紙質檔案具有易損壞，無法再生，需要保密等特點，對檔案的保護和修復是檔案工作必須重視的工作和任務。下面是小編分享的紙質檔案數字化步驟，希望能夠幫助到大家。

　　紙質檔案數字化步驟

　　1、即按照《檔案著錄規則》(DA/T18)等的要求，規范檔案中的目錄內容，包括確定檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文件名、責任者、起止頁號和頁數等，應進行修改。

　　2、在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進行的檔案，應拆除裝訂物。拆除裝訂物時應注意保護檔案不受損害。

　　3、按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區分開。普發性文件區分的原則是：無關和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。

　　4、破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響掃描質量的原件應先進行相應處理(壓平或熨平等)后再進行掃描。

　　5、制作并填寫紙質檔案數字化加工過程交接登記表單，詳細記錄檔案整理后每份文件的起始頁號和頁數。

　　6、掃描工作完成后，拆除過裝訂物的檔案應按檔案保管的要求重新裝訂。恢復裝訂時，應注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準確、無遺漏。

　　紙質檔案是什么

　　紙質檔案是以紙張作為載體的一種檔案，如保存備查的公文圖紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。

　　以紙張作為載體的一種檔案,如保存備查的公文圖紙、信札、電報、戶籍、帳冊、契約、證書、書稿、日記、筆記、家譜的原本和原稿。紙張是中國古代四大發明之一，紙質檔案最先產生在中國(見紙質文獻)。東漢時已經開始用紙張書寫文件，魏晉以后紙質文件逐漸增多，但官府公文仍以簡為主。到東晉末葉,公元403年底，桓玄代晉自立，下令公文全部用紙書寫。他在詔令中說：“古無紙，故用簡，非主于敬也。今諸用簡者，皆以黃紙代之。”從此紙質檔案大量產生。從4世紀到17世紀末，中國造紙術先后傳入越南、朝鮮、日本、阿拉伯國家、歐洲各國、美洲大陸，乃至全世界，促進了世界檔案事業的發展。紙張的使用引起檔案數量急劇增長，以羅馬教皇形成的檔案為例:使用紙張以前,在1243～1254年的11年間，每年平均形成730件；使用紙張以后，在1294～1303年9年間，每年平均形成5萬件，增加近70倍。紙質檔案優點較多，便于管理和利用。當代聲像檔案和機讀檔案已有顯著增長，但紙質檔案在世界各國檔案館的總藏中仍占主要地位。

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