怎樣建立個(gè)人電子檔案

時(shí)間：2024-08-10 17:43:06 檔案我要投稿

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怎樣建立個(gè)人電子檔案

　　一般，檔案是指人們?cè)诟黜?xiàng)社會(huì)活動(dòng)中直接形成的各種形式的具有保存價(jià)值的原始記錄。以下是小編為大家整理的怎樣建立個(gè)人電子檔案相關(guān)內(nèi)容，僅供參考，希望能夠幫助大家！

　　1、整理。

　　根據(jù)你的硬盤(pán)情況，把某類的文件集中到某一個(gè)硬盤(pán)，盡量使D、E、F、G各盤(pán)合理存放。存放到位后盡量不要移動(dòng)。

　　納入電子檔案的文件不要放在“我的文檔”，防止電腦重裝后丟失。

　　2、分類。

　　對(duì)你電腦文件的類型有個(gè)大體的估計(jì)，將重要文件、需長(zhǎng)期保管的文件納入電子檔案的范圍，并分成若干專題。如：個(gè)人證件、理財(cái)記賬、電話郵箱、旅游照片、視頻、個(gè)人論文、網(wǎng)上文摘、紀(jì)實(shí)傳記等分類。分類原則：便于快速查找。

　　思路：每一類建一個(gè)文檔，然后鏈接分散在D、E、F、G各盤(pán)的具體文件，形成目錄。這樣，對(duì)電腦文件形成了歸類歸檔，把散放的文件制作成電子檔案。

　　3、制作。（這一步是重點(diǎn)）

　　舉例：建立“個(gè)人證件”專題檔案。

　　1、打開(kāi)WPS文檔，建立一個(gè)表格。內(nèi)容包括序號(hào)、文件名稱、提要、生成時(shí)間、備注，行數(shù)按估計(jì)文件個(gè)數(shù)設(shè)置。

　　2、選中文件名，然后單擊鼠標(biāo)右鍵，在彈出的快捷菜單中點(diǎn)擊“超鏈接”。

　　3、在彈框中找到文件所在盤(pán)，再找到所要鏈接的文件點(diǎn)擊。

　　4、單擊“確定”。

　　按此方法添加其它文件。

　　按此方法建立其它專題文檔。

　　4、添加密碼。

　　如哪一類不愿意讓別人看，可添加密碼。

　　1、點(diǎn)擊左上角的”WPS文字“；

　　2、在文件信息中找到“文件加密”，點(diǎn)擊；

　　3、在彈框中輸入密碼，點(diǎn)“確定”。

　　注：這只是在某個(gè)專題文檔（如“個(gè)人證件”）加了密碼，被鏈接的文檔沒(méi)有。被鏈接的文檔要加密碼，要在那里加。

　　5、建立總目錄。

　　在硬盤(pán)新建一個(gè)文件夾，起名“電子檔案”，然后將新建立的個(gè)人證件、理財(cái)記賬、電話郵箱、旅游照片、視頻、個(gè)人論文、網(wǎng)上文摘、紀(jì)實(shí)傳記等專題文檔拉入。好了，這就形成了總目錄，成為電子檔案。

　　6、維護(hù)。

　　這種方法建立的電子檔案的最大特點(diǎn)有三：1、因?yàn)槭擎溄有纬桑黄茐碾娔X文件的原來(lái)狀況；2、生成后可快速找到所需文件，免去“找不到”的煩惱，特別對(duì)于存放文件多的，意義更大；3、要注意突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)明扼要。歸檔文件只選重要文件、需長(zhǎng)期保管的文件，臨時(shí)文件要及時(shí)清除。如有必要，將臨時(shí)文件建一個(gè)“臨時(shí)文件”專題文檔，把臨時(shí)文件全部放在這里，不用的文檔隨時(shí)清除。

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