檔案管理需要注意哪些事項

檔案管理需要注意哪些事項

　　學(xué)術(shù)界關(guān)于檔案的定義還不統(tǒng)一。一般，檔案是指人們在各項社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。下面是小編整理的檔案管理需要注意哪些事項，歡迎大家分享。

　　一、檔案室的交接

　　1、檔案室交接時，首先檔案管理人員要整理好檔案室內(nèi)的檔案建立檔案交接表。

　　2、交接人與接收人要逐一清點核實檔案，然后再檔案交接表上雙方簽字。

　　3、接收人要熟悉檔案室內(nèi)的所有檔案分布情況。

　　二、檔案的交接

　　1、歸檔資料：歸檔資料少時需由交檔人填寫《檔案交接記錄》，登記好時間、檔案名稱、數(shù)量等相關(guān)信息。數(shù)量多時除了要填寫《檔案交接記錄》，同時，還要向檔案管理人員提供交接檔案的詳細(xì)目錄（紙質(zhì)版、電子版）。

　　2、檔案管理員進(jìn)行檔案資料的確認(rèn)，經(jīng)雙方核實認(rèn)可后，交接雙方相互簽字確認(rèn)。

　　3、檔案管理員根據(jù)歸檔資料的類別進(jìn)行存檔，并建立書面和電子檔案目錄。

　　4、各類檔案要按類別、用途分別存檔，整理出書面及電子目錄，便于管理和查閱。

　　5、歸檔的文件材料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確。熱敏紙傳真件和字跡易（或已嚴(yán)重）褪化的文件材料（用圓珠筆、鉛筆書寫）應(yīng)附上復(fù)印件。

　　6、平時合同交接時每月的15日、30日集中交接

　　三、日常管理

　　1、借閱人填寫《檔案借閱登記表》，注明借閱檔案名稱、借閱理由及歸還期限。

　　2、經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可借閱。

　　3、所借檔案的復(fù)印件的內(nèi)容僅供本次借閱事由涉及的用途，不得作為他用。

　　4、借閱人應(yīng)愛護(hù)檔案，注意安全和保密，嚴(yán)謹(jǐn)私自復(fù)印、抽卷、抽頁、涂改和污損。

　　5、檔案歸還：

　　1）檔案管理員要及時催促檔案借閱者按時歸還檔案，并在檔案歸還時嚴(yán)格檢查驗收，保證檔案完好。

　　2）營業(yè)執(zhí)照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、稅務(wù)登記證等原件當(dāng)天借當(dāng)天還。

　　6、做好檔案室的衛(wèi)生清潔，定期進(jìn)行通風(fēng)，做好物品防潮、防腐、防蟲、防火、防塵、防曬等工作。

　　拓展：檔案管理條例

　　一、局檔案工作機(jī)構(gòu)

　　成立局工作鑒定小組，由辦公室、處、行政處、計財處有關(guān)人員組成。

　　局的檔案工作機(jī)構(gòu)為現(xiàn)行局的綜合檔案室，檔案室對局機(jī)關(guān)檔案實行綜合管理。其日常工作由辦公室領(lǐng)導(dǎo)，業(yè)務(wù)上受國家省、幣檔案局監(jiān)督和指導(dǎo)。

　　二、綜合檔案室的職責(zé)

　　1．按照上級關(guān)于檔案工作的規(guī)定，組織具體實施工作。

　　2．?dāng)M訂局檔案工作計劃和工作制度。

　　3.負(fù)責(zé)組織每年文書立卷、歸檔工作。

　　4．統(tǒng)一管理局各種門類和載體的檔案，做好收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、利用和編研工作。

　　5．按規(guī)定向幣檔案館移交應(yīng)進(jìn)館的檔案，接受局直屬撤銷單位的檔案。

　　6．負(fù)責(zé)收集與局業(yè)務(wù)有關(guān)的資料。

　　7．辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

　　8．協(xié)同有關(guān)處室對基層單位的檔案工作進(jìn)行業(yè)務(wù)和督促檢查。

　　三、檔案綜合管理范圍

　　凡屬局各處、室和黨、政、工、團(tuán)組織形成的文書檔案、基建檔案（包括房改工作檔案）、設(shè)備檔案、聲像檔案、已故人員檔案（人事部門存三年后再移交）均由檔案室管理。人事檔案由人事處管理。業(yè)務(wù)檔案由各業(yè)務(wù)處按歸檔要求收集、整理、裝訂成冊、編號目錄，將檔案交綜合檔案室管理。

　　四、文件材料歸檔

　　1．本局在工作活動中直接形成的具有保存價值的各種文件材料（包括文字、圖表、照片、錄像帶和各種專業(yè)性文件），必須及時立卷歸檔，以保存局的歷史面貌。

　　2.歸檔的基本要求

　　(1)歸檔的文件材料必須準(zhǔn)確地反映局工作活動的真實歷史面貌；

　　(2）歸檔的文件材料必須進(jìn)行立卷整理，要符合立卷的原則和要求。

　　3歸檔時間

　　(1)黨、政、工、團(tuán)的文書立卷和各業(yè)務(wù)處室的業(yè)務(wù)檔案，應(yīng)于翌年第二季度歸檔完畢。

　　(2)基建文件材料歸檔應(yīng)與該基建工程建設(shè)同步進(jìn)行，工程竣工驗收后三個月內(nèi)向檔案室移交。

　　(3）設(shè)備文件材料應(yīng)于設(shè)備開箱時驗收登記，設(shè)備安裝調(diào)試或投入使用三個月后向檔案室移交。

　　(4）會計檔案由財政部門整理立卷后，按2000年7月1日實施的《會計法》規(guī)定，在對務(wù)部門保管一年后移交綜合檔案室。

　　(5）已故干部職工檔案，按市委組織部市檔案局(xxxx)6號文規(guī)定，干部職工死亡后，其檔案在人事部門保存三年后向檔案室移交。

　　(6）聲像檔案自形成一個月內(nèi)向檔案室歸檔，凡歸檔的照片（連圖片）、錄音帶必須有文字說明（包括時間、地點、入物（職務(wù)）、內(nèi)容、拍攝（錄制）者姓名，錄像帶還應(yīng)有解說詞〕。

　　4．歸檔份數(shù)，黨政文件一般歸檔兩份，一份連底稿作檔案保存，一份作文件匯編。其他門類的文件，一般歸檔一份，比較重要的可增加歸檔份數(shù)。

　　五、檔案的管理

　　1.局的全部檔案為一個全宗，全宗內(nèi)有檔案，按門類進(jìn)行分類，根據(jù)同級和上級檔案行政部門的要求，編制分類方案，編制類和編號的方法要便于保管和使用。

　　2．建立和健全檔案工作各項制度，把檔案工作列入機(jī)關(guān)工仁和業(yè)務(wù)活動計劃，把基建工作列入有關(guān)部門和人員的職責(zé)范圍和崗位責(zé)任制。

　　六、加強(qiáng)檔案室的保護(hù)工作，改善檔案保管條件，并定期對檔案保管的狀況進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題向領(lǐng)導(dǎo)匯報，及時采取措施，保護(hù)檔案的安全。

　　1．根據(jù)國家和同級檔案行政管理機(jī)關(guān)的規(guī)定，擬訂檔案保管期限表，為又書立卷和檔案鑒定提供依據(jù)。

　　2.檔案的鑒定工作，由局辦公室牽頭組織有關(guān)業(yè)務(wù)處室組成鑒定小組，負(fù)責(zé)提出鑒定意見。

　　3，銷毀失去保存價值的檔案，必須登記造冊，經(jīng)局分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，指定兩人監(jiān)督銷毀，并在銷毀清冊上簽字。

　　4．檔案的移交按國家有關(guān)規(guī)定，將永久、長期保存的檔案，向幣檔案館移交并辦好移交手續(xù)。

　　七、建立檔案統(tǒng)計工作制度，檔案收集、移出都應(yīng)登記入冊，并按上級要求，報送檔案工作情況統(tǒng)計表。

　　八、歸檔的利用。積極配合機(jī)關(guān)工作中心任務(wù)，及時做好檔案的利用，并根據(jù)使用的需要，編制檢索工具和參考資料。

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