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對ERP與企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)防范研究
關(guān)鍵詞：ERP企業(yè)內(nèi)部內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)
一、ERP系統(tǒng)與內(nèi)部控制概念解析
內(nèi)部控制是被審計(jì)單位為了合理保證財(cái)務(wù)報(bào)告的可靠性、經(jīng)營的效率和效果一級對法律法規(guī)的遵守，由管理層和其他人員設(shè)計(jì)和執(zhí)行的政策和程序。
ERP系統(tǒng)引入內(nèi)部控制是內(nèi)部控制的革新，ERP的引入給內(nèi)部控制帶來了新的方法，改變了內(nèi)部控制的方式，其集中性的數(shù)據(jù)處理使內(nèi)部控制程序化，擴(kuò)大了內(nèi)部會計(jì)控制的范圍，改變了內(nèi)部控制的內(nèi)部與外部環(huán)境，改變了內(nèi)部會計(jì)控制的重點(diǎn)，使內(nèi)部控制的重點(diǎn)不只是在人員之間的互相牽制上。它還改變了信息與溝通的模式，電子化、程序化的信息傳遞取代了以信息存儲技術(shù)，物理性可視的手工信息傳遞，為管理者、員工和顧客等提供了更為方便的交流平臺。
二、ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制的風(fēng)險(xiǎn)
首先，ERP系統(tǒng)的實(shí)施本身就存在著很大的不確定性，總會存在著一些不可預(yù)見的影響因素凸顯出來，影響ERP系統(tǒng)在企業(yè)中的實(shí)施，由此而帶來的風(fēng)險(xiǎn)是一個(gè)方面，同時(shí)，企業(yè)內(nèi)部控制本來就存在著一些固有風(fēng)險(xiǎn)和不確定風(fēng)險(xiǎn)。這些風(fēng)險(xiǎn)主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：
1.系統(tǒng)設(shè)備的控制風(fēng)險(xiǎn)
設(shè)備是ERP系統(tǒng)運(yùn)行的基礎(chǔ)，因此如何保證設(shè)備的安全是系統(tǒng)風(fēng)險(xiǎn)防范的基礎(chǔ)。設(shè)備安全面臨的風(fēng)險(xiǎn)主要是各種自然災(zāi)害和人員的偷竊行為。如果一個(gè)企業(yè)沒有對設(shè)備安全風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行分析，并置備必要的預(yù)防系統(tǒng)，在事故突然發(fā)生時(shí)就不能迅速做出反應(yīng)，防止設(shè)備受到損害。
2.管理部門內(nèi)的控制風(fēng)險(xiǎn)
職責(zé)分離是企業(yè)內(nèi)部控制的基礎(chǔ)控制手段，其主要目標(biāo)是預(yù)防因內(nèi)部人員的舞弊行為而使企業(yè)遭受損失。在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，如果一個(gè)企業(yè)沒有對相關(guān)職位進(jìn)行職責(zé)分離或者沒有嚴(yán)格分離，這些職位的責(zé)任人就都有可能隨便查看系統(tǒng)甚至修改系統(tǒng)，盜取系統(tǒng)數(shù)據(jù)，這對企業(yè)會造成很大的損失。
3.信息傳遞的控制風(fēng)險(xiǎn)
信息傳遞即企業(yè)ERP系統(tǒng)與網(wǎng)上采購系統(tǒng)以及財(cái)務(wù)會計(jì)系統(tǒng)等進(jìn)行溝通。由工作人員將通過網(wǎng)上競標(biāo)得到的供應(yīng)商信息錄入到ERP系統(tǒng)中進(jìn)行物料采購的管理。各財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息也由工作人員導(dǎo)入ERP系統(tǒng)中，由系統(tǒng)進(jìn)行處理，形成可識別文件類型。這些都要在保證輸入正確的基礎(chǔ)上進(jìn)行。在這一過程中，風(fēng)險(xiǎn)存在各個(gè)方面，如在輸入的過程中，可能產(chǎn)生輸入數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤，有時(shí)一個(gè)數(shù)據(jù)的錯(cuò)誤就會導(dǎo)致整個(gè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)無法對上，再次錄入或者檢查又會浪費(fèi)很多時(shí)間，大大降低工作效率。各個(gè)系統(tǒng)的連接，也可能出現(xiàn)問題，導(dǎo)致ERP系統(tǒng)的運(yùn)用出現(xiàn)一系列差錯(cuò)，等等。
三、ERP系統(tǒng)下企業(yè)內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)的防范
1.加強(qiáng)安全意識，完善安全管理
企業(yè)應(yīng)設(shè)立與安全相關(guān)部門，已設(shè)置安全部門的應(yīng)強(qiáng)調(diào)安全部門的重要作用，完善安全部門的職能，明確其工作重點(diǎn)與目標(biāo)，加強(qiáng)安全防范。
2.嚴(yán)格部門內(nèi)部系統(tǒng)管理人員職責(zé)分離
在ERP系統(tǒng)環(huán)境下，可能發(fā)生舞弊行為的職位應(yīng)該分由不同的人員負(fù)責(zé)，避免一人負(fù)責(zé)幾個(gè)相關(guān)職務(wù)的工作。嚴(yán)格系統(tǒng)管理人員的職責(zé)分離，明確紀(jì)律，對工作人員進(jìn)行這方面的教育，保證ERP系統(tǒng)的運(yùn)行有一個(gè)安全正規(guī)的內(nèi)部環(huán)境。
3.加強(qiáng)員工的信息安全意識，進(jìn)行信息安全控制的再教育
企業(yè)ERP系統(tǒng)和內(nèi)控系統(tǒng)的安全管理離不開人的作用，企業(yè)應(yīng)該從上至下建立起信息安全的觀念，管理層應(yīng)根據(jù)系統(tǒng)的需要和特點(diǎn)制定一套具體的信息安全指導(dǎo)方針，并向企業(yè)各部門發(fā)布。同時(shí)，對員工進(jìn)行信息安全的再教育，培養(yǎng)員工的信息安全意識，使員工在進(jìn)行業(yè)務(wù)處理時(shí)能夠依據(jù)企業(yè)的信息安全方針進(jìn)行信息安全控制和風(fēng)險(xiǎn)防范，并使其成為員工的一項(xiàng)自覺的行為。
4.加強(qiáng)監(jiān)督
任何事情不僅要有一套實(shí)施的體系，還必須有相應(yīng)的監(jiān)督體系。缺少了監(jiān)督，徇私作弊就會日漸成風(fēng)。這里所說的監(jiān)督，不是只對系統(tǒng)操作人員和管理人員等進(jìn)行的監(jiān)督，也包括管理層人員和系統(tǒng)操作人員，還包括其他員工。系統(tǒng)操作人員是最直接與系統(tǒng)接觸的，在系統(tǒng)環(huán)境下，他們負(fù)責(zé)處理日常各種業(yè)務(wù)，舞弊的可能性最大，在企業(yè)中，對他們進(jìn)行直接監(jiān)督的是上級管理人員，但這是不夠的，各管理層人員和其他員工都有監(jiān)督的權(quán)利和義務(wù)。對管理層人員來說，由于職權(quán)的關(guān)系，他們大多時(shí)候可以直接進(jìn)入系統(tǒng)，所受約束比較小，舞弊和與系統(tǒng)操作人員共同舞弊的可能性也是很大的，因此管理人員也是應(yīng)該接受人們監(jiān)督的。員工，不僅系統(tǒng)操作部門的員工，也包括其他各部門員工，既有監(jiān)督他人的權(quán)利，也要受其他人的監(jiān)督。
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