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商務(wù)培訓(xùn)中電子文檔制作探討
[摘要] 闡述了培訓(xùn)文檔的定義及特點(diǎn)，對(duì)文檔內(nèi)容和素材的選取作了認(rèn)真的分析，列出了常用制作軟件的特點(diǎn)及作用，有助于培訓(xùn)師制作出高質(zhì)量的培訓(xùn)文檔。[關(guān)鍵詞] 培訓(xùn)文檔 素材 制作軟件
現(xiàn)代商務(wù)活動(dòng)中，計(jì)算機(jī)輔助的商務(wù)培訓(xùn)越來(lái)越普及，因此如何制作出高質(zhì)量的培訓(xùn)用電子文檔是培訓(xùn)師的必備技能。培訓(xùn)電子文檔是培訓(xùn)師根據(jù)培訓(xùn)大綱的要求和需要，經(jīng)過(guò)認(rèn)真設(shè)計(jì)，并以多種媒體的表現(xiàn)方式和超文本結(jié)構(gòu)制作而成的計(jì)算機(jī)文檔。
培訓(xùn)電子文檔簡(jiǎn)稱培訓(xùn)文檔，必須具有教學(xué)性、科學(xué)性、交互性、集成性、診斷性等特點(diǎn)，能夠生動(dòng)形象地描述各種培訓(xùn)題目，進(jìn)步學(xué)員的學(xué)習(xí)愛(ài)好，增強(qiáng)培訓(xùn)效果，拓寬學(xué)員的知識(shí)面。隨著計(jì)算機(jī)輔助教學(xué)被廣泛應(yīng)用在各級(jí)各類培訓(xùn)機(jī)構(gòu)，制作和使用優(yōu)秀的培訓(xùn)文檔已成為培訓(xùn)教學(xué)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。要制作優(yōu)秀的培訓(xùn)文檔，內(nèi)容的選取及公道布局是制作的關(guān)鍵要素，制作軟件的靈活使用是必備技能，良好的授課質(zhì)量及學(xué)員的認(rèn)可是制作目標(biāo)。
一、培訓(xùn)文檔的素材及內(nèi)容選取
1.培訓(xùn)文檔中的素材。培訓(xùn)文檔是多種媒體素材的有機(jī)整合，包括文本、圖形、圖像、動(dòng)畫、音頻、視頻等。
文本是培訓(xùn)文檔中一項(xiàng)必不可少的內(nèi)容，是學(xué)員獲取知識(shí)的重要來(lái)源。文檔的文本不是越多越好，過(guò)多的文本會(huì)使畫面失往魅力，使學(xué)員厭煩，所以文本內(nèi)容應(yīng)力求簡(jiǎn)明扼要，突出重點(diǎn)。
圖形、圖像在培訓(xùn)文檔中也是必不可少的素材，現(xiàn)在計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)是在制作文檔時(shí)能運(yùn)用多種方法把文檔制作得更生動(dòng)、直觀、通俗易懂，而圖形、圖像所表達(dá)的信息遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)文本，因此，最好的方法就是把圖形圖像恰當(dāng)?shù)倪\(yùn)用到文檔中往。圖形、圖像的公道使用可以減輕眼睛的疲憊，有利于學(xué)員對(duì)主體內(nèi)容的感知、理解和記憶。
動(dòng)畫是連續(xù)播放的一系列畫面，它的基本原理與電影、電視一樣，都是利用人類的“視覺(jué)暫留”原理。因此利用動(dòng)畫可以幫助我們對(duì)知識(shí)的理解和記憶。在文檔中動(dòng)畫的設(shè)計(jì)應(yīng)簡(jiǎn)潔生動(dòng)，構(gòu)圖均衡同一，每個(gè)動(dòng)畫都要有目的性。但動(dòng)畫設(shè)計(jì)不宜過(guò)多，否則輕易分散學(xué)員的留意力。
音頻即聲音。若單憑視覺(jué)元素傳遞信息，會(huì)給人單調(diào)和枯燥的感覺(jué)，公道地加進(jìn)一些聲音對(duì)畫面可起輔助作用，能更好地表達(dá)培訓(xùn)內(nèi)容，吸引學(xué)員的留意力，增強(qiáng)學(xué)習(xí)愛(ài)好。聲音包括解說(shuō)、音樂(lè)和音響效果。
視頻素材多用在一些具有實(shí)驗(yàn)或?qū)嵺`環(huán)節(jié)的培訓(xùn)文檔中，視頻的加進(jìn)，不但可以使文檔變得豐富多彩，而且能夠進(jìn)一步增強(qiáng)培訓(xùn)效果。
2.培訓(xùn)文檔內(nèi)容的選取。設(shè)計(jì)某門具體培訓(xùn)課程的培訓(xùn)文檔時(shí)，要充分考慮培訓(xùn)內(nèi)容的實(shí)際需要，選題必須精心、正確，體現(xiàn)實(shí)用性和針對(duì)性。選取文檔內(nèi)容時(shí)應(yīng)留意以下方面：
(1)選擇培訓(xùn)課程的重點(diǎn)與難點(diǎn)部分制作文檔。培訓(xùn)文檔是為學(xué)員更好地理解培訓(xùn)內(nèi)容而設(shè)計(jì)的，因此必須根據(jù)培訓(xùn)的內(nèi)容和大綱，在突破重點(diǎn)、難點(diǎn)上下工夫。設(shè)計(jì)應(yīng)源于培訓(xùn)教材又高于教材，突出重點(diǎn)、難點(diǎn)，擴(kuò)充培訓(xùn)教材之外的知識(shí)。能否達(dá)到培訓(xùn)教學(xué)的目標(biāo)要求，關(guān)鍵在于課堂教學(xué)過(guò)程中培訓(xùn)師與學(xué)員的雙邊活動(dòng)能否突破重、難點(diǎn)，因此捉住課程的重點(diǎn)與難點(diǎn)部分制作文檔是至關(guān)重要的。
(2)選擇傳統(tǒng)的培訓(xùn)教學(xué)難以表達(dá)或不能表達(dá)的內(nèi)容制作文檔。對(duì)于那些采用傳統(tǒng)的培訓(xùn)教學(xué)方式難以表現(xiàn)或理解的課程內(nèi)容，采用培訓(xùn)文檔方式進(jìn)行公道設(shè)計(jì)后，能夠充分展現(xiàn)知識(shí)的形成過(guò)程，變抽象為具體，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)教學(xué)方式的不足，有利于學(xué)員理解和把握培訓(xùn)內(nèi)容。
二、培訓(xùn)文檔制作軟件的選擇
制作培訓(xùn)文檔的軟件，是指采集、編輯及處理音頻、視頻、圖形、圖像及動(dòng)畫等媒體素材的一系列工具，可分為素材采集與制作軟件和素材編輯與合成軟件兩大類。“工欲善其事，必先利其器”，把握常用制作軟件的結(jié)構(gòu)特性及使用要點(diǎn)，恰當(dāng)?shù)剡x擇適合自己風(fēng)格的軟件，往往能在培訓(xùn)文檔的制作中達(dá)到事半功倍的效果。
1.素材采集與制作軟件。制作培訓(xùn)文檔時(shí)，首先應(yīng)進(jìn)行各種培訓(xùn)信息素材的預(yù)備，用相應(yīng)的計(jì)算機(jī)軟件對(duì)各種培訓(xùn)素材進(jìn)行采集或制作。目前比較常用的素材采集與制作軟件主要有如下幾種：
(1)文本輸進(jìn)與處理軟件，最為常用的是Word和WPS，兩者都能根據(jù)文檔設(shè)計(jì)的需要制作出字形優(yōu)美、任意字號(hào)的培訓(xùn)文本素材。
(2)靜圖素材采集與制作軟件，培訓(xùn)文檔的靜圖素材包括圖形和圖像兩大類。CorelDraw是較為流行的圖形處理軟件，而Photoshop是使用最多的圖像采集和制作軟件。
(3)動(dòng)畫素材采集與制作軟件，培訓(xùn)文檔制作動(dòng)畫的常用軟件主要有Animator Studio、Cool 3D及3DS MAX等。
(4)音頻素材采集與制作軟件，培訓(xùn)文檔中所用的音頻主要包括文檔的背景音樂(lè)、解說(shuō)及音效三部分。采集與制作的聲音文件可用Cool Edit或SoundForge。
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