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淺議地方文獻報刊索引工作
完整、有序、系統地編制地方文獻報刊索引是省級公共圖書館的一項長期的、重要的工作。
報刊以博大的知識內涵對社會的各方面、各層次的情況作了真實、客觀、及時的描述。通過報刊可以了解當今社會的政治、經濟、文化、教育諸多方面的情報信息，掌握學術研究動向、研究水平和研究成果。報刊作為情報源，也存在知識分散、無系統的缺陷。報刊索引正是以完整、有序地將分散的知識系統化，從而有效地解決了這一問題。 地方文獻報刊索引工作就是將報刊中所含的地方情報信息經選擇、整序而成的一種檢索系統。尤其是為地方社科研究提供信息的基礎數據庫。
一、索引的性質和作用
“地方文獻是指有關本地方的一切資料，表現于各種記載形式的，如：圖書、雜志、報紙、圖片、照片、影片、畫片、拓本、表格、傳單、票據、文告、手稿、印模、簿籍等”。
報刊做為地方文獻的一個重要組成部分，其內容具有廣泛性、客觀性、及時性、連續性的特點。將分散在各種報刊中反映本地方政治、經濟、文化、教育、生產諸多方面的情報，經過選擇、整序，建設完整的地方文獻基礎數據庫，并提供有關讀者檢索使用，是地方文獻報刊檢索工作的基本任務。具有如下特點和作用：
1、揭示基礎文獻：報刊所載內容涉及各種社會現象，是反映社會各方面情況的第一手材料。因而它成為本地方社會科學研究必要的基礎文獻。社會科學研究工作者，要獲取或占有這些基礎文獻，必須依靠一套完整、有序的地方文獻報刊索引。無論對短期情報還是長期史料的獲得，概莫例外。因而地方文獻報刊索引，是地方社科情報（史料）的基礎數據庫。
2、專指性：地方文獻報刊索引所選擇的情報內容有著十分明顯的專指性，即文獻內容的地方性，它所選擇、積累的內容是關于本地方產生的各種社會現象、動態、事實或與本地方有關的各種情報信息。是其它任何一種檢索工具所不能替代的。
3、廣泛性：是專指社科基礎文獻產生和形成于廣泛的社會面。因此它能較為廣泛地反映出社會橫斷面和社會動態的軌跡。是一種最原始的記錄，而地方事業的發展正需要從這種廣泛的情報信息中獲取有益的東西。可見，地方文獻報刊索引存著短期情報和長期史料的功能。是地方社科情報（史料）的基礎數據庫。
報刊既然存在著情報價值和史料價值，那么編制地方文獻報刊索引，在選擇文獻時既要注重報刊的短期情報價值，又要考慮報刊所含的長期史料價值。既可以為用戶提供短期情報服務，也可以提供長期史料服務。如，北京市供銷合作聯合社為編輯行業志，曾委托首都圖書館為其編輯《北京供銷合作聯合社資料匯編》。我們通過報刊索引及其它檢索工具，檢索出和編成上自“五四”運動下至1987年的1500余條、約80萬字的資料匯編，其資料的80%源于報刊。
二、索引工作的方法
編制地方文獻報刊索引，工作人員除需要掌握圖書館學和情報學基礎理論、方法和了解本地區的歷史及現行行政區劃的范圍外，還應掌握以下知識和工作方法：
1、報刊索引檢索群的確立
這個特定的報刊檢索群，即以本地區的報刊為檢索核心，以非本地區的報刊為輔的檢索系統。包括綜合性、專業性及廠礦企業、行業的報刊。如北京，則以北京日報及其郊區報、北京晚報、北京青年報、北京法制報等，和以北京地方志、北京黨史通訊、北京婦女運動史料、北京檔案史料、北京公安史料、縱橫、城市開發、紫禁城等期刊，及一大批本地區廠礦企業、行業報刊為核心，以中央及外省市的報刊為輔所組成的北京地方文獻報刊檢索系統。
2、報刊索引工作范圍的選擇
檢索地域范圍的選擇。地域范圍的概念應以現在行政區劃為依據根據歷史發展沿革、歷代行政區劃的變更來確定。一經確定，舉凡有關本地區過去的、現在的、人文的、自然的而有文獻價值的資料均應在選擇范圍之內，其中自然地理的資料選擇宜寬。跨區域的河流、山脈，應注意資料的完整性。
選題范圍。在門類上宜盡求廣泛，以求充分反映社會的概貌。舉凡有關本地區的政治、經濟、文化、教育等歷史的、現實的一切方面的資料均應在選擇范圍之內。資料的選擇，應注意以下幾點：
(1) 關于政治事件、政治運動資料的選擇
一般以本地區的政治事件、政治運動為主要選擇對象。在外地發生而對本地區產生影響的，如”五卅慘案”發生在上海，在北京引起了強烈的反響，并有遇難烈士。其有關資料，均應收集。
(2) 關于國際交流資料的選擇問題
本地區各種代表團及知名人士在國外的活動資料應詳盡選擇，如北京市經濟貿易代表團在日本東京舉辦經濟貿易展覽，其資料應列為北京地方文獻，予以收集。從中可以反映出本地區的經濟發展水平，在國際上影響以及國際間經濟交流的狀況。
(3) 關于文化交流資料的選擇
本地區文化團體在外地（包括國外）舉辦或參加的各項展覽、演出、體育賽等活動資料，以及在本地區舉辦，有重大國內外影響的上述活動，本地區雖然不是主辦或參加單位的一方，對其資料，應均列入北京地方文獻。
(4) 關于國際節日和地方節日的資料選擇
一般只選擇各種紀念節日在本地區的反映。如首都圖書館只選擇北京婦女界慶祝“三八”國際婦女節的報道，而不選擇不涉及本地區的專論紀念節日的文章。對于本地區各行業所舉辦的本行業的紀念節會議資料，只選其有一定社會影響者。如聞名中外的北京老字號藥店同仁堂慶賀開業320周年的報道等。
(5) 關于各種學術會議等資料的選擇
中央等召集的各種全國性會議，凡涉及本地區或有本地區代表參加的各項活動，言論等資料；本地區舉辦的，有一定的學術價值和史料價值的會議資料亦應選擇。
(6) 關于人物傳記資料的選擇問題
凡對當時的社會或某一方面有一定影響，并具史料價值和符合下列條件之一的資料均應選擇：本地方出生，成長而成名的人士；在本地方居住不論時間長短，只要對本地方有一定貢獻和影響的非本地方籍人士。
(7) 關于若干具體情況的處理方法
本地方的報刊和中央一級報刊同時刊登同一篇文章時，應選擇其內容較為完整者；綜合性和專業性報刊同時刊登一篇內容與專業報刊宗旨一致的文章時，應選擇專業報刊；對本地方的廠礦企業、行業報刊，應選擇那些具有一定學術價值和史料價值并具有重復使用價值的資料。
3、地方文獻報刊索引工作的整序方法
文獻整序的目的是方便用戶的選擇。而地方文獻報刊索引的整序，要服從地方事業的需要，地方的情報信息的整序，在宏觀上可分為：環境、歷史、經濟基礎和上層建筑。
環境包括自然環境和人文環境。主要用以反映某地方的地
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