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淺析“預付賬款”的正確使用與管理
預付賬款是指按照購貨合同或勞務合同的規(guī)定,預先支付給供貨方或提供勞務方的款項。在日常核算中,有的企業(yè)由于主觀、客觀方面的原因錯用該科目或利用該科目隱瞞利潤、推遲納稅等,了企業(yè)財務信息的真實性。
一、“預付賬款”在日常核算中誤用的形式及原因
一是企業(yè)購置機器設備、廠房的預付款或預付在建工程款等誤記入“預付賬款”。在實際核算中,對企業(yè)購置機器設備、廠房的預付款或預付在建工程款,許多財務人員不知道應該將其列支在“預付賬款”還是“在建工程”或“工程物資”科目。他們認為只要是預付的各種款項,均應在“預付賬款”科目列支,對“預付賬款”科目含義存在誤解�！镀髽I(yè)會計制度》規(guī)定,預付賬款科目核算企業(yè)按照購貨合同的規(guī)定而預先支付給供應單位的款項。該科目屬于流動資產類科目,用來核算購入存貨時形成的預付款。而上述的采購機器設備、廠房的預付款項或預付在建工程款屬于固定資產類核算的對象,應當根據其性質用“工程物資”或“在建工程”科目核算。
二是職工借支而預付的材料款誤記入“其他應收款”科目。在會計實務中,企業(yè)采購部門人員借支去采購材料等貨物時需要先付款,財務部門只持有采購人員的借條,發(fā)票和供貨企業(yè)的收據在當月收不到,會計人員在做賬時往往誤用“其他應收款”科目核算預付材料款。一般情況下,和主營業(yè)務無關的業(yè)務都可以用“其他應收款”核算,而“預付賬款”一般核算和主營業(yè)務有關的項目,如采購材料等。所以職工借支預付的材料款應記入“預付賬款”而不是“其他應收款”科目。
三是資產負債表中的預付賬款項目填列不正確。會計期末,財務人員在編制資產負債表時,往往容易將應付賬款和預付賬款合并,如將“預付賬款”總分類賬戶的期末余額直接填列在資產負債表的“預付賬款”項目中,這樣計算不一定正確,因為總分類賬戶等于所屬各個明細分類賬戶余額之和,而預付賬款總分類賬中可能含有應付賬款明細賬金額。
四是將房地產開發(fā)企業(yè)預付工程款和預付的土地使用權款誤記入“在建工程”。在房地產開發(fā)企業(yè)日常核算中,個別財務人員沒有考慮到房地產開發(fā)企業(yè)的特殊性,將預付工程款和預付的土地使用權款誤記入“在建工程”科目或“工程物資”科目。對于房地產開發(fā)企業(yè)來說,其開發(fā)項目屬于存貨,其預付工程款和預付的土地使用權款應該使用“預付賬款”和“開發(fā)成本”兩個科目進行核算,而不是記入“在建工程”或“工程物資”。
五是“預付賬款”長期掛賬影響損益和稅收。企業(yè)按購貨合同預付貨款后,由于有的供貨單位不開發(fā)票,有的供貨單位可能倒閉或撤消,有的未倒閉但時間達兩年以上不可能開發(fā)票,財務人員不對這筆業(yè)務進行賬務處理,致使預付賬款長期掛賬,影響當期損益。在這種情況下正確的處理是:如有確鑿證據表明其不符合預付賬款性質,或者因供貨單位破產、撤消等原因已無望再收到所購貨物的,應將原計人預付賬款的金額轉入其他應收款,并計提相應的壞賬準備。
二、加強企業(yè)預付賬款管理的措施
以上列舉了預付賬款在企業(yè)實際核算中可能發(fā)生錯誤的幾種形式,為了使企業(yè)提供的財務信息更加真實、可靠,規(guī)范預付賬款的使用,必須對企業(yè)的預付賬款加強管理。具體措施如下:
一是建立健全預付賬款的相關制度。(1)建立健全預付賬款管理責任制度。財務部門工程管理人員負責預付賬款中的設備管理工作,材料核算人員負責預付賬款中的材料借款管理工作,供應部門負責預付賬款的清查催收工作。通過加強對預付賬款的管理,加速資金周轉,提高資金使用效益。(2)建立預付賬款的控制制度。發(fā)生預付款項時必須簽訂合同,合同經各有關部門會簽后,上交一份財務部備查。同時為了節(jié)約貨幣資金的支出,供應部門應按照經部門主任、總會計師審批后的購貨合同的規(guī)定,辦理預付賬款支付手續(xù),嚴格控制各種預付款項的額度。未簽訂購貨合同的業(yè)務不得發(fā)生預付賬款,外委工程不準發(fā)生預付賬款。(3)建立預付賬款臺賬管理制度。財務部門應與客戶協(xié)商,要求客戶建立預付賬款臺賬,詳細反映各客戶預付賬款的增減變動、余額、發(fā)生時間、對方負責人、經辦人、對方的經營狀況、預付賬款的清理情況、清收負責人和經辦人等信息。對各種預付款項,應按照購貨協(xié)議或合同的規(guī)定,按單位或個人名稱、債務單位、個人或供應單位名稱設置有關的明細賬并詳細記載。同時將購貨合同、簽證單和臺賬一同保管,形成完整的檔案。(4)建立健全預付賬款清理責任制度。按照供貨合同或提供勞務合同的協(xié)議,指定專人做好結算和催收工作,制定工作計劃,按期定額回收,防止可能的意外和損失發(fā)生。供應部門經辦人要按購貨合同規(guī)定的時間組織交貨,驗收入庫,并在7日內報銷。如超過報銷期限,每天按預付金額的千分之三收取經辦人資金占用費。財務部門對所發(fā)生的預付賬款如有確鑿證據表明其不符合預付賬款的性質,或因供貨單位破產、撤消等原因已無望再收回所購貨物的,應將其轉入其他應收款。(5)建立財務人員培訓制度。財務人員要不斷接受繼續(xù),熟練系統(tǒng)地掌握會計知識和預付賬款的運用,不做錯賬。(6)建立單位負責人的責任制度。單位負責人應對本單位采購與預付款內部控制的建立健全和有效實施以及采購與預付款業(yè)務的真實性、合法性負責。(7)建立預付賬款和定金的授權標準制度,加強預付賬款和定金的管理。
二是財務負責人和內部審計部門應定期對“預付賬款”進行實質性測試。重點審查預付賬款支付的正確性、時效性和合法性,獲取或編制預付賬款明細表,復核加計正確,并與報表數、總賬數和明細賬合計數核對,同時請單位協(xié)助,在預付賬款明細表上標出截止檢查日已收到貨物并沖銷預付賬款的項目,抽查復核其真實性和正確性。應選擇以下對預付賬款進行性復核:將期末預付賬款余額與上期期末余額進行比較,分析其波動原因;了解預付賬款慣例以及收回貨物的平均天數,并分析預付賬款的賬齡,如有確鑿證據表明其不符合預付賬款性質,或者因供貨單位破產、撤消等原因已無望再收到所購貨物的,是否將原計入預付賬款的金額轉入其他應收款并按的政策計提相應的壞賬準備;預付賬款與主營業(yè)務成本的比率,并與以前各期比較,分析異常變動的原因;將預付賬款余額的增減幅度與主營業(yè)務成本的增減幅度比較,分析異常變動的原因;對大額異常項目進行調查。應檢查預付賬款是否存在貸方余額,如果有,應查明原因,必要時作重分類調整。應檢查預付賬款長期掛賬的原因,企業(yè)購進的材料及勞務,一般都應及時結算,若長期未結,則需要審查是否因對方單位違反供貨合同而發(fā)生糾紛導致雙方正在交涉或訴訟中,或因對方單位變更等原因未來索要,使被查單位未曾付款或未能付款;還是虛賬、假賬以預付款轉到外單位返還的回扣款、銷售收入或其他收入。注意結合應付賬款明細賬查核是否有重復付款或將同一筆已付清的賬款在“應付賬款”和“預付賬款”中同時掛賬的情況。應檢查企業(yè)是否將正常的主營業(yè)務收入、其他業(yè)務收入、營業(yè)外收入記入“預付賬款”,截留各種收入,推遲納稅或達到偷稅的目的;審閱“預付賬款”明細賬,從摘要、對應賬戶的記錄中發(fā)現線索,再進一步查閱記賬憑證和原始憑證等相關資料。應檢查企業(yè)是否利用預付賬款業(yè)務往來為他人進行非法結算以獲取回扣或以此來轉移資金、私設小金庫;審查預付賬款業(yè)務合同是否真實合法,有無以虛假或不合理合同串通舞弊,虛列預付賬款;是否利用預付賬款列支非法支出,查證預付賬款明細賬的賬齡長短及相關的憑證,如賬齡過長,則有利用“預付賬款”轉移資金或進行其他舞弊行為的可能。對長期未收到貨物的預付賬款,可向供貨單位進行查詢。應注意審查預付貨款是否屬于正常業(yè)務范圍;檢查購人的物資、材料等是否屬于該單位正常需要;采購物資、材料是否已驗收入庫;有無為外單位套取物資、材料的行為(代他人采購往往隱藏非法倒賣、轉移收入、貪w賄賂等違法違紀行為);關注是否存在關聯方預付賬款,若有,應通過了解關聯交易事項的目的、價格和條件或檢查采購合同確認該預付賬款的合法性和合理性,通過向關聯方函證確認交易的真實性。
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