小議企業(yè)會計(jì)檔案管理與應(yīng)用
會計(jì)檔案的建立和管理，無論對提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理、工作質(zhì)量、嚴(yán)格會計(jì)制度，還是發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，都起著不可估量的作用。那么，企業(yè)會計(jì)檔案如何管理呢?
摘要：會計(jì)檔案在企業(yè)管理中起著舉足輕重的作用，隨著我國市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，經(jīng)濟(jì)和會計(jì)工作中不斷出現(xiàn)新情況、新問題，會計(jì)檔案管理和運(yùn)用也就不可避免地出現(xiàn)了一些尷尬對峙。做為會計(jì)檔案管理人員，對于在工作中發(fā)現(xiàn)問題、想對策、提建議也就成了義不容辭的責(zé)任。
關(guān)鍵詞：會計(jì)檔案管理運(yùn)用
一、會計(jì)檔案的作用
1.憑證作用。會計(jì)檔案如實(shí)記錄了企業(yè)資金周轉(zhuǎn)活動的全過程，利用它對于加強(qiáng)企業(yè)管理、開展專項(xiàng)工作、打擊犯罪等可以起到十分重要的憑證作用。
2.依據(jù)作用。會計(jì)檔案又是會計(jì)分析和會計(jì)檢查的主要依據(jù)。利用它可以進(jìn)行各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)的數(shù)量分析，并針對實(shí)際情況找出差距、發(fā)現(xiàn)問題最終提出改進(jìn)工作的建議和措施。
3.史料作用。通過對歷年會計(jì)檔案的研究，發(fā)現(xiàn)生產(chǎn)經(jīng)營和企業(yè)管理規(guī)律性特點(diǎn)，總結(jié)企業(yè)發(fā)展軌跡，加以借鑒，從而制定出可行性計(jì)劃、決策。
二、會計(jì)檔案管理與實(shí)際運(yùn)用間存在的問題與對策
筆者經(jīng)過幾年對會計(jì)檔案的管理，認(rèn)識到會計(jì)檔案管理與運(yùn)用存在著一些尷尬對峙。淺敘如下：
1.帳簿與憑證的對應(yīng)管理
現(xiàn)金日記帳、銀行存款帳的保管期限為25年，而其對應(yīng)的現(xiàn)金憑證和銀行憑證的保管期限則為15年，也即一旦憑證15年后到期面臨銷毀，可相應(yīng)帳簿卻要獨(dú)自再行保管10年，而憑證是帳簿的原始依據(jù)，這樣一來獨(dú)存的帳簿無疑就成了無本之木、無源之水。
對策：配合帳簿的管理相應(yīng)憑證順延管理至帳簿到期或業(yè)務(wù)結(jié)束。
2.會計(jì)檔案中其它類的工資、獎金的管理與實(shí)際
工資、獎金的保管期限是15年，而近年來卻有多起利用是工資、獎金做為工齡錯誤、遺失的唯一原始憑證(考勤表也可，而實(shí)際其又不在歸檔范圍中，故并未保存)，使得我單位的工資、獎金面臨著只是按管理規(guī)定移出庫存而根據(jù)實(shí)際需要卻不能銷毀的尷尬。
這一問題的解決需要社會保險、勞資、檔案等多個部門協(xié)商解決。
3.財(cái)務(wù)機(jī)制資料與檔案裝具矛盾
自2003年始我公司的財(cái)會帳簿、報(bào)表等改用“用友”軟件機(jī)制，可其外形尺寸卻又是不和我公司用于會計(jì)檔案保管的裝具(標(biāo)準(zhǔn)A4檔案盒)一致。這也給管理帶來了很大不便，為了它的25年、15年壽命，我們不得不小心謹(jǐn)慎地再加工(去其邊角卻又不能傷其筋骨)。
對策：制作時即應(yīng)考慮到今后數(shù)十年的保管方便。
4.延期收集的必需及問題
會計(jì)檔案的收集為第三年，即考慮到財(cái)務(wù)工作實(shí)際的需要，在本會計(jì)年度結(jié)束后，其當(dāng)年產(chǎn)生的會計(jì)檔案由財(cái)務(wù)部門自行保管一年，以滿足其中未結(jié)事宜利用的需要，之后次年再交于單位檔案部門正式進(jìn)入檔案管理階段，這其中就有了一個實(shí)際問題—檔案的未及時收集(這是目前全國統(tǒng)一執(zhí)行的歸檔例外)，這樣經(jīng)過了一年后，檔案的收集齊全、完整，以及資料的破損、損耗等將很難把握。
這就需要財(cái)務(wù)部門和檔案部門協(xié)同動作，財(cái)務(wù)部門要對所暫管的上年度會計(jì)檔案認(rèn)真負(fù)責(zé)、嚴(yán)格管理;檔案部門也要經(jīng)常督促檢查，切勿有不在檔案庫房就不歸我負(fù)責(zé)的認(rèn)識和想法。
5.檔案到期可其中債權(quán)債務(wù)未了結(jié)
會計(jì)檔案保管期滿需要銷毀時，對其中未了結(jié)的債權(quán)債務(wù)的原始憑證、明細(xì)賬應(yīng)獨(dú)立抽出，另行立卷，列入“其它會計(jì)檔案”，由檔案部門保管到結(jié)清債權(quán)債務(wù)為止或未了結(jié)事項(xiàng)完結(jié)五年后，或至超過法定期限—這時其將不再具備溯及力也即憑證作用消滅，方可進(jìn)行銷毀。
由此可見，會計(jì)檔案(尤其是會計(jì)憑證，因?yàn)槠錇樵搭^)的銷毀與否，不能僅僅以保管期限為界，還要考慮債權(quán)債務(wù)關(guān)系是否結(jié)束等因素。
6.保管要兼顧檔案的證據(jù)作用、查考價值等因素
實(shí)際中，憑證的證據(jù)作用、查考價值是不會隨著債權(quán)債務(wù)關(guān)系的結(jié)束而結(jié)束的，對欠債不還的企業(yè)，哪怕已經(jīng)列入呆賬，債權(quán)人也可以保持對其隨時追索的權(quán)力;而涉及經(jīng)濟(jì)、民事、刑事等法律案件糾紛的時候，憑證更是隨時可以作為至關(guān)重要的呈堂證物，而一旦被銷毀，其損失難以彌補(bǔ)。
因此，在保管期滿并已結(jié)清債權(quán)債務(wù)情況下，會計(jì)憑證是否能夠銷毀，還要考慮其社會、經(jīng)濟(jì)、法律等多方面的作用是否已經(jīng)結(jié)束，這里也蘊(yùn)含著許多難以人為預(yù)料的因素。
7.而綜上所述中的延期保管不加銷毀則又會造成另外一些困惑
首先，隨著檔案的不斷增長，檔案部門要持續(xù)不斷地投入人力、物力、財(cái)力，建設(shè)檔案庫房、購買檔案設(shè)備、加強(qiáng)檔案管理，這對企業(yè)的經(jīng)營管理來說，無疑是一個較重的負(fù)擔(dān)。其次，已過期的和未過期的會計(jì)檔案混同保管，難以區(qū)分保管價值，無法對重要會計(jì)檔案實(shí)行重點(diǎn)保管，從而影響檔案整體管理工作的質(zhì)量和效果。
對于以上種種，不是檔案員本身可以單獨(dú)解決的，需要多方面的協(xié)調(diào)和動作，因此，這種尷尬對峙還會在相當(dāng)長時期內(nèi)存在。
會計(jì)檔案的建立和管理，無論對提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理、工作質(zhì)量、嚴(yán)格會計(jì)制度，還是發(fā)展企業(yè)經(jīng)濟(jì)建設(shè)，都起著不可估量的作用。因此，我們檔案管理人員要在做好對其的管理中，發(fā)現(xiàn)新問題，進(jìn)一步探索管理新模式，使會計(jì)檔案更好地為企業(yè)的改革與發(fā)展服務(wù)。真正做到，會計(jì)檔案放在檔案部門企業(yè)“放心”，財(cái)務(wù)人員“省心”，查找利用起來“舒心”。
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