論新時期下的高校教學(xué)秘書工作
論文關(guān)鍵詞：教學(xué)秘書 積極性 規(guī)范管理
論文摘 要：在新時期下，如何提高教學(xué)秘書的工作能力，調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，規(guī)范管理教學(xué)秘書隊伍，是高等教育改革工作中的重要問題。
隨著以“提高教學(xué)質(zhì)量”為中心的高等教育改革工作的不斷推進，給教學(xué)管理工作帶來了新的機遇與挑戰(zhàn)。教學(xué)秘書作為高等教育管理工作環(huán)節(jié)中的基層崗位，擔(dān)負著提高教學(xué)質(zhì)量、保障教學(xué)秩序、落實教學(xué)管理措施等重任。教學(xué)秘書工作質(zhì)量的好壞，將直接影響到學(xué)校的教學(xué)工作和教學(xué)質(zhì)量。因此，在新時期下，如何提高教學(xué)秘書的工作能力，調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，規(guī)范管理教學(xué)秘書隊伍，是高等教育改革工作中的重要問題。
一、教學(xué)秘書能力結(jié)構(gòu)分析
《高等學(xué)校教學(xué)管理要點》指出：“系（院）可設(shè)教學(xué)秘書和教務(wù)員，在教學(xué)系主任（院長）領(lǐng)導(dǎo)下，處理日常教學(xué)行政工作并從事教學(xué)狀態(tài)、質(zhì)量信息的經(jīng)常性調(diào)查了解工作”。它明確界定了教學(xué)秘書的行政關(guān)系和崗位職責(zé)范圍，高校教學(xué)秘書不是決策者，而是決策者的參謀、助手和執(zhí)行者[1]。教學(xué)秘書作為一個信息傳達者，需要將學(xué)校政策、領(lǐng)導(dǎo)意圖、教學(xué)信息等準(zhǔn)確而及時的傳達到各環(huán)節(jié)。作為一個管理者，需要將管理政策層層落實到各環(huán)節(jié)，并督促執(zhí)行。作為一個協(xié)調(diào)者，需要在學(xué)校與學(xué)院之間、學(xué)院與教師之間、教師與學(xué)生之間，作好各類具體事務(wù)的協(xié)調(diào)溝通工作。管理角色的多面性，決定了教學(xué)秘書需要具備多方面的工作能力。
（一）公文處理能力。教學(xué)秘書作為一個信息傳達者。在日常教學(xué)管理工作中，教學(xué)秘書需要傳達和協(xié)助執(zhí)行學(xué)校的規(guī)章制度；落實教學(xué)計劃、教學(xué)任務(wù)；傳遞教學(xué)信息等。這就要求教學(xué)秘書熟悉公文寫作知識、能熟練使用教學(xué)軟件、有一定的計算機操作能力。以保證能夠及時、準(zhǔn)確地傳遞信息，層層落實管理政策。
（二）教學(xué)管理能力。教學(xué)秘書作為一個管理者，需要協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)制定教學(xué)計劃、管理規(guī)定；定期安排教學(xué)檢查、進行教學(xué)總結(jié)；落實授課計劃；組織期末考試安排；協(xié)助主管領(lǐng)導(dǎo)處理各類突發(fā)教學(xué)實踐。這就要求教學(xué)秘書應(yīng)當(dāng)熟知當(dāng)前時期高校教學(xué)工作的指導(dǎo)思想、學(xué)校各項規(guī)章制度；學(xué)習(xí)高等教育管理理論知識，彌補專業(yè)不足的劣勢，更好地掌握教育管理的運行規(guī)律。
（三）協(xié)調(diào)溝通能力。教學(xué)秘書作為一個協(xié)調(diào)者，需要加強和學(xué)校多個部門的溝通聯(lián)系，在必要的時候給主管領(lǐng)導(dǎo)提供合適的建議，快速、準(zhǔn)確、有效的協(xié)調(diào)解決教師教學(xué)中、學(xué)生學(xué)習(xí)中出現(xiàn)的各類問題，從而起到服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生的作用。比如：教學(xué)秘書在長期的教學(xué)工作中，注意了解課程使用多媒體課件教學(xué)的情況，教師課程教學(xué)的習(xí)慣等，在主管領(lǐng)導(dǎo)審核分配資源的時候，給予適當(dāng)?shù)慕ㄗh。在排課時，做到最大化滿足教師需求。在學(xué)生每次選課期間，會出現(xiàn)各種特殊的問題，欠費、模塊學(xué)分修讀不足、教學(xué)班人數(shù)上限不足、課程性質(zhì)學(xué)分變動等。面對這些情況，就需要教學(xué)秘書熟悉每個版本教學(xué)指導(dǎo)書的變化，熟悉學(xué)校的相關(guān)制度，向教務(wù)處相關(guān)部門反饋問題、協(xié)調(diào)解決辦法，及時幫助學(xué)生解決問題。
二、調(diào)動教學(xué)秘書工作積極性
教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中不可或缺的位置，其工作積極性的高低，直接影響著學(xué)校教學(xué)管理水平和教學(xué)秩序運行是否通暢。因此如何調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，也是學(xué)校教學(xué)管理建設(shè)的一個重要問題。
（一）充分給予教學(xué)秘書支持和信任。教學(xué)秘書工作繁雜瑣碎，不易產(chǎn)生明顯的成果，長久從事重復(fù)性的事務(wù)勞動，容易滋生消極怠工情緒。這就需要各級領(lǐng)導(dǎo)給予教學(xué)秘書充分的關(guān)心和信任，在必要時候給予支持和鼓勵。
（二）創(chuàng)造良好的外部環(huán)境。教學(xué)秘書在處理日常事務(wù)時候，通常要花費大量精力，無法專心于教學(xué)管理理論研究，甚至難于加強自身業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)。要激發(fā)教學(xué)秘書工作的積極性，促使教學(xué)秘書改變事務(wù)型的工作觀念，應(yīng)當(dāng)適時開展業(yè)務(wù)再教育的研討交流活動，啟發(fā)思維、取長補短。同時，應(yīng)當(dāng)在職稱評定給予教學(xué)秘書支持和肯定；在工資待遇上，應(yīng)當(dāng)?shù)韧谄渌葘W(xué)歷、資力的教職員工；關(guān)心廣大教學(xué)秘書的切身利益，消除后顧之憂。
三、規(guī)范教學(xué)秘書隊伍管理
目前，高等教育已經(jīng)由精英化教育向大眾化教育發(fā)展，招生人數(shù)成倍數(shù)的擴張，二級院系的規(guī)模急劇膨脹，教務(wù)工作量成倍增長。因此，建議一支規(guī)范的教學(xué)秘書隊伍，是保障教學(xué)管理正常運行的關(guān)鍵因素。
（一）規(guī)范教學(xué)秘書任用選拔制度。長期以來，教學(xué)秘書在任用選拔上存在隨意性。大部分教學(xué)秘書，專業(yè)不對口，上崗前沒有專門的教育管理培訓(xùn)；大部分從業(yè)人員處于兼職狀態(tài)，在主要從事教學(xué)工作的同時，兼職教學(xué)秘書事務(wù)。在教學(xué)秘書的選拔任用上，學(xué)校和學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分重視教學(xué)秘書的重要性和工作的復(fù)雜性，嚴格把好教學(xué)秘書“入口”關(guān)，選擇專業(yè)相關(guān)、能力、素質(zhì)、學(xué)歷層次等較高的人員充實到這支隊伍中來[2]。
（二）合理設(shè)置教學(xué)秘書崗位。針對目前高校招生人數(shù)急劇擴張，新專業(yè)增加的情況，高校應(yīng)當(dāng)就院系規(guī)模變化的情況相應(yīng)地增減教學(xué)秘書崗位的人員配備。根據(jù)面向?qū)W生的學(xué)歷層次高低、師生人數(shù)多少、專業(yè)多寡，配置1-3名教學(xué)秘書處理教學(xué)事務(wù)。其次，應(yīng)當(dāng)配置專職教學(xué)秘書。許多學(xué)校由于行政崗位編制的限制，教學(xué)秘書往往采取兼職的方式設(shè)置。教學(xué)秘書往往還兼職科研秘書、行政秘書等多種職務(wù)。諸多繁雜混合的工作，不利于教學(xué)秘書專注于教學(xué)管理工作，容易起到事半功倍的效果。
綜上所述，在高等教育事業(yè)不斷改革發(fā)展的今天，教學(xué)秘書工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)，在新時期下，不斷提高教學(xué)秘書的工作能力，充分調(diào)動教學(xué)秘書的工作積極性，進一步規(guī)范管理教學(xué)秘書隊伍，建立快速、高效、專業(yè)的管理體系，才能在“提高教學(xué)質(zhì)量”的高等教育改革中起到積極作用。
參考文獻
[1]王舒.高校教學(xué)秘書崗位職責(zé)及其積極性發(fā)揮[J].麗水學(xué)院學(xué)報,2008(6):107-108.
[2]任麗清.論高校教學(xué)秘書專業(yè)化[J].寧波大學(xué)學(xué)報，2008（6）.
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