論行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)精細(xì)化管理與財(cái)務(wù)信息化發(fā)展的路徑
加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，是推動(dòng)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)改革深入化、促進(jìn)財(cái)務(wù)管理科學(xué)化、精細(xì)化的有效手段，是財(cái)務(wù)管理工作適應(yīng)新形勢(shì)要求的必然選擇，也是財(cái)務(wù)管理本身的一個(gè)重要內(nèi)容。
一、行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)精細(xì)化管理與財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)涵
1.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的內(nèi)涵
行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)精細(xì)化管理是指行政事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理領(lǐng)域，以最大限度地減少財(cái)務(wù)管理工作所占用的資源和成本為主要目標(biāo)，按照科學(xué)規(guī)范的程序，運(yùn)用信息化、專業(yè)化和系統(tǒng)化管理技術(shù)，對(duì)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)活動(dòng)的每一內(nèi)容、每一崗位、每一環(huán)節(jié)，建立健全工作流程、業(yè)務(wù)規(guī)范、責(zé)任制度和評(píng)價(jià)機(jī)制，加強(qiáng)協(xié)調(diào)配合，通過(guò)實(shí)施財(cái)務(wù)監(jiān)督活動(dòng)拓展財(cái)務(wù)管理的職能、挖掘財(cái)務(wù)活動(dòng)的潛在價(jià)值，使行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理的每項(xiàng)內(nèi)容、每個(gè)環(huán)節(jié)都做到精密、細(xì)致，切實(shí)提高行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理水平的一種財(cái)務(wù)管理方式。
2.行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的內(nèi)涵
行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，是指行政事業(yè)單位利用現(xiàn)代信息技術(shù)，以財(cái)務(wù)信息獲取、集成和綜合為核心，以支持單位決策和管理為目的，將行政事業(yè)單位的財(cái)務(wù)工作和政務(wù)工作統(tǒng)一規(guī)劃，建立一個(gè)具有財(cái)務(wù)信息輸入、處理、輸出、開發(fā)、利用等多功能的，與其他管理系統(tǒng)聯(lián)接互通的財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)，并建立與此相適應(yīng)的組織模式，使財(cái)務(wù)核算、分析、控制以及決策等財(cái)務(wù)管理模式能夠?qū)崿F(xiàn)數(shù)字化和信息化，從而提高行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理能力和效率、為實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理服務(wù)的過(guò)程。
二、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)對(duì)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的作用
行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的不可或缺的重要基礎(chǔ)與前提，對(duì)行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)精細(xì)化管理起著重要的助推作用。
1.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能使核算工作規(guī)范化
財(cái)務(wù)管理精細(xì)化，就意味著管理的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，而且意味著要有更加剛性的執(zhí)行手段，這就需要信息化手段的支持。財(cái)務(wù)信息化建設(shè)通過(guò)把財(cái)務(wù)報(bào)賬流程，會(huì)計(jì)政策、會(huì)計(jì)科目、會(huì)計(jì)核算辦法、編碼體系、報(bào)表體系，涉及的各個(gè)單據(jù)格式等會(huì)計(jì)核算基礎(chǔ)規(guī)范都按集中、統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)的要求融入信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)的功能、模塊及設(shè)置中，利用程序設(shè)計(jì)限制操作人員的隨意性，確保各使用單位、各賬套都按相同的模式、在統(tǒng)一的財(cái)務(wù)系統(tǒng)上開展規(guī)范的財(cái)務(wù)管理工作，有效加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和可比性，大幅度提高整體財(cái)務(wù)工作效率。
2.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能使內(nèi)控流程最優(yōu)化
財(cái)務(wù)信息化建設(shè)將原來(lái)人員分工和職能分割的工作流程在信息化系統(tǒng)中進(jìn)行了集中和固化，把以往手工條件下的單一人工內(nèi)部控制轉(zhuǎn)為人工控制和程序控制相結(jié)合的多重控制，比如說(shuō)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置、職責(zé)分離的措施、不同賬號(hào)的控制、訪問(wèn)權(quán)限的控制等，這既能保障業(yè)務(wù)銜接、實(shí)現(xiàn)信息暢通、提高工作效率和管理水平，又將人為因素影響降到最低，抑制了舞弊行為的發(fā)生。通過(guò)信息系統(tǒng)，把業(yè)務(wù)流程管理起來(lái)，對(duì)財(cái)務(wù)管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行規(guī)范和優(yōu)化，這是提高財(cái)務(wù)收支活動(dòng)的透明度，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)精細(xì)化管理的客觀需要和內(nèi)控保障。
3.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能使財(cái)務(wù)監(jiān)督時(shí)效化
在信息化條件下，我們通過(guò)信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)、現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)通訊等技術(shù)，能夠快速、及時(shí)地了解和掌握各項(xiàng)資金收入、支出、撥付、使用等全過(guò)程的運(yùn)行情況。例如財(cái)務(wù)人員能實(shí)時(shí)監(jiān)管各筆財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)，提前避免不合規(guī)、不規(guī)范報(bào)賬及超預(yù)算支出等問(wèn)題，財(cái)務(wù)主管也能實(shí)時(shí)查看財(cái)務(wù)人員的審核、記賬等工作情況。這樣，使得財(cái)務(wù)監(jiān)督事前評(píng)估、事中監(jiān)控得以實(shí)現(xiàn)，從過(guò)去的“事后、被動(dòng)、靜態(tài)”監(jiān)督轉(zhuǎn)變?yōu)?ldquo;全程、主動(dòng)、動(dòng)態(tài)”監(jiān)督，實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)監(jiān)督工作的精細(xì)化、時(shí)效化。
4.財(cái)務(wù)信息化建設(shè)能使資產(chǎn)管理協(xié)同化
通過(guò)財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，我們能夠建立起反映資產(chǎn)總量、構(gòu)成、分布、狀態(tài)和變動(dòng)的資產(chǎn)管理動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)庫(kù)，并在單位內(nèi)部資產(chǎn)管理部門與財(cái)務(wù)部門的橫向之間、上級(jí)財(cái)政部門與本單位的縱向之間實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)數(shù)據(jù)信息共享與同步，從而保證信息采集的效率和質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)對(duì)資產(chǎn)從預(yù)算、采購(gòu)、配置、使用、變動(dòng)到處置等各個(gè)環(huán)的多部門、多單位縱向橫向同步的動(dòng)態(tài)管理，有利于提高工作效率、降低管理成本、提高行政事業(yè)單位資產(chǎn)管理協(xié)同化水平。
三、財(cái)務(wù)信息化建設(shè)應(yīng)有的主要功能模塊探討
筆者長(zhǎng)期從事基層財(cái)務(wù)工作，發(fā)現(xiàn)由于各級(jí)財(cái)政部門與各行政事業(yè)單位自身對(duì)財(cái)務(wù)信息化的需求不盡相同，使得上級(jí)統(tǒng)一開發(fā)的信息化平臺(tái)功能不能滿足行政事業(yè)單位的需求，在上下數(shù)據(jù)交流時(shí)造成諸多不便。在此，就財(cái)務(wù)信息化中信息化系統(tǒng)的必要或者容易被忽略的功能模塊作一探討。
1.開發(fā)全面預(yù)算管理功能模塊
通過(guò)全面預(yù)算管理模塊，解決預(yù)算管理中普遍存在的預(yù)算編制不精細(xì)、預(yù)算約束力不強(qiáng)、透明度不高的問(wèn)題，從源頭確保行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)工作的精細(xì)準(zhǔn)確。其應(yīng)包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行控制、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算分析、預(yù)決算對(duì)接等子模塊。
(1)預(yù)算編制子模塊。先由各科室按其往年資金收支情況及來(lái)年將要開展的工作情況草擬各自的科室預(yù)算，再經(jīng)系統(tǒng)匯總，使行政事業(yè)單位內(nèi)各部門都參與到預(yù)算的編制中，確保預(yù)算編制的科學(xué)性和準(zhǔn)確性。
(2)預(yù)算執(zhí)行控制子模塊。通過(guò)系統(tǒng)設(shè)置，在報(bào)銷人申請(qǐng)經(jīng)費(fèi)或填制費(fèi)用報(bào)銷單時(shí)，即按部門、項(xiàng)目、科目、進(jìn)度四個(gè)方面進(jìn)行預(yù)算控制，超出預(yù)定額度或預(yù)算進(jìn)度的將自動(dòng)中止辦理，確保不超預(yù)算。
(3)預(yù)算調(diào)整子模塊。該模塊應(yīng)能與上級(jí)財(cái)政部門系統(tǒng)聯(lián)接，當(dāng)上級(jí)財(cái)政部門批準(zhǔn)預(yù)算調(diào)整后，系統(tǒng)自動(dòng)獲取數(shù)據(jù)，調(diào)整相應(yīng)項(xiàng)目的預(yù)算金額，并提示會(huì)計(jì)是否需要修改預(yù)算控制的額度。
(4)預(yù)算分析子模塊。提供預(yù)算進(jìn)度表、各項(xiàng)收入支出結(jié)構(gòu)表、收入(支出)與預(yù)算對(duì)比表、與往年收支情況對(duì)比表、結(jié)余分析表等報(bào)表，為財(cái)務(wù)人員分析提供數(shù)據(jù)。
(5)預(yù)決算對(duì)接子模塊。通過(guò)在資金收支時(shí)按預(yù)算選定科目、項(xiàng)目，在年度末能自動(dòng)生成年度決算基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，避免預(yù)算、決算“兩張皮”。
2.開發(fā)內(nèi)部控制功能模塊
(1)崗位控制子模塊。在系統(tǒng)內(nèi)部按不相容崗位分離的原則設(shè)定操作員角色，并據(jù)以設(shè)定相應(yīng)權(quán)限，建立健全財(cái)務(wù)信息化崗位相互監(jiān)督、制約的內(nèi)部控制制度，達(dá)到防止舞弊和欺詐的目的。
(2)財(cái)務(wù)監(jiān)督管理子模塊。通過(guò)設(shè)置對(duì)財(cái)務(wù)監(jiān)督風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別和控制，包括對(duì)預(yù)算管理、財(cái)政收入、財(cái)政支出、會(huì)計(jì)信息、資產(chǎn)管理以及單位內(nèi)部財(cái)務(wù)管理的監(jiān)督等內(nèi)容，從而對(duì)財(cái)政資金運(yùn)行的全過(guò)程進(jìn)行監(jiān)測(cè)、監(jiān)督，分析評(píng)價(jià)及矯正，提高財(cái)務(wù)監(jiān)督的質(zhì)量和效率。
(3)業(yè)務(wù)發(fā)生控制子模塊。在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，通過(guò)計(jì)算機(jī)的控制程序，對(duì)業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制。
(4)票據(jù)管理子模塊。利用系統(tǒng)控制支票或者收款收據(jù)的開具，并全程記錄票據(jù)使用、作廢等有關(guān)情況，在規(guī)范票據(jù)開具的同時(shí)有效規(guī)避了支票擅用、收款不入賬及“大頭小尾”票據(jù)等風(fēng)險(xiǎn)，加強(qiáng)對(duì)資金收支的監(jiān)管。
(5)應(yīng)收、應(yīng)付賬款管理子模塊。該子模塊應(yīng)當(dāng)提供的功能主要有：自動(dòng)處理功能，自動(dòng)累計(jì)、自動(dòng)核銷同一對(duì)象的應(yīng)收、應(yīng)付賬款;往來(lái)款信用管理功能，以應(yīng)收款項(xiàng)期限作為信用依據(jù)，對(duì)長(zhǎng)期借款不還或超期未核銷借款的進(jìn)行信用預(yù)警及設(shè)置借款限制;往來(lái)款提醒功能，能自動(dòng)彈出提醒窗口，期末提供應(yīng)收款催收表、應(yīng)付款提醒表等，促使財(cái)務(wù)人員主動(dòng)清理往來(lái)款;壞賬處理功能，經(jīng)電子審批后能自動(dòng)處理指定的往來(lái)款記錄、生成壞賬處理相應(yīng)的會(huì)計(jì)憑證。
3.開發(fā)財(cái)務(wù)報(bào)賬管理功能模塊
該模塊主要用于資金支出部門辦理費(fèi)用報(bào)銷費(fèi)用、借款申請(qǐng)等手續(xù)，包括報(bào)賬單位單據(jù)子模塊，借款管理子模塊，交單管理子模塊，報(bào)賬單審核子模塊，單據(jù)離線導(dǎo)出及導(dǎo)入子模塊等。報(bào)賬單位單據(jù)子模塊與報(bào)賬單審核子模塊是實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)核算規(guī)范化的重要支持子模塊，能在大幅度減少重復(fù)錄入、提高單據(jù)流轉(zhuǎn)效率的同時(shí)，確保單據(jù)填寫符合財(cái)務(wù)規(guī)定。借款管理子模塊，交單管理子模塊除了一般的業(yè)務(wù)功能外，還能為內(nèi)控中的交單效率管理、往來(lái)款信用管理提供數(shù)據(jù)支持。而單據(jù)離線導(dǎo)出及導(dǎo)入子模塊是網(wǎng)絡(luò)無(wú)法使用的情況下的備用方案，確保財(cái)務(wù)工作不因網(wǎng)絡(luò)而完全癱瘓。
4.開發(fā)固定資產(chǎn)管理功能模塊
固定資產(chǎn)管理功能模塊主要包括固定資產(chǎn)登記子模塊、固定資產(chǎn)核算子模塊、固定資產(chǎn)查詢子模塊及與上級(jí)財(cái)政部門國(guó)有資產(chǎn)管理系統(tǒng)接口子模塊，是同時(shí)應(yīng)用于財(cái)務(wù)部門和資產(chǎn)管理部門的信息化模塊。通過(guò)這個(gè)模塊，從固定資產(chǎn)采購(gòu)開始，到入庫(kù)、使用、處置等全過(guò)程均進(jìn)行登記、記賬，并便于監(jiān)督管理，能大幅度提高行政事業(yè)單位固定資產(chǎn)管理工作的質(zhì)量和效率，還能提高整個(gè)行政區(qū)劃的固定資產(chǎn)管理水平。
5.開發(fā)合同管理功能模塊
在行政事業(yè)單位中，對(duì)外的合同一般是由業(yè)務(wù)科室經(jīng)辦和保存，財(cái)務(wù)部門缺乏對(duì)合同執(zhí)行情況的財(cái)務(wù)監(jiān)督。通過(guò)合同管理功能模塊，能確保合同款項(xiàng)及時(shí)、準(zhǔn)確、足額按合同約定支付，避免因不按合同約定付款而造成的違約責(zé)任。其應(yīng)當(dāng)包含合同錄入子模塊、合同項(xiàng)目分配子模塊、合同執(zhí)行子模塊、合同提醒子模塊及合同查詢子模塊等。其中合同項(xiàng)目分配子模塊能避免超預(yù)算支出問(wèn)題。合同執(zhí)行子模塊可以在自動(dòng)生成經(jīng)費(fèi)支出報(bào)賬單的同時(shí)填上合同編號(hào)及第幾次付款信息，并將已付款信息登入到該合同的記錄中。而合同提醒子模塊能在合同約定付款期限前，自動(dòng)彈出提示窗口，提示經(jīng)辦人辦理付款手續(xù)，避免違約。
6.開發(fā)財(cái)務(wù)核算功能模塊
財(cái)務(wù)核算功能模塊是會(huì)計(jì)核算工作規(guī)范化的重要信息化保障。該模塊除了實(shí)現(xiàn)憑證錄入、審核、記賬、出納簽字等會(huì)計(jì)核算流程的信息化外，主要是能提供大量的自動(dòng)化功能，如接收固定資產(chǎn)、合同管理、借款、工資等功能模塊數(shù)據(jù)生成會(huì)計(jì)憑證、月末自動(dòng)生成結(jié)轉(zhuǎn)憑證、自動(dòng)生成財(cái)務(wù)報(bào)表、自動(dòng)對(duì)賬等自動(dòng)化功能，能明顯提高財(cái)務(wù)核算工作的效率。更重要的是，該模塊應(yīng)當(dāng)能提供多種形式、多種條件的數(shù)據(jù)篩選、整理、查詢功能，把會(huì)計(jì)人員從以往繁重的簡(jiǎn)單重復(fù)勞動(dòng)中解脫出來(lái)，轉(zhuǎn)向更有價(jià)值的管理活動(dòng)。
四、結(jié)束語(yǔ)
在信息技術(shù)飛速發(fā)展的今天，信息化技術(shù)在行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用，能夠解決傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式中許多原來(lái)無(wú)法逾越的困難，但與此同時(shí)，由于信息技術(shù)易被惡意侵入、篡改，也帶來(lái)了許多新的問(wèn)題，如財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)、道德風(fēng)險(xiǎn)等。因此，我們應(yīng)該在確保財(cái)務(wù)信息安全受控的前提下，強(qiáng)化對(duì)干部職工的道德準(zhǔn)則引導(dǎo)和控制，加強(qiáng)操作人員培訓(xùn)要按照科學(xué)化精細(xì)化管理的要求推進(jìn)信息化建設(shè)，充分運(yùn)用信息化手段創(chuàng)新財(cái)務(wù)管理方式，提高財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量和效率，全面提升行政事業(yè)單位財(cái)務(wù)改革發(fā)展水平，建立與時(shí)代相適應(yīng)的財(cái)務(wù)管理模式。
參考文獻(xiàn)：
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