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  • 商務英語之商務函的寫作指南

    時間:2020-11-12 14:02:26 商務英語 我要投稿

    商務英語之商務函的寫作指南

      信函和傳真的格式

    商務英語之商務函的寫作指南

      收到一封信,收信人首先注意到的是信的格式。美觀整潔的書信格式會給收信人留下深刻的印象。

      標準的商業書信由以下三個部分組成:

      ·信頭

      ·信文

      ·信尾

      信 頭

      在信和傳真中,信頭所占頁面一般不超過三分之一。

      發信人地址

      一般來說,商業書信的首頁都使用印有公司抬頭的信箋,抬頭上標明公司名稱、地址、電話和傳真號碼。傳真也一樣,信箋上印有抬頭,并采用固定的信頭格式。

      傳真發信人的地址位于傳真紙頁首固定的信頭格式內。

      發信日期

      日期的書寫有以下兩種模式:“12 June 1998”[日-月-年]或“June 12, 1998”[月-日-年]

      日期不能縮寫,序數詞不能使用縮寫形式,月份也不能縮寫。

      收信人地址

      收信人地址包括收信的全名和職銜,以及公司的全稱和地址。禮貌性的稱呼要使用得當。

      傳真中收信人地址一般打在信頭格式相應的空格內。

      指定收信人姓名

      在商業書信和傳真中,指定收信人姓名這一欄現已不常用。收信人地址的`首行已經寫明收信人姓名,因而不一定需要專門指定收信人姓名這一欄。

      如果要使用指定收信人姓名這一欄,就要從頁面左邊空白處寫起,在收信人地址下面空兩行。

      稱 呼

      商業信件和傳真常用以下方式開頭:

      ·Dear Mr/Mrs/Miss/Ms Wang(表示寫信人知道收信人的姓名和性別);

      ·Dear Sir或Dear Madam(表示寫給一位有具體職銜的人,如Sales Manager,

      Chief Accountant等,而且寫信人知道對方的性別);

      ·Dear Sir or Madam(表示寫給一位有具體職銜而寫信人又不知其性別的人);

      ·Dear Sirs (表示寫給一家公司,沒有明確的收信人)。

      稱呼中的第一個單詞和其他所有名詞的第一個字母均須大寫。

      事 由

      寫明事由可以使收信人對信件或傳真的內容一目了然。

      信 文

      全齊頭式(full-blocked)書信,每個段落都從左邊空白處開始寫起,右邊空白處必須盡量對齊,不能把單詞斷開。

      在齊頭式書信或傳真中,信文也是從左邊空白處開始寫起,在事由下面空一行。

      信 尾

      傳真的信尾一般都很簡短(通常只有結尾敬辭和署名),而書信的信尾內容則相對較長。

      結尾敬辭

      一般來說,書信和傳真結尾敬辭都使用“Yours sincerely”或“Yours faithfully”。稱呼為“Dear Mr/Mrs/Miss/Ms…”時結尾用“Yours sincerely”。稱呼為“ Dear Sir/Sir or Madam/Sirs”時結尾則用“Yours faithfully”。

      信末簽名

      寫信人既可代表本人簽名,也可代表公司簽名。如:

      Yours faithfully

      For precision Airconditioning Co (Pte) Ltd

      縮寫 (Abbreviation):

      縮寫在商務英語寫作中有它獨特的意義。

      (1)商務英語中常用的幾種縮寫形式:

      ① 置于人名前后,表示身份、職銜、學位等

      ② 表示商業企業名稱

      ③ 表示時間

      ④ 表示組織名稱,一般由首字母組成

      ⑤合成方位詞

      ⑥常用的拉丁詞

      (2)商務英語中不應使用縮寫的地方:

      ① 某些頭銜

      ② 星期、月、季節

      ③ 街道地址

      ④ 國名、城市名

      商務用詞的大寫

      大寫字母(Capital Letters)又稱“Block letters”,“Upper case/print”,一般用于句首,此外大寫首字母還出現在以下幾種情況中:

      (1) 專有名詞(proper nouns)。

      (2) 在標題(title) 中也要大寫單詞首字母。

      (3) 用于禮貌性稱呼語(即Mr.,Mrs.,Miss.,Ms.)學銜(Dr.)和軍銜(General)的首字母。

      (4) 職務,職稱,頭銜以及組織的名稱也要大寫首字母。

      (5) 在商務書信中,重要的字詞常常被大寫以引起讀信人的注意。

      (6) 商務英語寫作中的副標題與小標題也需大寫。

      (7) 用于縮寫詞,如“a SWOT analysis”, “ASEAN”, “USA”等。

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