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解析商務(wù)會面中用英語“面對面”如何溝通
作為商務(wù)英語溝通的重要組成部分之一——成功面對面溝通(Face-to-Face Communication)毫無疑問是最為直接、快捷的。然而，事實(shí)上，如何成功地與英美商業(yè)人士面對面溝通，對許多國內(nèi)商務(wù)人員來講仍是一大挑戰(zhàn)。即便是英文口語流利者，由于缺乏必要的溝通技巧，抑或不了解相關(guān)的背景知識，也會常常導(dǎo)致溝通的失敗。筆者根據(jù)多年與英美商業(yè)人士打交道的經(jīng)驗(yàn)以及多年的理論研究，通過本文向讀者介紹了商務(wù)會面的具體過程，并分析了其中所涉及的功能句型、身體語言、文化差異以及其他注意事項(xiàng)。
溝通過程(Communication Process)
一些商業(yè)人士在與外籍生意伙伴打交道時由于不熟悉溝通的具體過程再加上英語語言能力又欠缺，見面后往往會不知所措、語無倫次，結(jié)果雙方都很尷尬，這樣顯然不利于商務(wù)合作。以下將一次完整的初次商務(wù)會面分解成八個部分，具體如下表：
Opening 1. 打招呼(Greeting)
2. 介紹(Introduction)
3. 寒暄(Small talk)
Body 4. 進(jìn)入正題(Getting down to business)
5. 業(yè)務(wù)洽談(Business talks)
6. 結(jié)束正題談話前過渡(Pre-closing the conversation)
Closing 7. 結(jié)束談話(Closing the conversation)
8. 再見(Farewell)
以上八個構(gòu)成部分是按照初次商務(wù)會面來分解的，若是相互熟悉的商業(yè)人士之間則可以省去以上第二步的介紹，其他過程都基本相同。
常見功能句型(Practical Expressions)
了解商務(wù)會面的各個構(gòu)成步驟之后，下一步商務(wù)溝通者應(yīng)當(dāng)熟悉并且盡量做到熟練掌握每個步驟相對應(yīng)的基本功能句型。下面以對話的形式分別列舉功能句型并作簡要介紹。
1. 打招呼(Greeting)
打招呼的英語表達(dá)很多，可分為正式與非正式用語，商務(wù)會面應(yīng)當(dāng)使用較為正式的打招呼用語，常見表達(dá)如下：
A: Nice/glad/pleased to meet you. B: Nice/glad/pleased to meet you too.
若是會面的雙方已相互熟悉，則可用以下表達(dá)：
A: Good afternoon/morning! B: Good afternoon/morning!
A: How are you (doing)? B: I’m very well. And you?
A: How is everything? B: Not bad. What about you?
A: How are things? /How is it going? B: Everything is fine. How about you?
2. 介紹(Introduction)
介紹分自我介紹和介紹別人，常見句型如下：
A: I’d like to introduce myself. My name is Jay. B: Nice to meet you. I’m Tom.
A: Let me introduce myself. My name is Peter. B: Pleased to meet you. My name is Jenny.
A: May I introduce you to our manager, Mr. Lee? B: Yes, please. Pleased to meet you, Mr. Lee.
A: I’d like you to meet Jane Brown, our department/line manager. B: Nice to meet you, Mr. Brown. My name is Tom Jackson.
3. 寒暄(Small talk)
寒暄雖然不屬于業(yè)務(wù)洽談內(nèi)容，但它卻是商務(wù)溝通重要構(gòu)成部分。和英美人士寒暄時要了解他們的寒暄習(xí)慣以及話題，應(yīng)盡量避免涉及個人隱私的話題。以下是一組適當(dāng)?shù)暮言掝}及相關(guān)表達(dá)。若交談雙方已非常熟悉，這一過程也可能會省略或相對縮短。
4. 進(jìn)入正題(Getting down to business)
寒暄過后可以利用以下句型自然過渡到業(yè)務(wù)洽談：
A: Let’s get started. B: Yes, I’m looking forward to it.
A: Let’s get down to business. B: OK.
A: Shall we get down to business? B: Yes, please.
5. 業(yè)務(wù)洽談(Business talks)
順利的寒暄之后，交談雙方會感動自然、放松，這對下一個溝通過程(即交談的目的：業(yè)務(wù)洽談)非常有利。事實(shí)上，許多商業(yè)人士認(rèn)為商務(wù)溝通的難點(diǎn)在于業(yè)務(wù)洽談前后的一些步驟，尤其是寒暄這部分。成功的寒暄往往會帶來令人愉悅的業(yè)務(wù)洽談氛圍。業(yè)務(wù)洽談的具體過程涉及各種功能句型，在此就不一一列舉。應(yīng)當(dāng)強(qiáng)調(diào)的一點(diǎn)是，會面的目的在于溝通，因此，我們在用英語和外籍商業(yè)人士溝通時不要因?yàn)楹ε路刚Z法錯誤而不敢表達(dá)。
6. 結(jié)束談話前過渡(Pre-closing the conversation)
我們知道寫作要注意行文的銜接與連貫，口頭表達(dá)也應(yīng)過渡自然。在結(jié)束談話之前，交談雙方可以使用以下表達(dá)順利過渡到會談的結(jié)尾：
A: I think we have covered every point. B: I think so.
A: I think that covers everything. B: Yes, I agree.
A: OK. Shall we go over what we’ve talked about today? B: Yes, please.
7. 結(jié)束談話(Closing the conversation)
結(jié)束業(yè)務(wù)洽談后，東道主一般要感謝來訪者并表達(dá)將來再次見面或聯(lián)系的愿望，常見的表達(dá)如下：
感謝(Thanking)
A: Thank you for your help. B: I’m glad I could help.
A: I really appreciate your time. B: It’s my pleasure.
A: Thank you for your cooperation. B: You’re welcome.
展望未來(Looking forward)
A: I look forward to seeing you again. B: Me, too.
A: Have a good weekend/journey/holiday. B: You, too.
8. 再見(Farewell)
表達(dá)再見概念的用語較多，常見商務(wù)場合的表達(dá)如下：
A: Nice meeting you. Goodbye. B: Nice talking to you too. Bye.
A: Speak to you soon. B: Me, too.
A: Take care. B: Cheers. (British way).
身體語言(Body Language)
本文第二和第三部分探討的都是言語溝通(Verbal Communication)，事實(shí)上，除了言語溝通，溝通還包括非言語溝通(Non-Verbal Communication)，而后者主要是指由身體語言(Body Language)。Language)。在面對面溝通過程中，非言語溝通同樣也很重要，不恰當(dāng)?shù)闹w語言，可能會帶來適得其反的暗示。成功的商務(wù)英語會面不僅要求會談?wù)邠碛惺炀氂⒄Z語言技能，同時也要求會談?wù)哒故厩‘?dāng)?shù)纳眢w語言。身體語言涉及的內(nèi)容廣泛，語言學(xué)家Don Gabor在她的一本題為How to Start a Conversation and Make Friends的書里歸納了六個字母(S-O-F-T-E-N)體態(tài)語言技巧。六個字母分別代表：Ｓ＝Soften；Ｏ＝Open Posture；Ｆ＝Forward Lean；Ｔ＝Touch；Ｅ＝Eye-Contact；Ｎ＝Nod，以下筆者將根據(jù)她的觀點(diǎn)來介紹一下商務(wù)會面中如何表現(xiàn)得舉止得體。
1. 微笑(Smile)：微笑是友好、愿意和別人交談的表示。當(dāng)你笑臉迎接對方時，通常對方也會報以微笑。當(dāng)你笑臉熱情問候?qū)Ψ綍r，你會發(fā)現(xiàn)對方的態(tài)度也會很友好。
2. 開放式姿勢(Open Posture)：開放式站立姿勢是一種歡迎別人和你交談的姿態(tài)。具體而言，你的手不要托著下巴或遮住嘴巴，雙臂不要在胸前交叉，要自然擺放，和對方的距離適中，眼睛看著對方。這樣的姿勢和神態(tài)清楚地向?qū)Ψ奖硎荆耗銟芬夂蛯Ψ浇徽劇?/p>
3. 身體前傾(Forward Lean)：和對方講話時，身體要稍微前傾，尤其是坐下的時候。這表示你對對方的講話有興趣，說明你在專心聽對方講話。
4. 握手(Touch)：和對方見面時候，表示友好的最普通的方式就是熱情而較有力的握手。它不僅象征著友好，而且可以帶來和諧平等的氛圍。相對中國人而言，英美人士握手時間稍短，但較有力度。在他們看來，過于松弛的握手會有不夠真誠的感覺。此外，他們不僅在見面時握手，而且在講話結(jié)束時也要握手告別。
5. 視線交流(Eye-Contact)：眼睛是傳遞非言語信息的最有效渠道。聽對方講話時，你的眼睛自然大方地看著他/她，表示你對講話的內(nèi)容感興趣。相對中國人而言，英美人士視線接觸的時間較長。在英美文化里，若是溝通雙方缺乏足夠的視線接觸，不僅會使大家感到尷尬，而且還可能表示各自都有所隱瞞。
6. 點(diǎn)頭(Nod)：和對方交談時，人們經(jīng)常用點(diǎn)頭表示贊同或自己在認(rèn)真聽。在商務(wù)場合里，這一身體語言就更加重要。
溝通中的文化障礙(Inter-Cultural Barriers)
沒有脫離語言的文化，沒有不含文化的語言，而文化差異常常導(dǎo)致溝通障礙。因此，成功的商務(wù)溝通需要商業(yè)人士跨越文化差異所導(dǎo)致的障礙，面對面溝通表現(xiàn)尤為明顯以下列舉一些面對面溝通所涉及的中西常見文化差異：
1. 稱呼(Addressing)：在中國企業(yè)內(nèi)部，下級一般用頭銜加上姓稱呼上級，如：李經(jīng)理，張主任，如果直譯成英文Manager Li、Director Zhang則不符合英文的表達(dá)習(xí)慣，英文中的相應(yīng)表達(dá)應(yīng)該是：Mr. Li、Mr. Zhang。
2. 打招呼(Greeting)：中國人之間見面打招呼習(xí)慣問：“吃過了嗎？去哪？忙什么？”若以同樣問題和英美人打招呼(Have you eaten? Where are you going? What are you busy with?)，不僅不符合他們的文化習(xí)慣，可能還會因?yàn)檫@些涉及他們的隱私而冒犯他們。
3. 恭維和謙虛(Compliments and Modesty)：謙虛是中國人的美德，尤其在受到恭維時他們更是要謙虛一番。然而，和西方人打交道時，謙虛不僅不會帶來贊譽(yù)，反而可能會導(dǎo)致誤解。
4. 中國人的客氣往往也會讓西方人迷惑不解。中國人在接受禮物之前往往會客氣一番，通常會說“不(No)”，在對方再三堅(jiān)持下才會接受。西方人表達(dá)意愿時一般更直截了當(dāng)，想要就說“Yes”，否則才說“No”。了解這一差異可以避免產(chǎn)生不必要的誤解和尷尬。
5. 多說“Thank You！”和“Sorry”：集體主義(Collectivism)是中國傳統(tǒng)文化的重要特征，具體而言體現(xiàn)在許多方面，如：吃飯時共一盤菜、喝酒時勸酒，也沒有西方人那種強(qiáng)烈的隱私觀念，在這一文化氛圍里，人們在獲得幫助時(尤其是從好朋友或家人那里)，往往不大提“謝謝”這兩個字；同時在給對方帶來不便時往往也不太會去道歉。而在以個體主義為導(dǎo)向(Individualism-Oriented)西方文化里，人們在接受到一丁點(diǎn)幫助 (即使是家人之間)時都會說謝謝；在給他人造成一點(diǎn)點(diǎn)麻煩或不便時都會說對不起。“謝謝”和“對不起”可以說一天到晚都掛在他們的嘴邊。了解這一差異對跨文化商務(wù)溝通尤其重要，否則，在西方人眼里不太習(xí)慣說“Thank You！”、“Sorry！”的中國商務(wù)人士會顯得不夠禮貌。
誠然，面對面與外商進(jìn)行自然和諧的溝通非一日之功，但只要了解面對面溝通所具備的特點(diǎn)，所需要的技能，并熟知其中的文化差異，成功溝通指日可待！
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