商務(wù)英語(yǔ)信函語(yǔ)塊的寫(xiě)作原則
由于商務(wù)英語(yǔ)信函具有語(yǔ)塊性特征，語(yǔ)塊是地道商務(wù)英語(yǔ)的基本單位，而能否寫(xiě)出地道的商務(wù)英語(yǔ)信函關(guān)鍵在于有無(wú)使用地道的語(yǔ)言，因此語(yǔ)塊與信函寫(xiě)作原則之間存在著密切的關(guān)聯(lián)性。從某種意義上講，使用語(yǔ)塊性語(yǔ)言就是嚴(yán)格遵循信函寫(xiě)作原則，遵循信函寫(xiě)作原則也就是在撰寫(xiě)商務(wù)信函時(shí)最大程度使用那些語(yǔ)塊性語(yǔ)言。這是因?yàn)檎Z(yǔ)塊性語(yǔ)言都是約定俗成的語(yǔ)言，能夠確保信函的完整、簡(jiǎn)潔、清楚、具體、正確、禮貌和體諒。而且，使用交易雙方都熟悉的語(yǔ)塊性語(yǔ)言，能夠最大限度地減少讀者閱讀時(shí)間，減輕閱讀所耗費(fèi)的精力投入，能夠迅速獲取信函所傳遞的信息。
商務(wù)英語(yǔ)信函是貿(mào)易各方開(kāi)展國(guó)際貿(mào)易業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要媒體，一封完整的信函肯定更有助于表達(dá)交流意圖;有助于建立和表達(dá)友善的關(guān)系;有助于防止出現(xiàn)信息遺漏而導(dǎo)致?lián)p失或訴訟。信函的語(yǔ)塊完整性包括下面幾種情況：
(1)信函格式的完整性
一封信函作為一個(gè)篇章類語(yǔ)塊，必須確保格式的完整性。無(wú)論商務(wù)信函的目的如何，其必備的要素語(yǔ)塊是不可或缺的，而且位置、寫(xiě)作都有明確的規(guī)定。不能漏掉或部分漏掉必要成分，把必要成分的順序顛倒，把其中的每個(gè)成分適度展開(kāi)，這就保證該信函的語(yǔ)類保持完整，能夠以適當(dāng)?shù)男问絺鬟_(dá)主要信息(張德祿，馬磊 2002)[5]。細(xì)微的錯(cuò)誤或缺失都將造成不良影響。
即使是那些可選擇要素語(yǔ)塊，也有助于信函的交際目的實(shí)現(xiàn)。例如，“事由”或“主題”行屬于可選擇要素語(yǔ)塊，寫(xiě)在信函的`抬頭和正文之間，用來(lái)表明信函的主要內(nèi)容，用下劃線表示。
(2)信函結(jié)構(gòu)的完整性
商務(wù)英語(yǔ)信函屬于實(shí)用性文體，程序化程度比較高，在結(jié)構(gòu)上形成了一定模式。比如說(shuō)，一般的信函包括開(kāi)頭句、正文、結(jié)尾句三個(gè)部分，第一部分為起因，第二部分為信函的主體，第三部分為結(jié)尾，每一部分都有相應(yīng)的固定套語(yǔ)或者程序性話語(yǔ)即語(yǔ)塊。
(3)信函內(nèi)容的完整性
商務(wù)信函主要是商業(yè)組織之間和個(gè)人之間的信息溝通。一篇合格的信函，必須對(duì)讀者提供所有需要的信息，或者答復(fù)讀者所提出的一切問(wèn)題和要求，務(wù)必使所有的事情得到闡明和論述，所有的問(wèn)題都得到答復(fù)和解釋。根據(jù)發(fā)盤(pán)是否對(duì)雙方構(gòu)成法律約束力，將明確表示受約束的發(fā)盤(pán)，稱為“實(shí)盤(pán)”;將未表明受約束或者保留和限制條件的發(fā)盤(pán)，稱為“虛盤(pán)”。因此，在發(fā)盤(pán)的時(shí)候一定要寫(xiě)明是實(shí)盤(pán)還是虛盤(pán)。假如賣方已經(jīng)寫(xiě)明所報(bào)的是實(shí)盤(pán)，也應(yīng)包含準(zhǔn)確的商品品名貨號(hào)、單價(jià)、付款方式、數(shù)量、轉(zhuǎn)運(yùn)條款、以及確認(rèn)此報(bào)盤(pán)的有效期等。
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