檔案整理的概念

時間：2023-08-17 11:30:48 秀雯檔案我要投稿

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檔案整理的概念

　　檔案管理系統是整個國家文獻信息系統的組成部分之一，在構成整個社會的科學能力中占有重要地位，下面是yjbys小編搜集整理的檔案整理的概念，歡迎閱讀。

　　一、檔案整理幾個概念

　　(一)檔案整理定義：是指將處于零亂的和需要進一步條理化的檔案，進行基本的分類、組合、排列、編號、編制目錄、建立全宗等，組成有序體系的過程。

　　(二)檔案整理的基本要求：遵循文件材料的形成規律和特點，保持文件材料之間的有機聯系;區分文件材料的價值，確定檔案的保管期限;便于保管和利用。

　　(三)檔案整理的文件范圍：凡是本機關工作活動中形成的，具有查考保存價值的文件材料，包括收發文電、內部文件、會議文件、電話記錄、圖表、簿冊、照片、錄音、錄像、計算機盤片、實物以及本機關編印的出版物等，在辦理完畢后均須整理保存。

　　(四)檔案整理的方法：一是以“案卷”為單位整理。二是以“件”為單位整理。

　　1、以“案卷”為單位整理。

　　1)以“案卷”為單位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和處理過程中的聯系將其組合為案卷。

　　2)所謂案卷，就是一組密切聯系的文件的組合體。立卷是一個分類、組合、編目的過程。分類即按照立檔單位的檔案分類方案，對文件材料進行實體分類;組合即將經過分類的文件材料，按一定形式組合起來;編目即將經過組合以后的文件材料，進行系統排列和編目。 tob_id_2536 3)以“案卷”為單位整理的檔案，其基本保管單位是案卷。案卷卷皮有軟卷皮和硬卷皮2種，硬卷皮型號有1.2，1.5，2.0cm三個規格，以軟卷皮裝訂的檔案必須按案卷順序裝入檔案盒。

　　4)以“案卷”為單位檔案整理的依據是1987年12月國家檔案發布的《機關檔案工作業務建設規范》和《文書檔案案卷格式》

　　5)以“案卷”為單位檔案整理的適應范圍

　　(1)大部分單位短期保管(現10年)的文書檔案，鄉財政所、中心學校等二級機構文書檔案一般按“卷”整理

　　(2)各單位專門業務檔案一般按“卷”或是“盒”整理。

　　(3)科技檔案按“卷”整理，整理要求按照國家質量技術監督局頒布的《科學技術檔案案卷構成的一般要求》(GB/T 11822-2000)執行。其中科研檔案還可按國家檔案局頒發的《科學技術研究課題檔案管理規范》DA/T2-92執行。基建工程檔案按照國家檔案局、國家計委1988年頒發的《基本建設項目檔案資料管理暫行規定》執行。

　　(4)會計檔案按“盒(卷)”整理，整理的依據是財政部、國家檔案局1998年發布的關于《會計檔案管理辦法》(財會字〔1998〕32號)。

　　6)按“卷”整理的文件整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、排列、編頁號、編制卷內文件目錄、裝訂案卷、填寫備考表、填寫案卷封面、編寫立卷說明、編制案卷目錄、編制全引目錄、檔案排架。

　　2、以“件”為單位整理。

　　1)以“件”為單位整理就是按照文件材料形成和處理的基本單位即“件”來進行整理。 2)一般來講，一份文書材料、一張圖紙或照片、一盤錄音帶或錄像帶、一本表冊或證書、一面錦旗、一個獎杯等均為一件。文書材料的正本與定稿作為一件，正文與文件處理單為一件(處理單包括：收文處理單、擬辦單、發文稿頭紙及領導批示的簽批條等)，轉發件與被轉發件為一件，正文與附件作為一件，原件與復制件為一件，報表、名冊、圖冊、刊物等每冊為一件，來文與復文及其他相關文件可為一件。

　　3)以“件”為單位整理的檔案，其基本保管單位是件。以“件”為單位整理的文書檔案最后要裝入檔案盒內。

　　4)以“件”為單位文書檔案整理的依據是2006年12月國家檔案局發布的8號令和2000年12月發布的《歸檔文件整理規則》。

　　5)以“件”為單位檔案整理的適應范圍：

　　(1)全縣副科級以上各級黨的機關、行政機關、社會團體和其他組織需歸檔的文書檔案按“件”整理。

　　(2)企事業單位有關黨群工作、行政管理、經營管理、生產技術管理類歸檔文件材料按“件”整理，

　　(3)聲像、電子、實物檔案按“件”整理，電子檔案整理要求按照國家檔案局發布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規范》(GB/T 18894-2002)執行。照片檔案整理按國家檔案局2002年發布的《照片檔案管理規范》(GB/T 11821-2002)執行。 6)按“件”整理的檔案整理步驟是：文件分類、鑒定保管期限、裝訂、排列、編號、蓋歸檔章、編制歸檔文件目錄、裝盒、填寫備考表、填。

　　檔案整理概述

　　檔案整理，就是按照一定原則對檔案實體進行系統分類、組合、排列、編號和編目，使之有序化的過程。

　　（一）檔案整理的類型檔案整理可以分為三種類型：系統排列和編目、局部調整和全過程整理。

　　（二）檔案整理的內容和步驟

　　檔案整理的內容，包括系統化和編目兩部分。檔案整理工作的主要步驟有：區分全宗-全宗內檔案的分類——立卷（組件）——案卷（件）的排列——檔號的編制——案卷目錄（歸檔文件目錄）的編制。

　　（三）檔案整理的原則

　　按照檔案的形成規律和特點，保持文件之間的歷史聯系，充分利用原有的整理基礎，便于檔案的管理和利用。所謂文件之間的歷史聯系，是指文件在產生和處理過程中所形成的內在聯系，主要表現在文件的來源、時間、內容和形式等方面。

　　全宗

　　（一）全宗的概念

　　全宗是一個國家機構、社會組織或個人形成的具有有機聯系的檔案整體。全宗的基本含義有三方面：全宗是一個有機整體；全宗是在一定的歷史活動中形成的；全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的。

　　（二）立檔單位及其構成條件

　　立檔單位，又稱全宗構成者，是指形成全宗的單位或個人。立檔單位的構成條件：可以獨立行使職權，并能以自己的名義單獨對外行文；是一個會計單位或經濟核算單位，獨立編制預算；設有管理人事的機構或人員，有一定的人事任免權。

　　（三）立檔單位變化對全宗劃分的影響

　　1、政權更迭的全宗處理；

　　2、立檔單位職能發生根本性變化的全宗處理；

　　3、立檔單位其他變化情況的全宗處理。

　　（四）全宗的補充形式

　　全宗的補充形式。主要有：聯合全宗；匯集全宗；檔案匯集。

　　（五）判定檔案所屬全宗

　　判定檔案所屬全宗，關鍵是確定檔案的形成者，具體分發文、收文和內部文件三種情況。

　　全宗內檔案的分類

　　（一）分類的基本要求客觀性；邏輯性；可操作性。

　　（二）分類方法

　　檔案分類法，是具體劃分全宗內檔案異同點的標準和根據，歸納起來有按來源分類、按時間分類、按內容分類和按形式分類等類型。

　　（三）分類方案的編制

　　1．機關全宗分類方案的編制機關檔案分類方案中，第一層次的分類一般采用門類分類法，將全部檔案分為文書類、業務（專門）類、科技類、會計類、特殊載體類等類目，每個一級類目再根據其檔案的特點，劃分二、三級類目。

　　2．企業全宗分類方案的編制

　　工業企業檔案分類一般設置十個一級類目，即黨群工作類、行政管理類、經營管理類、生產技術管理類、產品類、科學技術研究類、基本建設類、設備儀器類、會計檔案類、干部職工檔案類。

　　檔號和目錄的編制

　　（一）檔號編制原則

　　檔號是檔案館（室）在整理和管理檔案的過程中，以字符形式賦予檔案的一組代碼。檔號是存取檔案的標記，并具有統計監督作用。檔號的編制應遵循以下原則：唯一性原則；合理性原則；穩定性原則；擴充性原則；簡單性原則。

　　（二）檔號的結構

　　分為三種：第一種結構為：全宗號-案卷目錄號-案卷號-件、頁（張）號。第二種結構為：全宗號-類別號-案卷號-件、頁（張）號。第三種結構為：類別號-項目號-案卷號-件、頁（張）號。

　　（三）檔號的編制方法

　　全宗號、案卷目錄號、類別號、項目號、案卷號、年度、保管期限、組織機構或問題、件號、頁（張）號的編制方法。

　　（四）目錄的編制編制目錄是整理工作的最后一步。立卷整理應編制案卷目錄，組件整理應編制歸檔文件目錄。

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