寫商務英語郵件需要注意的一些問題

時間：2024-08-13 01:06:58 商務英語我要投稿

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寫商務英語郵件需要注意的一些問題

　　商務英語的郵件寫作們該注意些什么呢?下面是小編整理的一些商務英語郵件寫作中需要注意的事項，希望能幫到大家!

寫商務英語郵件需要注意的一些問題

　　1.Start With an Appropriate Salutation

　　郵件開頭稱呼要恰當：

　　Some people jump straight into the text of an email without so much as a “hi”. It’s polite to add a salutation, just as you would with a letter. That might look like:

　　有些人寫郵件不喜歡加稱呼，甚至連簡單的“你好”都忽略，直接開始正文內容。孰不知就像在傳統的信件上一樣，寫上稱呼是一種禮貌的象征。稱呼可以這樣寫：

　　Dear Sir/Madam 親愛的先生/女士

　　Dear Mr. Johnson 親愛的約翰遜先生

　　Hi Sue 蘇，你好

　　Hello Fred 你好，福瑞德

　　Your salutation needs to be appropriate. If you’re writing to a prospective employer, “Dear Mr. Johnson” is probably the best way to go.“Hi Bob” is going to look unprofessional。

　　稱呼必須恰當。若郵件對象是你未來的上司，“親愛的約翰先生”這樣的稱呼應該為最得體的。像“你好，鮑勃”更適用于隨意的場合。

　　But don’t assume that formality is always the right answer. If you’re writing to a friend of a friend, using “Dear” plus their surname is going to seem oddly stilted。

　　那么，是不是正式的用語就萬能呢?絕對不是。若你給你朋友的朋友寫郵件，那用“親愛的+姓”就顯得異常別扭。

　　If in doubt, “Dear [first name]” will usually work just fine。

　　當你判斷不出哪種場合該用什么稱呼合適，你可以使用“親愛的+名”來應付所有情況。

　　2. Write a meaningful subject line “主題”要有意義

　　在把你的郵件發送出去之前，你要檢查一下郵件主題是否能夠準確概括郵件的正文內容。如果你的主題寫得很模糊，或者主題欄是空的話，那么很有可能對方壓根就不會打開你的郵件。

　　我們來看一個例子：

　　Subject: Important! Read Immediately!!!

　　簡評：你認為很重要的事情在別人看來卻未必如此，你在郵件主題欄里大喊大叫只會讓對方覺得你很傲慢，且不專業。郵件的主題一定要informative (具體;提供有用信息)，讓對方在沒打開你郵件之前就知道你大概要說什么。上面這個主題可以這樣改：

　　Subject: Emergency: All Cars in the Lower Lot Will Be Towed in One Hour

　　簡評：如果你的郵件內容真的很重要且緊急，那么不妨把主題寫得具體些，同時，嘗試主題首字母大寫，這樣可以引起對方的重視。

　　3. Identify yourself clearly 選擇一個專業的郵箱地址

　　試想一下，假設你是會議的主辦方，在會議開始的前一天，你收到這樣一封郵件：

　　To: Bruce Blinderson

　　From:

　　Subject: [Blank]

　　Hi, I'm going to miss tomorrow conference, can you send me the conference proceedings?

　　簡評：收到這樣一封郵件之后，你肯定很蒙：FuZzYKltTy2000是何許人也?這封郵件可以這樣改：

　　To: Bruce Blinderson

　　From:

　　Subject: Conference absence, Sept. 10

　　Dear Mr. Bruce,

　　This is Morris Ponsybil from…

　　簡評：這封郵件的郵箱地址更專業，收信人可以把郵箱地址和寫信人的真實身份聯系起來。

　　4. Distinguish between formal and informal situations 語言風格得當

　　郵件有正式和非正式之分。如果你是寫給和自己比較熟的同事，那么在郵件里用一些表情符號(smilies 如：P 等)，縮寫(比如IIRC表示“If I recall correctly”;LOL 表示“laughing out loud")和網絡語言可以使你的郵件充滿個性，增進你與對方的感情。但是如果你是寫給你的上司，或者不太熟的客戶，那么在語言風格的拿捏上就要謹慎了。

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