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采購(gòu)組織的類型
一、按業(yè)務(wù)過(guò)程分工劃分的組織形式
按照采購(gòu)業(yè)務(wù)過(guò)程，將采購(gòu)計(jì)劃功制訂、詢價(jià)、比價(jià)、、簽訂合同、催貨、提貨、貸款結(jié)算等工作交給不同的人員辦理。這種組織形式適合采購(gòu)量大、采購(gòu)物品品種較少、交貨期長(zhǎng)的企業(yè)采用，這種組織形式要求部門內(nèi)各成員密切配合，這種采購(gòu)組織部門包括：采購(gòu)計(jì)劃組、詢價(jià)招標(biāo)組、議價(jià)簽約組、提貨驗(yàn)收組和貨款結(jié)算組。
二、按物品類別劃分的組織形式
不同的物品有不同的特點(diǎn)，按物品的類別將采購(gòu)部門劃分為不同的采購(gòu)小組，每一小組承擔(dān)物品采購(gòu)的計(jì)劃制訂、詢價(jià)、招標(biāo)、比價(jià)、簽訂合同、貨款結(jié)算等一系列采購(gòu)業(yè)務(wù)，這種形式適合于采購(gòu)物品繁雜的企業(yè)采用。例如，對(duì)于制造企業(yè)來(lái)說(shuō)，按物品的類別劃分的采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)的形式可能包括：金屬材料部門、非金屬材料部門、機(jī)電產(chǎn)品部門和標(biāo)準(zhǔn)件部門。
三、按采購(gòu)地區(qū)劃分的組織形式
企業(yè)采購(gòu)的貨源來(lái)自不同的地區(qū)。可以是本地，也可以是外地，可以是國(guó)內(nèi)，也可以國(guó)外。可以按采購(gòu)地區(qū)的不同，將采購(gòu)組織機(jī)構(gòu)分為不同的小組，每一個(gè)采購(gòu)小組承擔(dān)一系列的采購(gòu)業(yè)務(wù)。
例如;采購(gòu)部門下面可以分為國(guó)內(nèi)和國(guó)外兩個(gè)部門，國(guó)外又可以分為亞洲、北美洲、歐洲部門;國(guó)內(nèi)部門又可以分為本地和外地部門。
四、按采購(gòu)物品的價(jià)值分
為了加強(qiáng)對(duì)物品的管理，一般將采購(gòu)的對(duì)象按其價(jià)值和品種分為A、B、C三類物品，這樣采購(gòu)部門就包括三個(gè)部門：A類物品，B類物品和C類物品。
A類物品是重要的物品，具體表現(xiàn)在：價(jià)值商，采購(gòu)合理與否直接影響采購(gòu)成本;要確保其貨源的質(zhì)量關(guān)系到企業(yè)經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)的大小，一般交由采購(gòu)主管負(fù)責(zé)。B、C類物品的價(jià)值不高，可交給一般采購(gòu)人員負(fù)責(zé)。
補(bǔ)充材料;ABC分類法簡(jiǎn)介
ABC分類法是根據(jù)事物在技術(shù)或經(jīng)濟(jì)方面的主要特征，進(jìn)行分類排隊(duì)，分清重點(diǎn)和一般;從而有區(qū)別地確定答理方式的一種分析方法。由于它把被ABC法大致可以分5個(gè)步驟：
1、收集數(shù)據(jù)。針對(duì)不同的分析對(duì)象和分析內(nèi)容，收集有關(guān)數(shù)據(jù)。
2、統(tǒng)計(jì)匯總。
3、編制ABC分析表。
4、ABC分析圖。
5、確定重點(diǎn)管理方式。
我們以庫(kù)存管理為例來(lái)說(shuō)明ABC法的具體應(yīng)用。如果我們打算對(duì)庫(kù)存商品進(jìn)行年銷售額分析，那么：
第一，收集各個(gè)品目商品的年銷售量，商品單價(jià)等數(shù)據(jù)。
第二，對(duì)原始數(shù)據(jù)進(jìn)行整理并按要求進(jìn)行計(jì)算，如計(jì)算銷售額、品目數(shù)、累計(jì)品目數(shù)、累計(jì)品目百分?jǐn)?shù)、累計(jì)銷售額、累計(jì)銷售額百分?jǐn)?shù)等。
第三，作ABC分類表。在總品目數(shù)不太多的情況下，可以用大排隊(duì)的方法將全部品目逐個(gè)列表。按銷售額的大小，由高到低對(duì)所有品目順序排列;將必要的原始數(shù)據(jù)和經(jīng)過(guò)統(tǒng)計(jì)匯總的數(shù)據(jù)，如銷售量、銷售額、銷售額百分?jǐn)?shù)填入;計(jì)算累計(jì)品目數(shù)、累計(jì)品目百分?jǐn)?shù)、累計(jì)銷售額、累計(jì)銷售額百分?jǐn)?shù);將累計(jì)銷售額為60%~80%的前若干品目定為A類;將銷售額為20%~30%左右的若干品目定為B類;將其余的品目定為C類。如果品目數(shù)很多，無(wú)法全部排列在表中或沒(méi)有必要全部排列出來(lái)，可以采用分層的方法，即先按銷售額進(jìn)行分層，以減少品目欄內(nèi)的項(xiàng)致，再根據(jù)分層的結(jié)果將關(guān)聯(lián)的A類品目逐個(gè)列出來(lái)進(jìn)行重點(diǎn)管理。
第四，以累計(jì)品目百分?jǐn)?shù)為橫坐標(biāo)，累計(jì)銷售額百分?jǐn)?shù)為縱坐標(biāo)，根據(jù)ABC分析表中的相關(guān)數(shù)據(jù)，繪制ABC分析圖。
第五，根據(jù)ABC分析的結(jié)果，對(duì)ABC三類商品采取不同的管理策略。
一般企業(yè)采購(gòu)管理組織結(jié)構(gòu)類型可以分成直線制、直線職能制、事業(yè)部制和矩陣制幾種類型。它們各自有各自的特點(diǎn)，分別適用于不同的情況。一般要根據(jù)企業(yè)的具體情況選擇合適的組織結(jié)構(gòu)形式。
1、直線制。直線制是由一個(gè)上級(jí)直接命令指揮多個(gè)下級(jí)的二種組織結(jié)構(gòu)形式，這種組織結(jié)構(gòu)形式優(yōu)越性的基礎(chǔ)，就在于“直接命令”。它可以做到：①加強(qiáng)管理控制的強(qiáng)度;②加強(qiáng)管理責(zé)任的強(qiáng)度;⑧實(shí)現(xiàn)交流，使管理更貼切現(xiàn)實(shí);④實(shí)現(xiàn)個(gè)性化管理。總的效果，就是可以最直接有效、提高管理效率。避免踢皮球、不負(fù)責(zé)任、擦邊溜號(hào)等低效率的管理。例如，軍隊(duì)中，班長(zhǎng)和全班戰(zhàn)士之間、排長(zhǎng)與班長(zhǎng)之間;企業(yè)單位科長(zhǎng)與科員之間、廠長(zhǎng)與車間主任之間等等，都是一種直線制的管理關(guān)系。
2、直線職能制。直線職能制就是在直線制的基礎(chǔ)上加上職能制，相當(dāng)于直線制能力的擴(kuò)大，這些職能機(jī)構(gòu)都是具有某種職能的一個(gè)組合體，多了一些職能機(jī)構(gòu)幫助上級(jí)來(lái)管理下級(jí)，能克服原來(lái)直線制管理者受個(gè)人能力限制而管理不寬、不大、不深入時(shí)缺點(diǎn)，能在職能人員的協(xié)助下，可以對(duì)下級(jí)管理得更寬、更紉、更探人。因此，這種管理組織甚至可以適用于任何大型的、復(fù)雜的管理系統(tǒng)。所以現(xiàn)在一般的企業(yè)、事業(yè)單位、政府機(jī)構(gòu)，最大量采用的管理組織形式就是直線職能制。例如.采購(gòu)管理科，如果采用直線職能制，可以這樣組建：科長(zhǎng)和采購(gòu)員，組成直線制管理關(guān)系。而科長(zhǎng)可以配幾個(gè)職能人員，如需求分析員、市場(chǎng)分析員、供應(yīng)商管理員、采購(gòu)計(jì)劃員、采購(gòu)統(tǒng)計(jì)員、財(cái)務(wù)管理員等幫助科長(zhǎng)進(jìn)行各個(gè)職能管理的具體工作，協(xié)助科長(zhǎng)做好采購(gòu)管理工作，由科長(zhǎng)對(duì)采購(gòu)員下達(dá)科學(xué)具體的工作指令。
3、事業(yè)部制。事業(yè)部制就是以某項(xiàng)事業(yè)為核心組成的一個(gè)從決策到執(zhí)行的管理全過(guò)程都齊全、精悍、便捷、高效運(yùn)行的管理系統(tǒng)。事業(yè)部制的基本特點(diǎn)是以事業(yè)為核心、管理決策程序小而全，因而運(yùn)行效率高。這里的所謂事業(yè)，是指某種專一化的業(yè)務(wù)職能，如專營(yíng)某種產(chǎn)品，或者專營(yíng)某個(gè)市場(chǎng)，或者專司某種職能。又如采購(gòu)部，就是專司采購(gòu)管理的事業(yè)部。它是專門進(jìn)行采購(gòu)管理，包含采購(gòu)有關(guān)的各種事務(wù)處理、審批、決策在內(nèi)的一個(gè)小而全、效率高的處理組織機(jī)構(gòu)。在這個(gè)機(jī)構(gòu)內(nèi)，權(quán)力相對(duì)集中，所有的采購(gòu)事務(wù)處理、決策，全都可以在內(nèi)部解決，避免了跨部處理、逐級(jí)上報(bào)審批等煩瑣手續(xù)，可以節(jié)省大量處理時(shí)間、提高工作效率。事業(yè)部直接對(duì)公司全面負(fù)責(zé)。公司對(duì)事業(yè)部只進(jìn)行事業(yè)部的發(fā)展方向、規(guī)模、業(yè)績(jī)、、主要財(cái)務(wù)、主要人事等進(jìn)行大方向控制，不參與具體事務(wù)的管理和控制。
4、短陣制。矩陣制是一種臨時(shí)性聯(lián)合組織機(jī)構(gòu)。它是圍繞結(jié)定的任務(wù)(一般是臨時(shí)性的)由各個(gè)方面的人臨時(shí)組合起來(lái)的一個(gè)組織機(jī)構(gòu)。例如一個(gè)公司同時(shí)承接了兩項(xiàng)工程。為了工程管理的方便，每項(xiàng)工程單獨(dú)組織一個(gè)采購(gòu)管理組織。采購(gòu)任務(wù)1和采購(gòu)任務(wù)2分別組成采購(gòu)管理小組。這個(gè)小組的成員都是公司的各個(gè)職能科室或部門臨時(shí)抽上來(lái)組成的，采購(gòu)小組全權(quán)負(fù)責(zé)本項(xiàng)目任務(wù)的采購(gòu)管理工作。在采購(gòu)任務(wù)執(zhí)行過(guò)程中，來(lái)自各個(gè)職能科室的人員受小組直接領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)也受原科室的職能業(yè)務(wù)指導(dǎo)和協(xié)助。本項(xiàng)目完成后，項(xiàng)目的采購(gòu)任務(wù)也結(jié)束，小組解散，人員各自回自己原來(lái)的科室。矩陣制的優(yōu)點(diǎn)，是任務(wù)目的性很強(qiáng)。為完成給定的任務(wù)組成一個(gè)高效率運(yùn)作、且非常精悍的組織。任務(wù)完成之后，又可以隨時(shí)解散，實(shí)現(xiàn)了組織柔性化。提高了企業(yè)的運(yùn)作效率、降低了運(yùn)作成本。
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