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辦公室工作的性質(zhì)
如果我們能把辦公室放入組織整體中去探討它特定的職能和服務(wù)，這會(huì)是很有意義的事情。大家都知道辦公室從來(lái)都不是單獨(dú)起作用的，它的存在與組織內(nèi)其他部門(mén)是密不可分的。它們都表現(xiàn)為以下三個(gè)方面的基本特征：
1、從屬性
相對(duì)于一個(gè)組織首要的關(guān)注點(diǎn)，辦公室始終處于一種次要地位，它的職能是從屬性的。但是這種從屬性職能的支持對(duì)于任何一個(gè)企業(yè)又都是必不可少的。辦公室其實(shí)是組織整體系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)，這就正如組織整體本身就是更大系統(tǒng)或超系統(tǒng)的一個(gè)子系統(tǒng)一樣。
2、補(bǔ)充性
正因?yàn)檗k公室工作對(duì)一個(gè)組織首要的工作是從屬性的，它的職能也就具有了補(bǔ)充性的特點(diǎn)。這是因?yàn)檗k公室提供的所有的服務(wù)一定是組織內(nèi)其他部門(mén)活動(dòng)的必要的補(bǔ)充。
3、管理性
辦公室另一個(gè)重要作用是它的管理職能。實(shí)際上，對(duì)于一個(gè)社會(huì)組織而言，辦公室是實(shí)施內(nèi)部管理的惟一機(jī)構(gòu)。辦公室的控制職能通過(guò)一系列檢查和次金平衡得以實(shí)施。比如它通過(guò)制定嚴(yán)格的預(yù)算來(lái)管理支出;通過(guò)實(shí)施打卡上班及彈性合理政策對(duì)人員進(jìn)行管理;它通過(guò)建立一系列基本的程序?qū)⿷?yīng)品的發(fā)放進(jìn)行管理等等。
辦公室實(shí)際上就是一個(gè)組織信息處理的中心，它所實(shí)施的也基本上是一種信息傳遞和文件工作的支持的輔助職能，這些職能的實(shí)施始終處于一個(gè)組織的核心。它的職能在很大程度上是與各種形式的信息處理相聯(lián)系。形象地說(shuō)，辦公室就像聯(lián)系外界與組織內(nèi)不同部門(mén)之間的媒介物。
現(xiàn)代社會(huì)是一個(gè)信息社會(huì)，信息的泛濫已經(jīng)成為一個(gè)不容忽視的問(wèn)題，所以現(xiàn)在的焦點(diǎn)已經(jīng)不再是信息量不足的問(wèn)題，而是從大量的信息中，鑒別出何種信息是組織工作不同目的所需要的東西，并最大限度地利用它。
延伸閱讀：辦公室布置的程序
對(duì)各部門(mén)的業(yè)務(wù)及工作內(nèi)容與性質(zhì)，加以考察與分析，以明確各部門(mén)及各員工間的關(guān)系，而供決定其位置時(shí)的依據(jù)與參考。
列表將各部門(mén)的工作人員及其工作分別記載下來(lái)。按工作人員數(shù)額及其辦公所需的空間，設(shè)定其空間大小。通常辦公室的大小，因各人工作性質(zhì)而異。但一般而言，每人的辦公室間，大者可3-10平方米，普通者1.5-8平方米即可以。
根據(jù)工作需要，決定所需的家具、桌椅等，列表分別詳細(xì)記載。
依據(jù)這些步驟所得結(jié)果，加以研究與計(jì)劃，繪制辦公室座位布置圖，然后依圖布置之。
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