秘書資格考試復習筆記：文檔管理

秘書資格考試復習筆記：文檔管理

　　秘書職業主要指從事辦公室程序性工作、協助上司處理政務及日常事務并為決策及實施提供服務的人員。下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關于秘書資格考試復習筆記：文檔管理，歡迎參考學習，希望對大家有所幫助!

　　一、檔案利用

　　概念：是開發和直接提供檔案，滿足利用者的檔案需求的工作。分為提供檔案利用和利用檔案兩個概念。

　　檔案利用的要求:

　　依法開展，主動及時開展，不斷完善服務方式和手段，掌握本單位近期的重點工作，重大活動。

　　檔案利用的工作程序：

　　1、熟悉庫藏

　　2、分析利用的需求

　　3、選擇檔案利用方式

　　4、獲取檔案

　　5、提供檔案

　　二、檔案參考材料的編寫

　　概念：是檔案部門或人員按照一定題目，根據所保存檔案綜合而成的可供人們參考的檔案材料加工品。

　　檔案參考材料的編寫要求：真實，準確，典型，實用，保密

　　檔案參考材料的編寫工作程序：

　　1、確定編寫檔案參考材料的種類(大事記，組織沿革，統計數字匯集，會議簡介，科技成果簡介，企業年鑒，企業史志)

　　2、收集檔案材料

　　3、進行編寫

　　三、電子檔案的管理

　　概念：電子檔案是在計算機中形成的具有查考利用價值的社會活動的原始記錄。

　　特點：非人工識讀性，對電子技術和設備的依賴性，信息與載體的可分離性，信息的可共享性，多種信息載體的集成性。

　　分類：

　　按電子檔案的存在形式，按電子檔案的功能，按電子檔案產生的環境，按電子檔案的屬性，按電子檔案生成方式劃分為不同的類型

　　管理要求：真實性，完整性，可讀性

　　工作程序：

　　1、電子檔案的收集積累

　　2、電子檔案的歸檔

　　3、電子檔案的保管

　　4、電子檔案的昨用

　　關于錄像答題技巧：

　　一般：(1)看秘書的著裝，看是否著職業裝(2)辦公桌是否整潔、信函要分類放置(3)在打電話時，注意：①電話要在鈴響三聲內接電話②要用禮貌用語，如您好等?③上班時間不得占用電話聊天(4)保密：①不能對好朋友泄密②不能為了炫耀，泄密③不能因為老板吵你，賭氣泄密

　　(一) 關于商務活動中的簽字儀式：書上第389頁

　　注意：迎客:秘書在大門口迎接，領導在會議室等待迎接;客人應坐在右邊;簽字廳應整潔干凈;簽字桌應為長桌，桌布應為綠色;實現應準備好簽字用具：如合同文本、簽字筆、吸墨器等;桌上要擺放雙方國旗;入座座位，助簽人應在主簽人的后面;其他隨從人員的位置要注意;合同第一次交換由助簽人完成，第二次交換由簽字人完成;到最后要照相留念，主義站的位置;共飲香檳酒互相慶祝;最后談話要注意：不談政治、宗教;不問婚否;身子預言：注意OK在不同國家的意思不同。

　　(一) 宴請

　　注意：場地的選擇;點菜時要注意對方有無忌口;迎客的方式;入座的順序;關于在宴請的過程中出現的一些聊天注意事項;可能涉及到招標書的準備工作和投標，注意其日期;秘書要為上司準備好信息資料;電話保密工作;會議通知包括哪些內容;管理上司日志時，若上司日志發生變化，則應當先調整上司日志，再調整自己的日志，然后提醒上司日志已變化，最后通知對方，并致歉

　　(三)有關商務旅行：詳見書上第397頁(秘書與領導一起出行，可能還有其他人員)

　　注意：做好出行前的準備，擬定出訪方案;包括意圖和目的，出訪時間、地點和路線，費用情況和簡單要求等。仔細看書上399頁的表格，準備好后要想上司匯報。召開全體出訪人員預備會，給上司提醒。

　　(四) 有關溝通：可能員工家屬來鬧事

　　注意：好好看看書上的第239頁的溝通策略，這是一個對外的橫向溝通問題。

　　秘書有無做到換位思考;耐心傾聽;秘書有無做到日常接待，如倒水等;如果對方著急，秘書不可以急，應該有耐心;秘書在接待過程中要注意保密工作;與對方說話時，不能出現有“讓我告訴你……的電話和地址”，即在未經領導的授權下，不能說出領導的電話和地址。對方提出一些要求，秘書要向上級請示;若上級正在開會或接待他人，秘書不能直接進區鄉領導書說，而應寫成便條形式，把領導叫出來匯報。領導在為吱聲的情況下，秘書不應該說出該如何如何決定

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