Word文檔的功能使用方法

時間：2024-10-07 22:40:59 office辦公我要投稿

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Word文檔的功能使用方法

　　Word中怎么批量刪除回車符

　　有時候我們從網(wǎng)頁上復制一些文章到Word中時，往往會帶有好多向下箭頭的符號，這就是軟回車符號（Word中軟回車是同時按住shift+enter得來的），這些軟回車占用了Word很多的空間，那么如何才能刪除這些軟回車符號呢？當然可以手動的一個一個刪，但實在太麻煩了，我們可以采取批量刪除的方法。

　　點擊菜單欄中的“編輯”→“替換” ，在“查找內(nèi)容”里面輸入^l， “替換為”里面不輸入任何字符，然后點“全部替換” ，就可以刪除整個文檔里面的軟回車了。

　　上面的方法只是把所有的軟回車都給刪了，可是必要的段落換行還是需要的，所以下面介紹把軟回車替換成硬回車。

　　點擊菜單欄中的“編輯”→“替換” ，在“查找內(nèi)容”里面輸入^l， “替換為”里面輸入^p，然后點“全部替換” 就OK了。

　　其實知道了軟回車是^l，硬回車是^p，那么我們就可以靈活運用了。

　　比如我們經(jīng)常會遇到一篇要打印的文檔很長，中間有很多回車，如果遇到段與段之間有兩個回車，我們就可以利用替換成一個回車。

　　這樣就節(jié)省了很多空間。

　　word里制作目錄的方法

　　一篇word文檔，內(nèi)容有大的章，小的節(jié)。

　　如何把章節(jié)抽出來生成目錄？下面就教你word里制作目錄的方法。

　　Word提供了自動生成目錄的功能，使目錄的制作變得非常簡便，而且在文檔發(fā)生了改變以后，還可以利用更新目錄的功能來適應(yīng)文檔的變化。

　　一、創(chuàng)建標題目錄Word一般是利用標題或者大綱級別來創(chuàng)建目錄的，這對那些用WORD寫書，寫論文的朋友很有幫助。

　　因此，在創(chuàng)建目錄之前，應(yīng)確保希望出現(xiàn)在目錄中的標題應(yīng)用了內(nèi)置的標題樣式（標題1到標題9）。

　　也可以應(yīng)用包含大綱級別的樣式或者自定義的樣式。

　　如果文檔的結(jié)構(gòu)性能比較好，創(chuàng)建出合格的目錄就會變得非常快速簡便。

　　優(yōu)點：用WORD根據(jù)文章的章節(jié)自動生成目錄不但快捷，而且閱讀查找內(nèi)容時也很方便，只是按住Ctrl點擊目錄中的某一章節(jié)就會直接跳轉(zhuǎn)到該頁，更重要的是便于今后修改，因為寫完的文章難免多次修改，增加或刪減內(nèi)容。

　　倘若用手工給目錄標頁，中間內(nèi)容一改，后面頁碼全要改是一件很讓人頭痛的事情。

　　應(yīng)該自動生成的目錄，你可以任意修改文章內(nèi)容，最后更新一下目錄就會重新把目錄對應(yīng)到相應(yīng)的頁碼上去。

　　步驟：（以下內(nèi)容在WORD2003中操作，其它版本W(wǎng)ORD略有差別，但大同小異，請自己琢磨）

　　1、在[格式]中選[樣式與格式]2、出現(xiàn)右邊的一條“樣式格式”欄，這里面主要就是用到標題1，標題2，標題3。

　　把標題1，標題2，標題3分別應(yīng)用到文中各個章節(jié)的標題上。

　　例如：文中的“第一章制冷概論”我們就需要用標題1定義。

　　而“1.1制冷技術(shù)的發(fā)展歷史”就用標題2定義。

　　如果有1.1.1×××那就用標題3來定義。

　　3、當然標題1，標題2，標題3的屬性（如字體大小，居中，加粗，等等）可以自行修改的。

　　修改方法：右鍵點擊“標題1”選“修改”，會彈出修改菜單，您可以根據(jù)自己的要求自行修改。

　　4、用標題1，2，3分別去定義文中的每一章節(jié)。

　　定義時很方便，只要把光標點到“摘要”上，然后用鼠標左鍵點一下右邊的標題1，就定義好了；同樣方法用標題2，3定義1.1；1.1.1；依此類推，第二章，第三章也這樣定義，直到全文節(jié)尾。

　　5、當都定義好后，我們就可以生成目錄了。

　　把光標移到文章最開頭你要插入目錄的空白位置，選[插入]--[引用]--[索引和目錄]6、選第二個選項卡[目錄]，然后點右下的確定。

　　就OK了。

　　7、當你重新修改文章內(nèi)容后，你需要更新一下目錄，方法是：在目錄區(qū)域內(nèi)，點右鍵，選[更新域]8、當選[更新域]后，會出現(xiàn)選框，選第二個“更新整個目錄”點確定，就OK了。

　　教你解決Word 2007單元格容量不足

　　在我們平時制作Word個人簡歷表格的操作中，有時會遇到表格單元格大小基本固定，卻需要在單元格中放入較多內(nèi)容的情況。

　　如果遇到字體、字號也要固定的情況，那么如何在單元格中放入更多的文字呢？教你解決Word 2007單元格容量不足，以下的幾個小小的招數(shù)也許不能讓您放入大段的文字，在我們平時對Word表格的操作中，有時會遇到表格單元格大小基本固定，卻需要在單元格中放入較多內(nèi)容的情況。

　　如果遇到字體、字號也要固定的情況，那么如何在單元格中放入更多的文字呢？以下的幾個小小的招數(shù)也許不能讓您放入大段的文字，但是碰上一兩個字放不下而憋倒英雄漢的情況，還是可以抵擋一陣的。

　　一、縮小字間距在基本字體格式確定的情況下，縮小文字之間的距離是最容易想到的辦法之一。

　　實現(xiàn)的辦法也挺簡單的，那就是先選中要調(diào)整的文本，再點擊“開始”選項卡“字體”選項卡右下角的對話框啟動器，打開“字體”對話框。

　　點擊“字符間距”選項卡，然后在“間距”下拉列表中點擊“緊縮”選項，并在其后的“磅值”微調(diào)框中設(shè)置好緊縮的磅值，通常情況下，宋體的5號字可以設(shè)置為“1”磅。

　　還有有一種方法可以讓文本更“苗條”一些，苗條了，那么空間自然就顯得大了。

　　方法很簡單。

　　選中單元格中的文本，點擊功能區(qū)“開始”選項卡“段落”功能組“中文版式”按鈕，在彈出的菜單中點擊“字符縮放”，然后選擇級聯(lián)菜單中的相應(yīng)比例，就可以達到文本瘦身的目的了。

　　二、調(diào)整單元格邊線也許您注意到了，在單元格中文本與表格邊線之間還是有一定的距離的。

　　縮小這個距離也許也可以為單元格提升那么一點點空間。

　　只要將鼠標定位于要調(diào)整的單元格，點擊右鍵，在彈出的菜單中點擊“表格屬性”命令，打開“表格屬性”對話框。

　　單擊“單元格”選項卡，然后點擊右下方的“選項”按鈕，打開“單元格選項”對話框。

　　在此對話框中，取消“與整張表格相同”復選項的選擇，然后其下方的“上”、“下”、“左”、“右”四個微調(diào)框就可以使用了。

　　將原有的數(shù)字調(diào)小就可以了。

　　如果我們整張資產(chǎn)負債表都希望做此處理，那么也不用逐一單元格進行處理，只要將鼠標定位在表格的任一單元格，然后單擊功能區(qū)“表格工具”下的“布局”選項卡“對齊方式”功能組中“單元格邊距”按鈕，打開“表格”選項對話框，調(diào)整“默認的單元格邊距”中的相應(yīng)數(shù)值就可以了。

　　雖說本單元格沒有多少空間了，但是相鄰單元格還是可以再擠一擠的。

　　所以，您肯定會想到調(diào)整一下單元格的表格線。

　　但是，相鄰單元格也沒有多少空間，而用鼠標拖動表格線卻總也不能拖到預期的位置，很不好操作。

　　別急，這時候應(yīng)該這樣做：點擊功能區(qū)“頁面布局”選項卡“頁面設(shè)置”功能組右下角的對話框啟動器，打開“頁面設(shè)置”對話框，點擊“文檔網(wǎng)格”選項卡，然后點擊下方的“繪圖網(wǎng)格”按鈕，打開“繪圖網(wǎng)格”對話框，然后將“網(wǎng)格設(shè)置”項目下的“水平間距”和“垂直間距”后的數(shù)字都調(diào)整到最小。

　　這樣，再調(diào)整表格線的時候就方便多了。

　　如果您覺得這種方法比較羅嗦，那么可以按下“Alt”鍵不放，再用xp系統(tǒng)下載鼠標拖動表格線，也可以實現(xiàn)精確移動的。

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