Word邀請(qǐng)函怎么制作

時(shí)間：2024-09-05 00:06:00 office辦公我要投稿

Word邀請(qǐng)函怎么制作

　　邀請(qǐng)函通常分為固定不變的主要內(nèi)容和變化的主要內(nèi)容。比如該邀請(qǐng)函，除邀請(qǐng)人的姓名和稱謂是變化的主要內(nèi)容外，其他主要內(nèi)容都是固定的主要內(nèi)容。要完成本案例需要三步。

Word邀請(qǐng)函怎么制作

　　第一步：創(chuàng)建主文檔(主文檔用是邀請(qǐng)函中固定不變的主要內(nèi)容，用word制作)

　　第二步：創(chuàng)建數(shù)據(jù)源(數(shù)據(jù)源中包含邀請(qǐng)函中變化的主要內(nèi)容。比如姓名、性別等。郵件合并功能支持很多種數(shù)據(jù)源，最常用的是excel工作表。

　　數(shù)據(jù)源中合作伙伴的姓名、性別是我們邀請(qǐng)函中要用到的數(shù)據(jù)。

　　第三步：進(jìn)行郵件合并

　　(1)開(kāi)始郵件合并。

　　打開(kāi)已經(jīng)創(chuàng)建好的主文檔，選擇郵件選項(xiàng)卡，單擊“開(kāi)始郵件合并”，選擇”信函”

　　(2)選擇“收件人”。

　　此處的收件人就是excel數(shù)據(jù)源中合作伙伴的姓名。在下拉列表中選擇“使用已有列表”，單擊瀏覽，選擇已經(jīng)創(chuàng)建好數(shù)據(jù)源文件，選擇保存聯(lián)系人信息的工作表名稱。單擊確定按鈕。

　　(3)插入合并域

　　合并域就是邀請(qǐng)函中動(dòng)態(tài)變化的主要內(nèi)容。本案例中的合并域是姓名和性別。

　　將光標(biāo)定位在要插入的位置，在“插入合并域”下拉列表中選擇姓名，

　　在姓名后面，應(yīng)該要插入性別。但是，在excel工作表中，性別欄為“男”“女”，如果直接以這樣的文字某男或某女的名字顯示在邀請(qǐng)函中顯然是不合適的。

　　這種情況下，我們希望顯示性別的時(shí)候做一下判斷，如果性別中是“男”，則顯示先生，如果性別中是“女”，則顯示女士。這時(shí)，我們需要用到規(guī)則。

　　單擊“規(guī)則”，在下拉列表中選擇“如果……那么……否則”命令，判斷的域名為“性別”，比較條件是等于，比較對(duì)象是“男”，則插入此文字中輸入“先生”;否則插入文字中輸入“女士”，單擊確定。這樣，如果數(shù)據(jù)源中的性別為難，此處顯示先生，否則顯示女士。

　　(4)預(yù)覽。

　　單擊“預(yù)覽結(jié)果”，可以逐條查看設(shè)計(jì)好的邀請(qǐng)函。單擊箭左右頭可以預(yù)覽上一條記錄和下一條記錄。

　　(5)將生成的文檔合并到新文檔中。

　　單擊“完成并合并”，選擇“編輯單個(gè)文檔”，可以把生成的所有邀請(qǐng)函合并成一個(gè)新的文檔。

　　這樣，利用郵件合并制作邀請(qǐng)函就完成了。

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