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項目組合管理的重要性
傳統(tǒng)項目管理強調(diào)"怎么做項目"，采取的是自下而上的管理方式，即數(shù)據(jù)從項目管理的底層開始收集，傳送至高層經(jīng)過分析后對項目進行管理和控制。這是一種偏向于戰(zhàn)術(shù)性的項目管理方式，不能及時發(fā)現(xiàn)與企業(yè)的目標(biāo)發(fā)生偏差或超越企業(yè)執(zhí)行和控制能力的項目。而項目組合管理則強調(diào)"做什么項目"，采取的是自上而下的管理方式，即先確定企業(yè)的戰(zhàn)略目標(biāo)，優(yōu)先選擇符合企業(yè)戰(zhàn)略目標(biāo)的項目，在企業(yè)的資金和資源能力范圍內(nèi)有效執(zhí)行項目。
數(shù)據(jù)是基礎(chǔ)的
為了有效地進行項目組合管理，企業(yè)需要相應(yīng)的工具幫助高層管理人員"互相合作，確定項目的優(yōu)先級別，在什么項目能使商業(yè)價值或投資回報最大化這個問題上形成一致意見。"組合策略專家米勒(Jean Miller)說。
米勒說，一個專門的項目信息數(shù)據(jù)庫是項目組合管理的基礎(chǔ)，項目經(jīng)理可以方便地用它搜索、維護信息，以便在整個企業(yè)范圍內(nèi)進行項目論證、資源分配和戰(zhàn)略協(xié)調(diào)時做出明智的決策(參見副欄《項目組合管理工具清單》)。
事實上，項目組合管理的關(guān)鍵是讓項目經(jīng)理與首席信息官緊密合作。
董事會在進行戰(zhàn)略規(guī)劃時常常得不到項目信息。"你得有恰當(dāng)?shù)臄?shù)據(jù)，它決定了你是否了解自己的資源，"管理軟件公司PlanView的首席執(zhí)行官德賓(Pat Durbin)說，"作為管理人員，沒有來自基層的、高質(zhì)量的數(shù)據(jù)，你無法進行項目組合管理。你必須把項目集中到一塊兒，審核項目并決定其優(yōu)先次序。你必須明智地使用資源，掌握和分享知識，并且重復(fù)使用知識。"
米勒認為項目組合管理是一個連續(xù)的、由四個階段組成的過程，首先是確定一組項目并且搜集數(shù)據(jù)，為第二階段的項目分析和選擇提供支持。第三個階段是協(xié)調(diào)---取消重復(fù)性項目、平衡資源、降低風(fēng)險，然后是第四階段：管理所有的項目，啟動新的項目，然后重新開始流程。
溝通是必要的
組合管理使企業(yè)文化發(fā)生重大轉(zhuǎn)變，組織要對員工進行反復(fù)教育，而不能回避這個問題。"有些溝通我們可能認為是老生常談，但絕對有必要，可以闡明我們想要做什么，為什么要這么做。"翰威特公司(Hewitt Associates)的項目組合經(jīng)理凱斯特(Julie Kester)說。
當(dāng)項目組合管理中止一個項目的時侯，你甚至要進行更多的溝通。"人們把自己與項目聯(lián)系起來，如果項目被提前終止，他們會有挫折感，"咨詢公司Program Navigators負責(zé)規(guī)劃管理的副總裁韋德納(Steve Weidner)說，"但企業(yè)應(yīng)該告訴他們，中止一個失敗項目也是一種成功。如果管理層有勇氣將資源重新分配給更需要的項目，那么人們所從事的都將是最好的項目。這是一種雙贏。"
盡管如此，BNY清算服務(wù)公司負責(zé)技術(shù)解決方案的副總裁羅森斯托克(Christion Rosenstock)承認，重新分配資源是一項艱巨的工作。他說，當(dāng)IT治理委員會要求做出改變時，它將要求下達給資源經(jīng)理，資源經(jīng)理再對進度和任務(wù)分派做出調(diào)整。但IT項目經(jīng)理一開始拒絕接受這一過程，因為他們的有些權(quán)力被奪走了，但是現(xiàn)在他們擁護這種做法。"這是一種保護機制，"羅森斯托克說，"由于我們不是直接為項目的發(fā)起人工作，我們不會再被他們呼來喚去了。"
有關(guān)組合管理的培訓(xùn)課程也非常重要，可以讓項目經(jīng)理和項目團隊更快地接受組合管理。福特公司開辦了一系列的課程，舉辦"午餐研修會"，并提供一個活躍的網(wǎng)站，該網(wǎng)站包括流程概述、模板和常見問題解答等頁面。福特公司項目管理和全球營運成本主管萊恩(Jon Lane)說："在我們的內(nèi)部網(wǎng)中，這是最繁忙的站點之一。"
好處是巨大的
項目組合管理的擁護者們說，在采納并運行項目組合管理系統(tǒng)后，企業(yè)會發(fā)生大量有益的變化。有些公司可以獲得實實在在的好處，而對于其他公司來說，盡管其回報并不都是看得見、摸得著的，但是項目組合管理確實非常重要。
羅森斯托克談到，在應(yīng)用項目組合管理的第一年，BNY公司"被拋棄"項目的數(shù)量下降了50%以上(被拋棄項目是指那些在完成前就被中止的項目)。他估計公司節(jié)省了7,000個工時，或者約合3.5萬美元的成本。
項目組合管理的一個關(guān)鍵好處是使稀缺資源得到集中使用。"組合管理使企業(yè)在困難時仍可以運轉(zhuǎn)良好，"福特汽車公司信貸部北美項目組合分析的主管科爾比(Sally Colby)說，"我們一直都希望削減支出，而現(xiàn)在我們有更合理的方式來實現(xiàn)這一點。"她說福特公司已成功減少了項目的數(shù)量。
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