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時間管理與信息化工具的聯(lián)系
由于時間的特殊性質(zhì)，在各種資源都可以通過其他手段獲得的情況下，時間的獲得卻是最為有限的。本文通過對時間管理概念、方法進(jìn)行研究，并立足于企業(yè)內(nèi)部員工時間管理提出了基于信息化的員工時間管理平臺開發(fā)思路。
1 前言
人不善于管理自己的時間，時至今日，無論是經(jīng)理人、高階主管、管理者或知識工作者，依舊陷于同樣的困境里。時間是最特殊的、無可替代的和不可開缺的一項資源。高效時間管理者與其他人最大的區(qū)別，就是他們非常珍惜自己的時間。但時間的診斷僅憑個人感覺是不行的，要管理好自己的時間，必須對“時間花費(fèi)”進(jìn)行診斷，了解自己的時間是怎么耗用的，并通過工具來確保工作的高效性。
2 時間管理意義
在工業(yè)史上，經(jīng)常有這樣的事情：僅僅是一天之差，就可以導(dǎo)致一個企業(yè)的巨大成功和另一企業(yè)的倒閉破產(chǎn)。為什么會出現(xiàn)這種情況?因為影響組織生存的資源很多，時間也是這些資源當(dāng)中的一個重要要素，對于企業(yè)來說，要追求利潤最大化，就必須在有限的時間內(nèi)盡可能多的創(chuàng)造價值，而在這當(dāng)中，各種其他資源可以滿足，但是時間卻是有限的。時間是最寶貴的財富。沒有時間，計劃再好，目標(biāo)再高，能力再強(qiáng)，也是空的。時間是如此寶貴，但它又是最有伸縮性的――它可以一瞬即逝，也可以發(fā)揮最大的效力。對于生產(chǎn)和商業(yè)活動來，時間就是潛在的資本。
所以，不懂得利用時間的管理者就是最無能的管理者。浪費(fèi)時間就等于浪費(fèi)企業(yè)的財富。
會不會利用時間不是單純地看工作時間內(nèi)是否充滿了各種工作。有很多管理人員，從早忙到晚，不單在工作時間內(nèi)擠滿了各種工作。而且還在工作時間以外尋找時間繼續(xù)工作。單純從這個現(xiàn)象看，并不能表明該管理人員會利用時間。他的工作精神固然是好的，但他還不能稱得上是最好的經(jīng)理，也不能稱他是善于利用時間的能手。
會不會利用時間，關(guān)鍵在于會不會制定完善的、合理的工作計劃，有計劃地利用工作時間，合理地安排最主要的工作和最關(guān)鍵的問題。這些工作和問題，只要安排得適時和得當(dāng)，就會像機(jī)器的主軸帶動整個機(jī)器運(yùn)轉(zhuǎn)那樣，促使其他的事情按時完成。
因此管理者必須學(xué)會時間管理，管理時間!
3 時間管理方法
德魯克認(rèn)為，有效的時間管理方法如下：第一，記錄時間;第二，管理時間;第三，統(tǒng)一安排時間。
(一)記錄時間
記錄時間是一種歷史悠久的時間管理辦法。為了提高工人的工作效率而采用計時器測量工人的工作時間，從中找出工人不必要的非生產(chǎn)性時間，使得工人的工作時間達(dá)到“科學(xué)”。
在管理者的工作過程中，管理者有許多事是根本不必做的，因為做這些事無助于管理者的績效，無助于企業(yè)的成果。例如：應(yīng)邀演講、參加宴會、擔(dān)任委員、過多開會等等。因此，管理者需要評估這些事情，了解這些事情是否有助于自身的績效以及企業(yè)的成果。如果都沒有，這些事情可以不做。在企業(yè)的日常管理中，有一些事情是需要管理者親力親為的，有一些事情是可由他人代替管理者去完成的。企業(yè)所有人員的生產(chǎn)性工作時間是企業(yè)的最重要的資源，因此，管理者通過一些不必要的方式浪費(fèi)了他的員工的生產(chǎn)性時間，就會對企業(yè)的績效造成損害，但是在現(xiàn)實(shí)的企業(yè)日常管理活動中，管理者時常浪費(fèi)其員工的生產(chǎn)性工作時間。因此，管理者要通過記錄時間的方式來查找自己是否浪費(fèi)了別人的時間。
(二)管理時間
管理者在記錄了自己的時間之后，管理者就已經(jīng)開始自己的時間管理了，這也可以通過很多方法實(shí)現(xiàn)，比如四象限法、GTD法等等。
(三)統(tǒng)一安排時間
管理者在記錄和分析了自己的時間之后，管理者就能更好的安排自己的時間。但是，無論管理者對自己的時問安排是多么的合理，總會產(chǎn)生一些零碎的時問。這些零碎的時問產(chǎn)生于管理者做兩件事情之間的縫隙。因此，使用好這些零碎的時間將能提高管理者的績效。德魯克說：“有效的管理者必須集中他的零碎時間。”時間是最稀有的資源。所以，德魯克說：認(rèn)識你的時間是任何人只要肯做就能做到的，這是通向貢獻(xiàn)和有效性之路。
4 基于信息化的員工時間管理平臺建設(shè)
在前兩章相關(guān)理論的指導(dǎo)下，結(jié)合系統(tǒng)的功能需求設(shè)計了員工時間管理工具的功能模型。系統(tǒng)建設(shè)基于企業(yè)內(nèi)網(wǎng)的的C/S結(jié)構(gòu)系統(tǒng)，采用面向?qū)ο蟮?NET技術(shù)開發(fā)。采用組件化的開發(fā)模式，并根據(jù)需要對組件進(jìn)行封裝裝，以XML文件為配置文件進(jìn)行管理，因此具有較強(qiáng)的靈活性與可變性，最大程度適應(yīng)因需求變化而造成的系統(tǒng)重組。系統(tǒng)主要包括五大功能：
1.員工工作計劃管理，在此功能中，員工可以按照上級或者自己的安排給自己或者同事定制工作計劃，并能跟蹤工作完成狀態(tài)，按時間提醒。
2.時間統(tǒng)計，此功能中員工可以查看本人或者下級員工的每月時間規(guī)劃，及時查看員工工作時間分配，及時評價，找到可以改進(jìn)之處。
3.便簽管理，在桌面上以便簽的形式顯示當(dāng)天任務(wù)，并可以執(zhí)行開始、暫停、結(jié)束操作。
4.去向管理，在日常工作中，員工可能有出差，外出辦事等情況，要求能夠在軟件平臺中方便快速的登記員工的當(dāng)前工作地點(diǎn)和外出計劃，如發(fā)現(xiàn)可以代辦事項可以幫同事代辦。
5.系統(tǒng)管理。在軟件中使用IP檢測用戶權(quán)限，根據(jù)工作部門和職位不同分配使用權(quán)限;軟件數(shù)據(jù)庫備份和載入，保證系統(tǒng)的安全性。
5 結(jié)束語
本文在研究德魯克時間管理理論的基礎(chǔ)上，以本單位員工的時間管理為切入口，提出了信息化時間管理工具的建設(shè)方法，軟件經(jīng)過科室內(nèi)部測試使用，時間管理系統(tǒng)對員工的工作時間安排和上下級溝通起到了很好的效果。使用結(jié)果表明，時間管理具有一定的科學(xué)性和隨機(jī)性，在開發(fā)工作中必須結(jié)合產(chǎn)品的實(shí)際，以高效的時間控制方法來實(shí)現(xiàn)項目的管理目標(biāo)。它不但需要項目經(jīng)理具有較高的協(xié)調(diào)能力和組織才能，還需要團(tuán)隊普通成員的積極工作態(tài)度和合作精神，這也是時間管理的關(guān)鍵所在。
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