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如何管理好項(xiàng)目中的會(huì)議
多大型的組織或公司對(duì)于會(huì)議的要求非常高，他們的項(xiàng)目經(jīng)理通過領(lǐng)導(dǎo)大型團(tuán)隊(duì)完成從軟件、金融到共用事業(yè)等各種項(xiàng)目，那么了解他們?nèi)绾喂芾頃?huì)議對(duì)你的項(xiàng)目管理有很大的幫助。
1.制定基本規(guī)則
如果假定每個(gè)人都不一定清楚項(xiàng)目和會(huì)議的目標(biāo)，那么在一開始就要建立一套規(guī)則，來管理會(huì)議和期望。實(shí)現(xiàn)設(shè)置這些規(guī)則非常重要，如果與會(huì)者都不明確具體的會(huì)議目的和期望，那么會(huì)議的效率會(huì)非常低下。
根據(jù)項(xiàng)目經(jīng)理的領(lǐng)導(dǎo)風(fēng)格和類型，應(yīng)該包含以下方面：
可以在會(huì)議中使用手機(jī)/筆記本電腦進(jìn)行其它任務(wù);
允許其它人員通過電話接入的方式參加會(huì)議;
如果沉默意味著承認(rèn)協(xié)議或政策;
尊重每個(gè)人的隱私和秘密;
對(duì)準(zhǔn)備參與會(huì)議者的水平和類型;
對(duì)會(huì)議期間每個(gè)參與者專注程度的期望;
將人與問題分開討論;
通過采用一組通用的規(guī)則，確保團(tuán)隊(duì)中的每個(gè)人都了解項(xiàng)目會(huì)議中的工作如何完成，并將你設(shè)置為領(lǐng)導(dǎo)者角色來控制整個(gè)會(huì)議議程。
2.了解會(huì)議的目的
復(fù)雜、冗長的項(xiàng)目中總是充斥著各種不同類型的大量會(huì)議，如每周狀態(tài)更新，建議的項(xiàng)目范圍變更，風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，預(yù)算狀態(tài)，人員配置核查等等。每個(gè)會(huì)議都有自己的目的和預(yù)期的結(jié)果，作為會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)者，你要確保可以清楚的說明你希望達(dá)到什么目的，當(dāng)然，在制定會(huì)議議程的時(shí)候，要根據(jù)所聲明的目的，將會(huì)議的每個(gè)主題進(jìn)行細(xì)化，會(huì)議討論的任務(wù)也需要和每個(gè)主題進(jìn)行對(duì)齊。
受邀參加會(huì)議的每個(gè)人都應(yīng)該對(duì)準(zhǔn)它的目的，如果還沒有明白，那么他就不應(yīng)該參加這個(gè)會(huì)議。對(duì)于臨時(shí)性或一次性的會(huì)議，在開始時(shí)就應(yīng)該明確的說明會(huì)議目的和預(yù)期結(jié)果，并要讓每個(gè)人都明確這一點(diǎn)，保持思維一致。對(duì)于定期會(huì)議，需要進(jìn)行定期審視會(huì)議的目的，不管是哪種類型的會(huì)議，確保每個(gè)人都記得為什么要開這個(gè)會(huì)議。
3.圍繞溝通創(chuàng)建節(jié)奏
如果你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)每周舉行會(huì)議，那么請(qǐng)至少提前幾天發(fā)送會(huì)議日程，如果議程有更新，要做好標(biāo)注，同時(shí)通過郵件或者其他方式運(yùn)行與會(huì)人員對(duì)會(huì)議日程進(jìn)行編輯或評(píng)論。
在項(xiàng)目會(huì)議上，建議在正式的小組討論之前處理可能有爭議或者需要額外解釋的問題。在這種情況下，采用電話或者電子郵件要解釋問題并收集輸入的信息。會(huì)議應(yīng)該在幾個(gè)小時(shí)內(nèi)完成，過長的議程會(huì)降低項(xiàng)目會(huì)議的效率，在會(huì)議中要注意及時(shí)分發(fā)材料，做出最終的決定，如果技術(shù)運(yùn)行，對(duì)會(huì)議進(jìn)行錄音或錄像。
4.圍繞后續(xù)行動(dòng)設(shè)定期望
在項(xiàng)目會(huì)議中，需要通過形成最終的結(jié)論才允許會(huì)議結(jié)束，在會(huì)議結(jié)束之前，需要在會(huì)議記錄中寫下要做什么，誰來做，什么時(shí)候完成。如果不這樣做的話，意味著還要再次舉行會(huì)議，談?wù)撏瑯拥氖虑椋瑳]有人希望這樣做。通過明確的確定這些任務(wù)，項(xiàng)目經(jīng)理可以清楚的知道項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)接下來需要做什么，你需要持續(xù)的對(duì)任務(wù)進(jìn)行監(jiān)控，通過這種方式來表示這些任務(wù)很重要。
5.知道什么時(shí)候聽，什么時(shí)候說
在一個(gè)團(tuán)體環(huán)境中，你總會(huì)有抵抗說話的沖動(dòng)，而且在討論中，很容出現(xiàn)偏離主題的討論。有的時(shí)候，會(huì)議中說話太多的領(lǐng)導(dǎo)者很容易幫倒忙，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)才是真正沖在第一線的人，他們才是在戰(zhàn)壕里獲取第一手資料的人。項(xiàng)目經(jīng)理需要收起自我崇拜的心里，虛心聽取他們的建議。
項(xiàng)目經(jīng)理在這里的工作是讓與會(huì)人員充分的討論和表達(dá)他們的愿景，讓團(tuán)隊(duì)的集體智慧來形成最好的結(jié)論。在會(huì)議中要注意觀察趨勢(shì)，看項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是否始終圍繞會(huì)議目標(biāo)在進(jìn)行討論，一旦出現(xiàn)偏離軌道的現(xiàn)象，要及時(shí)進(jìn)行調(diào)整，在控制和指導(dǎo)之間保持平衡。
此外，需要設(shè)置“沉默表示同意”的預(yù)期，所以，當(dāng)你做出決定或聲明的假設(shè)時(shí)，如果沒有人提供更多的意見或輸入信息，那么據(jù)此決定來避免讓團(tuán)隊(duì)承擔(dān)的責(zé)任，也避免無法獲取足夠反饋的困境。
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