文秘必須掌握的公文寫作提速方法

文秘必須掌握的公文寫作提速方法

　　公文寫作不像文學創作，可以通過生活實踐，或運用豐富思維去長時間的“陳釀”，通常需及時快速地完成，有追求應用時效性之要求。尤其是在各級領導機關表現的更為突出，各類公文要么不要，如果要就往往是要得快、催得急，文秘人員常常是加班加點開夜車，挑燈披星熬通宵，結果大多是難以快速地保證質量地完成任務，不僅有的累壞了身體，還得挨批評，常使工作陷入被動，甚者則難以在機關立足。那么，該如何提高公文寫作速度呢?筆者認為從以下幾個方面入手可為公文寫作提速。

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　　領會意圖，及時把握公文寫作的方向

　　公文寫作通常都有一定的目的和意圖，這種目的和意圖領導或交待的很清楚、或不甚明了，且多是原則性地指點或粗線條地勾畫。動筆前準確領會領導意圖，防止所寫公文脫題離綱，文不達意，是提高公文寫作速度的關鍵一步。

　　要分析清楚要素。起草公文首先要考慮行文目的。要分析清是向上級匯報還是向下級講話，是內部交流還是公開發表。其次要明確格式和文體。要弄清是上行文、平行文，還是下行文，還要弄清是請示還是報告，是匯報還是總結，是演講稿還是講話稿等等，最后還要確定人稱用語。公文是以第一人稱寫，還是以第三人稱寫，都要及時與領導溝通好、商定好，防止“失之毫厘，差之千里”，真正做到有的放矢，心中有數，少走彎路。

　　要進行換位思考。文秘人員在起草公文時需快速進入角色。首先要把自己沉入到聽眾中去。從受文對象、發送范圍切入，依聽眾的職業特點、思想狀況及平時所掌握的信息，認真分析聽眾的心里，準確判斷他們想聽什么、需要什么，尤其是聽眾迫切想知道和急需想解決的問題，更要想周全、寫到位;其次要站在講話領導的角度上。從基本觀點、解決問題入手，依領導的工作方法、思維習慣及單位近期工作動態，認真分析全局的工作，準確判斷出單位目前需解決的問題和要實現的目標。兩者相比，從中找出共同點去撰寫公文，實現公文表意達到共鳴之效果。

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　　積累資料，全力打牢公文寫作的基礎

　　公文寫作常被比喻為“來料加工”，這個來料就是日常積累的資料，資料全面詳實的程度直接決定著加工出來的“產品”的合格率，文秘人員不但要勤收集資料，還要善于積累資料，“巧婦難為無米之炊”說得就是這個道理。

　　要積累單位的資料。對單位資料的積累要盡可能地做到全面詳細，要有正面的，還要有反面的。一要積累單位的歷史資料。如單位的組建過程、名稱變更、隸屬關系、發展過程、組織沿革、人事變遷、重大事件等;二要積累單位的公文資料。如單位歷年的工作總結、工作要點、會議紀要、典型材料、重點工作、中心任務及當年的工作指標、工作要點、重大事項安排等;三要積累單位的數據資料。如單位的編制實力、現有實力、生產規模、完成指標、出口創匯、占地面積等。這些資料是公文寫作不可或缺的重要資料。

　　要積累時事政策資料。要及時收集黨和國家出臺的方針、政策及法律、法規，也要收集上級單位出臺的相關政策、法規;要及時收集黨和國家號召學習的先進典型的事跡材料，也要收集本單位、本行業的先進典型人物事跡;要及時收集黨和國家為本行業提出的發展方向，也要收集本單位超前發展的理念、層出不窮的新鮮詞匯。這些資料皆可在一些公文中直接引用或套用。

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　　模仿范文，快速打造公文寫作的精品

　　模仿范文進行公文寫作是公文寫作者入門的有效捷徑，也是提高公文寫作速度、出精品的必然之路，正如古人所言：“熟讀唐詩三百首，不會作詩也會吟”，更何況我們每一個人都不可能有大文豪、大作家那樣登峰造極、出神入化的手段。

　　模仿固定格式的公文。公文在長期的使用及不斷的演變和規范過程中，漸漸形成了固有模式和一些特殊要求，其中部分公文還具有了相對固定的格式，如命令、通知、請示等，這類公文有著固定的開頭用語、過渡用語及結束用語，這些用語就像組成了一個雕刻精細的書架，只要隨時填入相應的內容就可完美無缺。對于這類公文的寫作我們完全可以套用那些語言組織精練、結構嚴謹的現成公文來快速“移植”成文。

　　模仿單位高手的公文。所謂高手就是單位的“大筆桿子”，他們在長期的公文寫作實踐中，積累了豐富的寫作經驗，具備了較深的理論造詣，且單位的一些公文皆是其殫精竭慮、廢寢忘食的結晶，具有極佳的形式和模式，堪稱范本;同時，單位的大筆桿子還十分熟悉本單位領導的特點和習慣。向他們學習，可以迅速掌握公文的起草程序、格式規范、處理過程;模仿他們的公文，可以快速領會公文的寫作要領、技巧處理、寫作要求;另外，還可了解領導喜歡的公文風格及對公文要求的習慣。對此，要悉心學習、仔細揣摩、借鑒掌握，消化吸收成為自己的東西，努力實現公文寫作的跨躍式升級。

　　模仿名人大家的公文。魯迅講：“凡是已有定評的大家，他的作品，全部就說明著‘應該怎樣寫”，這就有力地為我們模仿公文寫作指明了方向。當然，名人大家的公文因年代、歷史等原因在格式上不一定符合現代公文的要求，但其行文的語言與文風依然耀眼奪目，是公文寫作模仿的重點，要模仿他們簡明質樸不枯燥，新穎生動不浮華，簡潔精煉的語言;要模仿他們內容充實不冗長，文章短小不空洞，嚴謹規范的文風。

　　行文至此，還需要說的是公文寫作是一種綜合能力的反映，需要公文寫作者具有較高的綜合素質，更何況我們做任何事情都不可能一蹴而就。因此，在掌握一定的公文寫作捷徑與技巧的基礎上，還需要公文寫作者勤學習、苦筆耕，厚積薄發、天道酬勤，只要以鍥而不舍的精神，頑強的毅力堅持不懈，久而久之，駕馭公文寫作的能力就會逐步形成。

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