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  • 一個(gè)稱職文秘哪些素質(zhì)

    時(shí)間:2024-08-30 17:12:13 辦公文秘 我要投稿
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    一個(gè)稱職文秘必備哪些素質(zhì)

      導(dǎo)語(yǔ):文秘以輔助決策,綜合協(xié)調(diào),溝通信息,辦文、辦會(huì)、辦事等為主要職能,是領(lǐng)導(dǎo)者、主事者的參謀和助手。文秘工作的重要性、工作的特征以及其工作的繁雜程度,決定了做一名合格的文秘需要具備許多的素質(zhì)。以下是小編為大家精心整理的一個(gè)稱職文秘必備哪些素質(zhì),歡迎大家參考!

      一、合格秘書必備素質(zhì)之一 ——基本素質(zhì)

      1、身體素質(zhì):健康的身體應(yīng)該是做好任何工作的一個(gè)重要前提。要有一個(gè)健康的體魄。身體狀況不佳的人是不能勝任秘書工作的。

      2、 心理素質(zhì):要時(shí)刻保持良好的心態(tài),心理狀態(tài)要正常,不要被情緒所左右。每一天都應(yīng)以平和的心態(tài)從事自己的工作。一個(gè)有著心理障礙的人,一個(gè)對(duì)社會(huì)充滿仇恨的人,一個(gè)喜怒無(wú)常的人是不可能做好秘書工作的。

      3、思想素質(zhì):這是更高的一項(xiàng)要求,作為現(xiàn)代社會(huì)的高級(jí)管理人員,在一個(gè)國(guó)際知名的機(jī)構(gòu)里工作,應(yīng)當(dāng)具有愛(ài)崗敬業(yè)精神、實(shí)事求是精神和開(kāi)拓創(chuàng)新精神,此外,還應(yīng)具備博大的胸懷、寬廣的視野和高度的社會(huì)責(zé)任感。

      二、合格秘書必備素質(zhì)之二——業(yè)務(wù)素質(zhì)

      1、理論知識(shí):必須認(rèn)識(shí)到理論學(xué)習(xí)的重要性,一方面要掌握扎實(shí)的基礎(chǔ)知識(shí),包括法律、外語(yǔ)、經(jīng)貿(mào)以及對(duì)業(yè)務(wù)工作有幫助的其它知識(shí)。

      另一方面也注意收集新的信息,關(guān)注的法學(xué)領(lǐng)域的新的發(fā)展動(dòng)態(tài)。

      2、實(shí)踐經(jīng)驗(yàn):要注意總結(jié)工作中好的經(jīng)驗(yàn),盡量避免走彎路,要經(jīng)常進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流,要多向有經(jīng)驗(yàn)的人學(xué)習(xí)。

      3、辦事能力:秘書工作繁雜、瑣碎,這就要求我們必須具備較高的辦事能力,無(wú)論是辦案,辦會(huì),還是處理日常事務(wù),都要注意鍛煉自己的辦事能力,提高辦事效率并應(yīng)掌握一定的辦事方法與技巧。

      三、合格秘書必備素質(zhì)之三——文化素質(zhì)

      1、社會(huì)科學(xué) 學(xué)好專業(yè)知識(shí)應(yīng)是起碼的要求,而懂得一點(diǎn)文史哲,具備一定的文化素養(yǎng),也很有必要,可陶冶人生情趣,亦可對(duì)工作有所裨益。

      2、自然科學(xué):仲裁、調(diào)解案件五花八門,常常要涉及自然科學(xué)的有關(guān)知識(shí),如機(jī)械設(shè)備,建筑工程,醫(yī)藥化學(xué)等。一方面,我們平時(shí)要注意積累;另一方面,在辦理這方面的案子過(guò)程中,也要從中學(xué)一學(xué)這方面的知識(shí)(本文來(lái)自美文網(wǎng))。

      3、外語(yǔ):秘書在辦理的案件中,涉外案件占有很大的比例,經(jīng)常涉及外國(guó)當(dāng)事人,對(duì)外交往中,無(wú)論是書面的,還是口頭的,都要經(jīng)常運(yùn)用外語(yǔ)。要使自己成為既懂業(yè)務(wù)又懂外語(yǔ)的,“兩條腿走路”的人才。

      四、合格秘書必備素質(zhì)之四—— 掌握一定的工作原則、方法和藝術(shù)

      作為現(xiàn)代社會(huì)的秘書人員或管理人員,我們應(yīng)該學(xué)會(huì):堅(jiān)持工作原則,運(yùn)用工作方法,講究工作藝術(shù)。為此,我們要做到以下幾點(diǎn):

      1、要協(xié)調(diào)好各種關(guān)系:

      包括與本部門的領(lǐng)導(dǎo)之間,同事之間;與仲裁員/調(diào)解員之間的關(guān)系;與當(dāng)事人的關(guān)系,與律師的關(guān)系;與有關(guān)部門的關(guān)系等。在協(xié)調(diào)與本部門領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系時(shí),要作到尊重領(lǐng)導(dǎo),維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威信,適應(yīng)領(lǐng)導(dǎo)的工作習(xí)慣、工作方法、工作風(fēng)格以及工作特點(diǎn)。對(duì)待當(dāng)事人要熱情周到,莊重大方,言行得體,不卑不亢,樹(shù)立良好的部門形象。不要擺出官僚衙門的作風(fēng),也不要沾染市儈的習(xí)氣。此外,要注意與有關(guān)部門建立和保持良好的工作關(guān)系,如外貿(mào)部門,商檢機(jī)構(gòu),會(huì)計(jì)師事務(wù)所等。這對(duì)于我們搞好工作也是大有好處的。

      2、要掌握理事藝術(shù)

      (1)工作要有計(jì)劃 ;(2)養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣:今日事今日畢,能馬上辦的決不要等一會(huì)兒再辦,一件事情要一抓到底,不要半途而廢。

      目標(biāo)明確,有始有終;始終把握工作的中心:工作安排要主次分明,不能“眉毛胡子一把抓”,重要的事先辦,急事先辦,及時(shí)處理;對(duì)大事要高度重視,一抓到底,而相對(duì)來(lái)說(shuō)不太重要的事則可以放后緩辦。

      3、要有較高的說(shuō)、寫能力, 即語(yǔ)言表達(dá)能力和文字寫作功夫, 這也是做好秘書工作必須具備的。

      在實(shí)際工作中,都體會(huì)到,秘書工作涉及到的關(guān)系方方面面,既有人,又有事,千頭萬(wàn)緒,林林總總。然俗語(yǔ)到:“千條線,一根針”,我們就是這根“針”,運(yùn)用得好,你會(huì)有條不紊,游刃有余;運(yùn)用不好,你會(huì)手忙腳亂,焦頭爛額。

      五、合格秘書必備素質(zhì)之五——良好的心態(tài)

      文秘是個(gè)讓人歡喜讓人憂的職位,雖然有風(fēng)光的時(shí)候,但更多的是受苦受累。有人形象地將秘書崗位比喻為人體的胃,每天要容納各種酸甜苦辣的食物,并根據(jù)人體所需的營(yíng)養(yǎng)成分,將經(jīng)過(guò)消化過(guò)濾后的精華輸送到需要的地方,同時(shí)還要排除其糟粕。因此有人說(shuō),秘書決不是什么人都能干的,真可謂當(dāng)秘書難,當(dāng)稱職的秘書更難。

      因而,做一名合格的秘書,除了要具備以上的素質(zhì)之外,更重要的是要擺正自己的心態(tài)。古曰“天降大任于斯人也,必先苦其心志,勞其筋骨,餓其體膚,空乏其身,行拂亂其所為,增益其所不能。” 遇到挫折時(shí)應(yīng)進(jìn)行冷靜分析,從客觀、主觀、目標(biāo)、環(huán)境、條件等方面,找出受挫的原因,采取有效的補(bǔ)救措施。樹(shù)立一個(gè)辯證的挫折觀,經(jīng)常保持自信和樂(lè)觀的態(tài)度,要認(rèn)識(shí)到正是挫折和教訓(xùn)才使我們變得聰明和成熟,正是失敗本身才最終造就了成功。學(xué)會(huì)自我寬慰,能容忍挫折。要心懷坦蕩,情緒樂(lè)觀,發(fā)奮圖強(qiáng)。善于化壓力為動(dòng)力,改變內(nèi)心的壓抑狀態(tài),以求身心的輕松,從而讓目光面向未來(lái)。

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