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秘書從業(yè)經(jīng)驗(yàn)職業(yè)素養(yǎng)指導(dǎo)：簽字儀式
導(dǎo)語：秘書崗位是與領(lǐng)導(dǎo)崗位相伴生的，有了領(lǐng)導(dǎo)才有秘書的存在。秘書與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系是一種有別于同事關(guān)系的特殊關(guān)系。這種關(guān)系處理的好壞事關(guān)全局工作的開展和秘書工作的成敗。下面和小編來看看秘書從業(yè)經(jīng)驗(yàn)職業(yè)素養(yǎng)指導(dǎo)：簽字儀式。希望對(duì)大家有所幫助。
1.簽字的準(zhǔn)備工作
⑴布置好簽字廳
要莊重、整潔、清靜。
室內(nèi)應(yīng)滿鋪地毯，正規(guī)的簽字桌應(yīng)為長(zhǎng)桌，其上最好鋪設(shè)深綠色的臺(tái)呢布。
簽字桌應(yīng)橫放于室內(nèi)，在其后可擺放適量的座椅。
簽署雙邊性合同時(shí)，可放置兩張座椅，供簽字人就座。
簽署多邊性合同時(shí)，可以僅放一張座椅，供各方簽字人簽字時(shí)輪流就座。
也可以人每位簽字人提供座椅。簽字人就座時(shí)，一般應(yīng)面對(duì)正門。
⑵在簽字桌上，循例應(yīng)事先安放好侍簽的合同文本以及簽字筆、吸墨器等簽字時(shí)所用的文具。
⑶與外商簽署涉處商務(wù)合同時(shí)，還需在簽字桌上插放有關(guān)各方的國(guó)旗。
插放國(guó)旗時(shí)，在其位置與順序上，必須按照禮賓序列。例如，簽署雙邊性涉外商務(wù)合同時(shí)，有關(guān)各方的國(guó)旗需插放在該方簽字人座椅的正前方。
2.簽字時(shí)的座次安排
⑴簽署雙邊性合同
應(yīng)請(qǐng)客方簽字人在簽字桌右側(cè)就座，主方簽字人則應(yīng)同時(shí)就座于簽字桌左側(cè)。
雙方各自的助簽人，應(yīng)分別站立于己方簽字人的外側(cè)，以便隨時(shí)對(duì)簽字人提供幫助。
雙方其他隨員，可以按照一定順序在己方簽字人的正對(duì)面就座。也可依照職位的高低，依次自左至右(客方)或是自右至左(主方)列成一行，站立于己方簽字人的身后。
當(dāng)一行站不完時(shí)，可按照以上順序并遵照“前高后低”的慣例，排成兩行三行或四行。
原則上，雙方隨員人數(shù)，應(yīng)大體上相當(dāng)。
⑵簽署多邊性合同
一般僅設(shè)一個(gè)簽字椅。
各方簽字時(shí)，須依照有關(guān)各方事先同意的先后順序依次上前。
助簽人應(yīng)隨之一同行動(dòng)。在助簽時(shí)，依“右高左低”的規(guī)矩，助簽人應(yīng)站立于簽字人的左側(cè)。
有關(guān)各方的隨員，應(yīng)按照一定的序列，面對(duì)簽字桌就座或站立。
3.對(duì)待簽合同文本的要求
⑴依照商界的習(xí)慣，在正式簽署合同之前，應(yīng)由舉行簽字儀式的主方負(fù)責(zé)準(zhǔn)備待簽合同的正式文本。
應(yīng)會(huì)同有關(guān)各方一道指定專人，共同負(fù)責(zé)合同的的定稿、校對(duì)、印刷與裝訂。
按常規(guī)，應(yīng)為在合同上正式簽字的有關(guān)各方，均有供一份待簽的合同文本。必要時(shí)，還可再向各方提供一份副本。
⑵簽署涉處商務(wù)合同
按照國(guó)際慣例，待簽的合同文本，應(yīng)同時(shí)使用有關(guān)各方法定的官方語言。
此外，亦可同時(shí)并用有關(guān)各方法定的官方語言。
⑶待簽的合同文本
應(yīng)以精美的白紙印制而成，按大八開的規(guī)格裝訂成冊(cè)，并以高檔質(zhì)料如真皮、金屬、軟木等作為封面。
4.簽約的程序
簽字儀式的正式程序一共分為四項(xiàng)，它們分別是：
⑴簽字儀式的正式開始
有關(guān)各主要人員時(shí)入簽字廳，在既定的位次上各就各位。
⑵簽字人正式簽署合同文本
通常的做法是，首先簽署己方保存的合同文本，接著再簽署他方保存的合同文本。
商務(wù)活動(dòng)規(guī)定：每個(gè)簽字人在簽署己方保留的合同文本上簽字時(shí)，按慣例應(yīng)當(dāng)名列首位。因些，每個(gè)簽字人均應(yīng)首先簽署己方保存的合同文本，然后再交由他方簽字人簽字。這一做法，在禮儀上自負(fù)盈虧為“輪換制”。它的含義是在位次排列上，輪流使有關(guān)各方均有機(jī)會(huì)居于首位一次，以顯示機(jī)會(huì)均等，各方平等。
⑶簽字人正式交換已經(jīng)有關(guān)各方正式簽署的合同文本
此時(shí)，各方簽字人應(yīng)熱烈握手，互致祝賀，并相互交換各自一方剛才使用過的簽字筆，以示紀(jì)念。
全場(chǎng)人員應(yīng)鼓掌表示祝賀。
⑷共飲香檳酒互相道賀。
交換已簽的合同文本后，有關(guān)人員，尤其是簽字人當(dāng)場(chǎng)干一杯香檳酒，是國(guó)際上通行的用以增添喜慶色彩的做法。
在一般情況下，商務(wù)合同在正式簽署后，應(yīng)提交有關(guān)方面進(jìn)行公證，此后才正式生效。
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