公文的結構順序排列方法
在公文語段中，邏輯混亂、條理不清、語意模糊的現象時而可見，究其原因，常常是思路不暢、句序不順。它不僅打亂了閱文者的線性思維，給閱文者對公文內容的輕松理解帶來困難，而且影響了公文主旨的明確表達。
公文的結構順序常見的有：時間順序、空間順序、邏輯順序。往往采用歸納式、演繹式的邏輯思維方法，對材料由概括到具體、由現象到本質、由整體到局部進行安排，形成了固有的三種主要結構模式：縱向式、橫向式、縱橫結合式。下面，筆者從黨政機關的工作實際出發，試結合一些范文或病文，談談有關公文句序排列的技巧，供同行們參考。
一、根據工作職能的主次地位安排句序
公文寫作的本質表明：機關管理職能決定文字表現形式，文字表現形式是為機關管理職能服務的。公文是為黨政機關、企事業單位、人民團體機關工作服務的，其公文語句的順序，當然只能按照各自機關工作職能的特點，根據工作職能的主次地位來安排。如某省地稅局在一份指示性通知中指出：
為了確保全年任務的圓滿完成，各級地稅機關要采取有效措施，加強征管，落實好組織收入工作的各項措施。一是要推行科學化、精細化管理，管住稅源;二是要抓住重點，加強稅收征管工作;三是要采取有效措施，積極壓縮欠稅;四是要進一步加大稽查力度，打擊偷稅、逃稅等涉稅違法犯罪行為。各級地稅機關要在當地黨政部門的領導下，進一步強化部門協稅護稅，進一步提高收入質量，增強組織收入工作的后勁。
這段話采用演繹法，先提出“要落實好”各項措施，然后具體寫“怎樣落實好”，其順序特點是“先總后分”。“總說”部分先講目的，后提任務。“分說”部分按“從內到外”的順序來排列：寫“內部”，按照地稅工作“管住稅源——加強征管——壓縮欠稅——打擊犯罪”等四項職能的主次來安排句序;寫“外部”，強調“要在當地黨政部門的領導下”進行。特別是“內部”這一塊，沒有稅源，就沒有稅收，就不必征管，這是關鍵的關鍵。有了稅源，征管就是最主要的工作，壓縮欠稅是第二位的，違法的畢竟是少數，打擊涉稅違法可以擺在第三位。本語段從主到次，依次推進，邏輯緊密，句序清楚。
但如果寫作時不注意，就容易出現句子排序上的毛病，譬如某市監察部門在工作匯報中寫道：
我室的主要任務是查處違法違紀案件，為了加大查處的力度，我們認真研究了工作方法措施，一是發揮團隊精神，充分發揮集體的智慧，突破大案、要案;二是實行調查組長責任制;三是重調查，重證據;四是抓住重點，集中力量突破疑難案件。由于我們做到了以上幾點，提高了辦案的效率和質量。
這段話從整體上來說，是按照“要做什么(任務)——為什么要做(目的)——怎樣做的(做法)——做得怎樣(效果)”的思路排列的，但段落中“工作方法措施(做法)”的排列有一定的隨意性，缺乏必要的邏輯聯系。有4個方面值得商榷和修改：
1.句序排列不當。原文中“一是……”到“四是……”4句，其排列順序可概括為“突破大案要案——明確責任——掌握政策——突破疑難案件”。其中“明確責任”是查處案件的制度保障，“掌握政策(重調查、重證據)”是查處案件要堅持的原則，即不管是查處一般案件，還是大案要案、疑難案件，都離不開這些制度保障和原則，可列為段首一、二句。2.內容欠全面。從監察室的職能來看，原文漏掉了最基本的也是最主要的職能：查處一般案件。3.句式長短不一。四個句子中，最長的15個字，最短的僅6個字，句子排列不美觀，也不便于對句序的記憶。4.原文的末句“由于我們做到了以上幾點，提高了辦案的效率和質量”， 語氣平淡，工作成效顯得平平，公文主旨不夠突出。擬作如下修改：
我室的主要任務是查處違法違紀案件，針對往年一般做法的局限，我們改進了工作措施，加大了查處力度：一是實行調查組長責任制，明確責任(明確責任);二是重調查，重證據，逐一落實各個案件(以一般案件為主);三是發揮集體智慧，重點查處大案要案(大案要案);四是抓住難點，集中力量突破疑難懸案(疑難懸案)。
修改后的語段，有以下優點：
第一，理清了句序。按照“明確責任——一般案件——大案要案——疑難懸案”的'順序，也就是按照工作任務由大到小、工作難度由小到大的順序來安排句子。“落實責任”是基礎，“一般案件”是主體，“大案要案”是重點，“疑難案件”是關鍵。逐層遞進，步步深入，內容全面，闡述清楚。
第二，優化了句式。充實了句子內容，使各個句子句式大致整齊，語法結構相似，近似排比，鏗鏘有力;加之語氣一致，便于記憶。
第三，調整了語段結構。“任務——做法——效果”是使用頻率最高的基本結構形式，但在沒有具體數據或事實說明“效果”的情況下，不如將其刪去或合并。本語段改用“總述——分述”結構形式，突出了工作“做法”，正符合上級聽匯報的要求。
二、按照工作進程的先后安排句序
按照工作進程，也就是按照時間順序。我們在對某項工作進行決策之后需要安排部署時，經常使用指示性或實施性的意見、通知;對上級匯報某項工作實施進展情況時，常常運用階段性總結、工作匯報、經驗介紹、政務信息等文種，這些內容相對單一的公文，適用于按照工作進程來排序。如××日報社紀委一份經驗總結的一個語段：
履行職責，做好干部人事工作的監督。今年5月，報社黨委根據中央《干部選拔任用工作條例》和市委的若干規定，進行第四輪中層干部競聘上崗和員工雙項選擇工作。報社紀委從5月22日召開動員大會開始，先后對自薦推薦、資格審查、競聘演說、民主測評、組織考察、公示到最終聘任等六個程序進行全程監督，確保了整個過程的公開、公平、公正，透明、規范、有序。6月份，報社平穩順利地完成了干部聘任工作，××名業務骨干走上新的中層領導崗位，×××名員工完成了自己新一輪崗位的選擇，初步實現了人適其崗、人盡其才、才盡其用的目標。
工作進程排序法，條理清晰，事物發生、發展、變化的過程一目了然，符合人們認識事物的習慣，便于領導者考慮下一步的決策。
三、按照工作職能的邏輯順序安排句序
所謂邏輯順序，就是人們認識客觀世界的具有規律性的順序，如工作職能各個環節之間的必然聯系、原因和結果、發展規律、變化趨勢等。例如，××市人民政府《關于加強防汛工作的通知》中對防汛工作安排的第二條是：
全面落實各項防汛措施，做到萬無一失。各縣區人民政府、市政府各部門要對前期防汛各項準備工作進行全面檢查，做到組織、工具、物料、技術、人員五落實。要積極儲備防汛物料和設備，嚴加管理。要進一步強化防汛隊伍，加強防汛實戰演練，提高搶險技術水平，并時刻處于待命狀態，隨時聽從調遣。要抓緊搶修加固險工險段，對重點部位要責任到人，嚴防死守。
這個句群緊緊圍繞防汛工作職能，采用“縱橫結合式”排序法。段首提出任務說明“要干什么”，接著說明“怎樣干”(是縱向排列)——“檢查、落實、管理、演練、固險”(是橫向排列)。而這五個方面的工作也有一定的邏輯順序，首先是要“檢查”，通過檢查才能了解是否已經“落實”，只有落實了情況，才能有針對性地解決問題(是縱向排列);物料設備要嚴加“管理”，人員要演練待命，險段要修固，重點部位要嚴防死守(是橫向排列)。雖然交錯變化，但有條不紊。
排列句序雖較簡單，但如果缺乏排序的意識，稍不注意就可能出現疏漏，如×市統計局工作總結中的一段話：
在市統計局，任何一筆數據的產生，都要經過采集、加工、審核、上報、發布的嚴格流程，重要的數據還必須接受社會各界的開門評估，并在內部實行數據質量崗位責任制和過錯糾正制，從而使得各項宏觀大數沒有出現趨勢性差錯，得到了各界的認同。
一般來說，認識、舉措、指導思想、總體要求等，應排在“做法”之先，以形成“認識(舉措)——做法——效果”的“句鏈”，沒有決策，哪有行動呢?但這個語段卻把“做法”列在“舉措”之先，不符合工作職能的邏輯關系。另外，原因與結果之間也缺乏必然聯系。數據的產生“要經過”、“必須接受……并實行(制度)”等都是對工作提出的要求和規定，僅有這些要求和規定未必能產生“不出大差錯”的結果，只有通過正確的實踐才能做到這一點。因此，要將“實行數據質量崗位責任制和過錯糾正制”提前到段首，并將“要、必須”等詞語改成“實行了、經過了、接受了”等表示已經進入實踐程序的詞語。
可修改如下：
在市統計局，實行了數據質量崗位責任制和過錯糾正制，任何一筆數據的產生，都經過了采集、加工、審核、上報、發布的嚴格流程，重要的數據還接受了社會各界的開門評估，從而使得各項宏觀大數沒有出現趨勢性差錯，得到了社會各界的認同。
四、依據領導者決策的心理習慣安排句序
為加快閱文速度，提高辦事效率，閱文者往往有一種心理要求而形成的習慣，比如，同是涉及工作經費問題，在不同的文體中會有不同的句序排列要求。
(一)在工作方案、經費預算報告、可行性分析報告等文種中，經費總額宜排列于語段之首。因為這類公文的作用是幫助領導者決策，而領導者從整體和全局出發，首先考慮的是“要多少錢”的問題，然后才是“為什么要這些錢”和“這些錢怎么用”的問題。如：
工作經費問題。2011年經濟普查結果顯示，全省有服務業法人單位× ×萬個，產業活動單位× ×萬個，個體經營戶× × ×萬家。共涉及× ×大門類××個大類× × ×個行業小類，工作量相當繁重，還有相應的宣傳發動、專干培訓、報表印刷、軟件開發、數據處理等一系列工作要做。按照分級負責的原則，服務業統計調查所需經費由同級財政負擔，列入同級財政預算。經初步預算，省本級每年大約需要經費×× ×萬元。
經過修改，將經費總額提到段首，內容進行了提旨歸納，并刪去不必贅述的有關政策規定，主旨更加顯現突出，更符合閱文者的閱文心理和閱文習慣。
工作經費問題。經初步預算，省本級每年大約需要經費×××萬元。其緣由主要有三點：一是統計對象牽涉廣，據2007年經濟普查結果顯示，全省有服務業法人單位× ×萬個，產業活動單位××萬個，個體經營戶× × ×萬家，共涉及× ×大門類××個大類×× ×個行業小類。二是工作程序多、要求細，包括宣傳發動、專干培訓、上戶登記、逐級審核、質量抽查和數據處理等一系列工作。三是配套費用較大，包括報表印刷、戶外宣傳、設備維修、軟件開發等。以上經費，擬請按規定列入本級財政預算。
(二)在請求批準撥付經費的請示中，宜將所需經費總額寫在文尾。如某市民政局在請求緊急撥付救災資金的請示中寫道：
在財力緊張的情況下，我市市、縣兩級財政共緊急籌撥救災專項資金×××萬元，但由于受災面積大、災區人口多、災情嚴重，遠遠不能解決受災群眾的急難。為此，我們除繼續發動群眾生產自救和各縣財政支持外，懇請省民政廳緊急撥付給我市受災救濟款×××萬元。
在請示中，文尾的最末一句話是最顯眼的位置，經費總額寫在這兒最醒目，給領導者閱文和會議辦文提供了便捷。一般來說，在“經費總額”之后，不要為表達對上級的尊敬寫一些恭維話和懇求語，也不要為領導出謀劃策談經費的來源和安排，更不要強調此項工作的重要性，以引起領導的重視和關注。且不說這些話是不是畫蛇添足，就其所在的位置，就足以掩蓋公文主旨的表達。當然，按照慣例，另起一行之后應寫上“當否，請批準”、“可否，請批示”之類的請求語。
五、對內容復雜的句群，通過提煉主旨來顯現句序
一個語段由一個或幾個句群組成，而一個句群，雖然由若干句子組成，卻都表述一個中心，句序必然圍繞這一中心問題來安排。如果抓住了句群的中心，就抓住了要害，對句序的認識就會由暗到明。有的撰文者在公文中雖然羅列了大量的素材(情況、問題、做法、效果)，但沒有對這些感性材料進行理性分析，并提煉歸納出相應的觀點，一時是很難分清句序的。如下例：
影響工程進展的主要原因，第一，××大學×××學院因缺少資金至今仍未恢復施工;第二，××機場擴建在五月底開工，××公路計劃在10月份開工，今年計劃新開工建設的11個工程項目，大部分仍在做前期準備工作。第三，工程報批報建時間長，征地拆遷難，以地霸x、強行參工參運、阻工鬧事現象屢禁不止，嚴重影響了工程進度。
我們如果能對這些情況及結果進行分析，也許就會找到問題的癥結。這一語段的主旨是尋找影響工程進展的“原因”。原文中前兩個問題都是反映進展緩慢的情況(××學院未恢復施工、新項目長期準備)，我們從中可以歸納出隱含的原因：“資金未到位”，這是主因;其次，“投資環境差”可分兩個方面，即內環境(報建手續復雜，審批效率低等引起的“工程報批報建時間長”)和外環境(征地拆遷難、阻工鬧事多等)，建議修改如下：
影響工程進展的主要原因：第一，資金到位難。目前資金到位率僅占預算的××%，因此× ×大學× × ×學院至今仍未恢復施工，× ×機場擴建等11個計劃今年新建的項目，80%仍停留在前期準備階段。第二，報批報建時間長。一般都要×個月以上。第三，外部環境差。征地拆遷難，以地x工、強行參工參運、阻工鬧事現象屢禁不止等。
經過提煉、增刪、歸并、分類，以上語段內容充實了，分旨明確了，句序也隨之準確、清晰地劃分開來。
總之，句序的正確排列對于公文的語篇建構和意思的表達有著重要的作用，不同的句序即可造成不同的表達效果。因此，在寫作時，為了追求最佳的表達效果，我們完全可以在句子的排列順序上多下點功夫。
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