項目管理的四步走

項目管理的四步走

　　您可能已經(jīng)知道在您的企業(yè)中的某些項目的定位不是很成功，但這些項目仍然在消耗資金和相關(guān)的人員配置。

　　當(dāng)您評估您的項目當(dāng)前的運行狀態(tài)時，您是否有專門留意到如下這些跡象?

　　·關(guān)鍵問題持續(xù)存在，但一直沒有得到解決。項目管理者聯(lián)盟

　　·項目范圍不斷變化。

　　·盡管一直在努力試圖趕上工作進(jìn)度，但該項目的實際運作狀況一直落后于原計劃。

　　·競爭性的交付分散了您的注意力。

　　如果上述問題的答案皆為肯定的，那么，現(xiàn)在可能是時候采取相關(guān)措施以減少您的損失了：終止這些項目，或者至少要從根本上進(jìn)行結(jié)構(gòu)性的調(diào)整。您比任何人都清楚，繼續(xù)投資于不好的項目不會有任何意義。因為花再多的錢也無法從根源上解決這些項目的困境。

　　要制定出一套行之有效的應(yīng)對策略，您可以試著針對這些項目做如下幾個方面的分析：

　　·還有哪些地方可以挽救?

　　·除了時間和剩下的預(yù)算，還有什么是可交付的?

　　·您有沒有更適合的領(lǐng)導(dǎo)人員來成功地完成這些項目?轉(zhuǎn)自項目管理者聯(lián)盟

　　·原定的計劃是否真的切實可行?

　　·您和您的管理團(tuán)隊是否竭盡所能的支持了該項目按原計劃的實施?

　　如果利用余下的預(yù)算，部分或所有的項目都還可以挽救并按時交貨;或者如果有合適的領(lǐng)導(dǎo)人出面督導(dǎo)這些項目;又或者說如果新的計劃是切實可行的，而且管理層將繼續(xù)支持該項目。那么，如下四個步驟將幫助您重新獲得主動權(quán)，并最終帶來項目的成功。這些步驟其實是最基本的阻止和處理，但其背后包括了更多更重要的具體細(xì)節(jié)：執(zhí)行和重點項目團(tuán)隊的努力將決定該項目是否能夠復(fù)蘇，并最終取得成功。

　　1、局勢評估

　　盡可能多的收集關(guān)于項目當(dāng)前運行狀態(tài)的信息。利用這些數(shù)據(jù)幫助您作出明智的，關(guān)于下一步將會發(fā)生什么的決定。在這個階段，不要害怕出現(xiàn)的問題比答案多，這是很正常的。關(guān)鍵是要能夠提出正確的問題，以獲得對項目當(dāng)前狀態(tài)的準(zhǔn)確的定位。下面的幾個問題是您在解決關(guān)鍵數(shù)據(jù)時需要收集的切入點：

　　·交貨日期的重要程度怎樣?

　　·哪些功能是交付日期明確要求的?

　　·哪些任務(wù)已經(jīng)完成，哪些任務(wù)尚未解決?

　　·項目的相關(guān)人員是否愿意改變工作的范圍、時間和預(yù)算?

　　最后一個關(guān)于項目相關(guān)變化的問題至關(guān)重要。因為其涉及到了目前企業(yè)運行中的相關(guān)人員及制定的政策。即使明知肯定會面臨失敗，人們也很難接受改變。除非這些改變會給他們和他們的團(tuán)隊帶來直接的好處。而對于有機(jī)會恢復(fù)的項目，人們其實是期望有所改變的，特別是對于那些‘關(guān)鍵利益相關(guān)者 ’來說更是如此。

　　當(dāng)收集到了有關(guān)該項目當(dāng)前運行狀態(tài)的數(shù)據(jù)之后，不要忘記征求當(dāng)前團(tuán)隊的意見，咨詢一下他們哪里出了問題。您可能很容易忽略他們的意見，因為畢竟是他們的原因才導(dǎo)致了項目目前的運行不利狀況。事實上，每個人都可以為您提供項目為何會形成目前的狀態(tài)的相關(guān)啟示。與關(guān)鍵團(tuán)隊成員 進(jìn)行深入的接觸，并了解糾正當(dāng)前情況的建議。

　　2、為項目的恢復(fù)而組建團(tuán)隊小組

　　項目的每一個參與者，上至項目執(zhí)行管理者、利益相關(guān)者，下至項目團(tuán)隊成員都必須承認(rèn)目前的項目存在問題，需要加以改正。他們還需要接受的觀點包括，現(xiàn)有的項目計劃和項目交付方式是有缺陷的，需要加以調(diào)整。如果他們不接受上述這些事實，他們可能會抵制恢復(fù)所需采取的相關(guān)步驟措施。

　　一旦每個人都接受了項目運行需要改變的觀念，那么就該針對目前的狀態(tài)制定出切實可行的交付時間表。同樣還必須確立項目成功和恢復(fù)控制的相關(guān)指標(biāo)。如果您有項目開始時的相關(guān)數(shù)據(jù)資料，那么您可能需要制定一個新的數(shù)據(jù)庫。

　　項目的管理團(tuán)隊和項目經(jīng)理在負(fù)責(zé)項目的恢復(fù)期間需要營造一個支持全體團(tuán)隊成員的環(huán)境。制定出切實的目標(biāo)，并為團(tuán)隊成員提供他們所需要的空間、設(shè)備和培訓(xùn)以促使項目的成功。

　　最后，重要的是要充分利用項目恢復(fù)為全體成員所帶來的新的工作勢頭和各項新的動力優(yōu)勢。這有利于每一位項目參與者都集中精力并彼此鼓舞。這將保證項目小組全體成員都鼓足干勁，而不會覺得僅僅是為了利益相關(guān)者的所需而執(zhí)行任務(wù)。

　　3、為項目的恢復(fù)而制定一個計劃

　　將恢復(fù)的項目 視為一個新的項目，從而將其與舊的項目分開。圍繞這一新項目的成功 交付，需要制定出新的工作范圍和新的標(biāo)準(zhǔn)。新的工作范圍可能需要您確定該項目是否擁有恰當(dāng)?shù)馁Y源或權(quán)利，甚至還需要您重新選擇團(tuán)隊中的相關(guān)工作成員。

　　根據(jù)項目新的工作范圍，項目經(jīng)理和項目團(tuán)隊?wèi)?yīng)該制定出一個明確的、切實的流程圖，以實現(xiàn)這些目標(biāo)。在這次計劃的主要區(qū)別是，它絕不能失敗。其同時也將受到更大的管理監(jiān)督。因此，在每一個較短的時間內(nèi)都制定一個有里程碑意義的中短期目標(biāo)，以確保項目的最終成功也將是至關(guān)重要的。并且，如果有必要的話，這些中短期目標(biāo)也是允許修改的。中短期的里程碑將提供寶貴的數(shù)據(jù)，以確定該項目早期的良性運行。

　　4、計劃執(zhí)行的博弈

　　隨著新的計劃的制定完成，是時候開始設(shè)計正式的業(yè)務(wù)階段了。請記住，在執(zhí)行過程中，不僅僅只是項目的執(zhí)行成員需要對項目負(fù)責(zé)。從管理層下到每個團(tuán)隊成員 都必須要有責(zé)任掛鉤。所有的項目方方面面，從環(huán)境到各種支持，在任何時候都需要同步，每個團(tuán)隊成員都需要知道他們在該項目中具體是負(fù)責(zé)什么，直至該項目的成功恢復(fù)。

　　為了確保每個人在項目的恢復(fù)過程中對整個項目的了解都是同步的，該項目就需要有明確的、內(nèi)容豐富和頻繁的溝通。明確定義您團(tuán)隊的溝通計劃、信息將如何傳播、緊急事項將如何處理、以及重要決定將如何作出。

　　鑒于計劃和項目新增的相關(guān)審議，團(tuán)隊需要能夠隨時提供最新的數(shù)據(jù)，以顯示對項目改進(jìn)的控制將是非常關(guān)鍵的。這些數(shù)據(jù)也可以讓您迅速改正任何明顯的麻煩問題。

　　要使一個失敗的項目重新回到正軌不是件容易的事。它需要持續(xù)的努力、把握重點、堅守承諾和客觀性。在項目恢復(fù)的過程中也沒有個人議程的時間。如何針對該項目最好的看到問題并采取相關(guān)行動是對每個團(tuán)隊成員的要求。

　　同樣重要的是不要無視每個團(tuán)隊成員所面臨的壓力。確保對每個團(tuán)隊成員都要有積極的關(guān)注。團(tuán)隊在埋頭于手頭的工作重點的同時還需要有輕松活潑的氛圍。

　　當(dāng)該項目成功交付之后，慶功宴上要肯定每一個團(tuán)隊成員的努力。最后，要從這次項目的成功恢復(fù)總結(jié)經(jīng)驗教訓(xùn)，好使您和您的企業(yè)不必再次進(jìn)行項目恢復(fù)的工作。對警告標(biāo)志要高度警惕并迅速行動，果斷作出更正，以確保項目在其生命周期內(nèi)一次性成功交付。

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