基本的辦公自動化

時間：2024-10-03 23:39:11 海玲辦公自動化我要投稿

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基本的辦公自動化

　　隨著社會的發(fā)展，科技越來越發(fā)達，未來減輕大家工作，許多辦公都出現(xiàn)了辦公自動化，什么是辦公自動化，下面跟著小編一起來了解一下吧！

　　定義：

　　辦公自動化（Office Automation，簡稱OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機技術結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。辦公自動化沒有統(tǒng)一的定義，凡是在傳統(tǒng)的辦公室中采用各種新技術、新機器、新設備從事辦公業(yè)務，都屬于辦公自動化的領域。通過實現(xiàn)辦公自動化，或者說實現(xiàn)數(shù)字化辦公，可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，在提高效率的基礎上，增加協(xié)同辦公能力，強化決策的一致性。

　　基本概念

　　辦公自動化（office Automation，OA）是在設備、通信逐步實現(xiàn)自動化的基礎上，通過管理信息系統(tǒng)（Management Information System，MIS）的發(fā)展而興起的一門綜合性技術。它是將計算機網(wǎng)絡與現(xiàn)代化辦公相結(jié)合的一種新型辦公方式，它不僅可以實現(xiàn)辦公事務的自動化處理，而且可以極大地提高個人或者群體辦公事務的工作效率，為企業(yè)或部門機關的管理與決策提供科學的依據(jù)。在辦公自動化管理領域，如果說硬件技術是其環(huán)境保障，則軟件技術就是辦公自動化各項功能得以順利實現(xiàn)的靈魂所在。自20世紀70年代，從單機處理開始，例如，采用微型機處理文字，進而完成文件歸檔、記錄指示、電話自動記錄等任務。20世紀80年代后進入辦公自動化的快速發(fā)展期，在辦公室中普遍采用計算機作為高一級的管理工具，如信息檢索、輔助決策等，出現(xiàn)辦公設備和計算機、通信等互連構(gòu)成的計算機網(wǎng)絡系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡集成技術，人對辦公信息的處理能力出現(xiàn)質(zhì)的飛躍，辦公自動化成為智能建筑的一個主要標志。

　　目前，辦公自動化系統(tǒng)成為包括計算機、通信、聲像識別、數(shù)值計算及管理等多種技術的一個綜合系統(tǒng)。計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學和行為科學被視為辦公自動化的四項支撐，工作站( Work Station)和局域網(wǎng)絡(Local Area Network)成了辦公自動化的兩大支柱。

　　1. 辦公自動化是什么?它包括哪些層次?

　　(1)辦公自動化：辦公自動化就是將計算機技術、通信技術、系統(tǒng)科學及行為科學應用于傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)處理難以處理的數(shù)量龐大且結(jié)構(gòu)不明確的、包括非數(shù)值型信息的辦公事務處理的一項綜合技術。它能不斷使人的辦公業(yè)務活動物化于人以外的各種設備中，并由這些設備與辦公室人員構(gòu)成服務于某種目標的人——機信息處理系統(tǒng)，以達到提高工作質(zhì)量、工作效率的目的。

　　(2)三個層次：

　　—事務處理型

　　最基本的應用，包括文字處理、個人日程安排、行文辦理、函件處理、文檔資料管理、編輯排版、電子報表、人事管理、工資管理，以及其它事務處理。

　　– 管理控制型

　　包含事務處理型。該層次的OA主要是MIS，它利用各業(yè)務管理環(huán)節(jié)提供的基礎數(shù)據(jù)，提煉出有用的管理信息，把握業(yè)務進程，降低經(jīng)營風險，提高經(jīng)營效率。

　　– 輔助決策型

　　最上層的應用，它以事務處理型和管理控制型辦公系統(tǒng)的大量數(shù)據(jù)為基礎，同時又以其自有的決策模型為支持。該層次的OA主要是決策支持系統(tǒng)

　　2. 辦公自動化的未來發(fā)展將體現(xiàn)哪些特點?

　　辦公自動化未來發(fā)展將體現(xiàn)以下幾個特點：

　　辦公環(huán)境網(wǎng)絡化、辦公操作無紙化、辦公服務無人化、辦公設備移動化、辦公思想?yún)f(xié)同化、辦公信息多媒體化、辦公管理知識化。

　　3. 什么是辦公信息系統(tǒng)?它由哪些要素組成?

　　(1) 辦公信息系統(tǒng)是以計算機科學、信息科學、地理空間科學、行為科學和網(wǎng)絡通信技術等現(xiàn)代科學技術為支撐，以提高專項和綜合業(yè)務管理水平和輔助決策效果為目的的綜合性人——機信息系統(tǒng)。

　　(2)辦公信息系統(tǒng)的構(gòu)成要素牽涉人員、業(yè)務、機構(gòu)、制度、設備、環(huán)境等多個方面，其中最主要的有四個，分別是：辦公人員、辦公信息、辦公流程和辦公設備。

　　4.一個完整的辦公信息系統(tǒng)應該具有哪些功能?

　　具體來說，一個完整的辦公信息系統(tǒng)具備下面7個方面的功能。

　　(1)建立內(nèi)部通信平臺

　　(2)建立信息發(fā)布平臺

　　(3)實現(xiàn)工作流程自動化

　　(4)實現(xiàn)文檔管理自動化

　　(5)實現(xiàn)輔助辦公自動化

　　(6)促進業(yè)務信息集成

　　(7)實現(xiàn)分布式辦公

　　辦公自動化五大特性

　　易用性

　　沒有全面的應用做基礎，一切都是空談。

　　管理落地必須面向全員，所以，軟件也必須能夠被全員所接受，被全員所喜愛。如果易用性不強，這個前提就不存在了，制度落地就只能是空談。而任何軟件都是需要培訓的，不過上網(wǎng)卻幾乎人人都會。所以，就支撐制度落地的軟件而言，走網(wǎng)頁風格可能是個最佳選擇。

　　健壯性

　　必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性。

　　管理“落地”必須面向全員，所以支撐“落地”的軟件也必須能保證全員應用的穩(wěn)定性，尤其是針對集團型企業(yè)，軟件必須具備超大用戶、高并發(fā)應用的穩(wěn)定性，否則，一旦出問題，哪怕是小問題，都可能影響到現(xiàn)實的集團業(yè)務，從而造成不可估量的損失。

　　開放性

　　能夠與其它軟件系統(tǒng)完成必要的關聯(lián)性整合應用。

　　管理“落地”在現(xiàn)實管理中滲透到管理的各個方面，而沒有哪一套軟件能夠獨立的完成所有方面的管理需求，所以，支撐制度“落地”的軟件必須具備全面而廣泛的整合性，能夠從其它軟件系統(tǒng)中自動獲取相關信息，并完成必要的關聯(lián)性整合應用。　從技術上看，采用整合性強的技術架構(gòu)（J2EE）作為底層設計對軟件的整合性會有決定性的幫助。如此，軟件就能預留大量接口，為整合其他系統(tǒng)提供充分的技術保障。同時，現(xiàn)實的整合經(jīng)驗也必不可少，因為整合應用不光涉及到技術層面，還包括對管理現(xiàn)實業(yè)務的理解、整合實務技巧、整合項目把控等實際操作技能要求。

　　嚴密性

　　必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一。

　　企業(yè)，尤其是集團型企業(yè)，從制度落地的現(xiàn)實需求來看，一方面必須有統(tǒng)一的信息平臺，另一方面，又必須給各個子公司部門相對獨立的信息空間。所以，軟件不僅要實現(xiàn)“用戶、角色和權(quán)限”上的三維管控，還必須同時實現(xiàn)信息數(shù)據(jù)上的大集中與小獨立的和諧統(tǒng)一，也就是必須實現(xiàn)“用戶、角色、權(quán)限+數(shù)據(jù)”的四維管控。

　　實用性

　　軟件功能必須與管理實務緊密結(jié)合，否則藥不對癥，反而可能有負作用。而且，還必須能適應企業(yè)管理發(fā)展的要求。

　　現(xiàn)實中，企業(yè)一方面需要軟件盡最大可能的滿足現(xiàn)有需求，另一方面，管理本身也是個不斷發(fā)展的過程，所以，企業(yè)又需要軟件能夠滿足發(fā)展的需求。面對這個現(xiàn)實與發(fā)展間的矛盾，業(yè)界常見的有三種解決模式，項目化、產(chǎn)品化和平臺化。

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