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辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，原有的辦公管理模式已經(jīng)漸漸表現(xiàn)出諸多不便和不利的因素，而辦公自動化已經(jīng)成為一種必然的趨勢。下面是YJBYS小編為大家搜索整理的關(guān)于辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關(guān)信息請持續(xù)關(guān)注我們應(yīng)屆畢業(yè)生培訓(xùn)網(wǎng)!
一、辦公自動化系統(tǒng)概述
1、辦公自動化
隨著計算機技術(shù)的發(fā)展，數(shù)據(jù)庫技術(shù)的應(yīng)用為人們提供了很多非常便利的辦公功能，從而使得工作更高效地進行。辦公自動化，英文全稱Office Automation，簡稱OA，它是將現(xiàn)代化辦公和計算機網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式，它利用先進的技術(shù)，使人的各種辦公業(yè)務(wù)活動提高工作效率和工作質(zhì)量。互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)與數(shù)據(jù)庫技術(shù)的產(chǎn)業(yè)信息化，管理現(xiàn)代化，科學(xué)化已經(jīng)成為行業(yè)發(fā)展的重要課題。
2、系統(tǒng)開發(fā)的意義
多年以來，人們對以紙質(zhì)文件為中心的傳統(tǒng)辦公方式的弊病日顯突出，傳統(tǒng)辦公方式的特點決定了部門內(nèi)部及各部門之間彼此孤立，一旦該部門的工作出現(xiàn)錯誤，其下一部門就無法正常工作。另外，傳統(tǒng)辦公方式含有大量重復(fù)性勞動行為。辦公自動化不僅兼顧個人辦公效率的提高，更重要的是可以實現(xiàn)群體協(xié)同工作。因此，開發(fā)和運用辦公自動化有其獨特的優(yōu)勢。不僅如此，辦公自動化可以和一個單位的業(yè)務(wù)結(jié)合的非常緊密，甚至是定制的，從而極大得方便了部門領(lǐng)導(dǎo)的管理和決策。
二、辦公自動化的系統(tǒng)分析
系統(tǒng)分析的目的是將用戶的需求及其解決方法確定下來，系統(tǒng)分析所確定的內(nèi)容是今后系統(tǒng)設(shè)計、系統(tǒng)實施的基礎(chǔ)。
1、系統(tǒng)組織機構(gòu)分析
組織結(jié)構(gòu)是在管理工作中進行分工協(xié)作，在職務(wù)范圍、責(zé)任、權(quán)利方面所形成的結(jié)構(gòu)體系。組織結(jié)構(gòu)表明了組織各部分排列順序、聚散狀態(tài)、聯(lián)系方式、空間位置以及各要素之間相互關(guān)系的一種模式，是整個管理系統(tǒng)的“框架”。經(jīng)過長時間對組織機構(gòu)細致的調(diào)查研究，辦公自動化的系統(tǒng)組織機構(gòu)主要包括主控室、辦公室、分管處室、人事部、財務(wù)部等。
2、系統(tǒng)數(shù)據(jù)流程分析
數(shù)據(jù)流程分析主要包括對信息的流動、傳遞、加工處理和存儲等的分析。數(shù)據(jù)流程分析是把數(shù)據(jù)流動情況抽象地獨立出來，單從數(shù)據(jù)流動過程來考察實際業(yè)務(wù)的數(shù)據(jù)處理模式。數(shù)據(jù)流程圖是管理信息系統(tǒng)開發(fā)的主要工具，是管理信息系統(tǒng)邏輯模型的主要形式。數(shù)據(jù)流程圖中各個符號的含義如圖1所示：
三、辦公自動化的系統(tǒng)設(shè)計
1、設(shè)計原則
第一、經(jīng)濟實用性原則;在不影響系統(tǒng)性能的基礎(chǔ)上，一切從用戶出發(fā)，達到經(jīng)濟與實用雙贏的效果。整個系統(tǒng)的建立充分考慮到實際業(yè)務(wù)操作的實用性和響應(yīng)速度。第二、實時性原則;辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)與運用要做到確保數(shù)據(jù)的及時性和有效性。第三、可擴展性原則;辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)要根據(jù)不同的需要要保證硬件的可擴展性與軟件的可擴展性。第四、安全性原則;辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)要加強操作權(quán)限的設(shè)置與管理，確保系統(tǒng)安全可靠。第五、先進性原則;辦公自動化系統(tǒng)的開發(fā)要保證應(yīng)用成熟的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、軟件開發(fā)技術(shù)、計算機技術(shù)，為用戶提供高性能的系統(tǒng)。第六、要做到辦公自動化系統(tǒng)的易用性原則與實用性原則相結(jié)合。
2、系統(tǒng)設(shè)計簡述
1.登錄模塊
本系統(tǒng)中對于登錄模塊的設(shè)計是供企業(yè)內(nèi)部員工使用，要經(jīng)過授予登錄的“姓名”和“密碼”后你才能安全登錄。用戶輸入自己的“用戶名”和相匹配的“密碼”后，對登錄的用戶的身份進行驗證才能成功。
2. 收/發(fā)文管理模塊
該模塊總功能大體分為四部分：分為建立發(fā)文、瀏覽發(fā)文、刪除發(fā)文、查看詳細內(nèi)容等模塊組成。
(1)建立發(fā)文子模塊。本模塊的設(shè)計是用戶單擊功能菜單欄中的“收/發(fā)文管理”便可選擇二級菜單了，在二級菜單中顯示“建立發(fā)文”和“瀏覽發(fā)文”，主頁中會顯示“新建發(fā)文”。通過對這一環(huán)節(jié)的設(shè)計用戶完成了公文撰寫后，可以“提交”，要是對新建發(fā)文不滿意可“重置”。
(2)瀏覽發(fā)文子模塊。單擊“瀏覽發(fā)文”進入三級菜單，用戶可選擇“發(fā)件箱”瀏覽“發(fā)文”，用戶可清楚的看到發(fā)送的所有“發(fā)文”，這有利于發(fā)件人了解是否有遺漏。通過對于這部分的設(shè)計要做到顯示：“ 狀態(tài)”、“發(fā)文主題”、“發(fā)送人” 、“接收時間”及“操作”。
(3)刪除發(fā)文子模塊。刪除發(fā)文子模塊有以下幾個功能;第一、發(fā)問者對錯誤發(fā)文進行刪除;第二、發(fā)文者對已發(fā)無用的文件進行刪除;第三、收文者對已收文件進行刪除等功能。
(4)查看詳細內(nèi)容。這一步要做到發(fā)文者可以查看所發(fā)文件的詳細內(nèi)容，同時也要做到收文者能夠詳細的查看文件。當(dāng)然，第二部是中心環(huán)節(jié)。
總之，辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)是一項龐大的工程，由于某些限制原因，作者在這里就不再進行細化與全面的闡述;希望辦公自動化相關(guān)使用單位根據(jù)相關(guān)需要進行具體的設(shè)計與開發(fā)。
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