高校中辦公自動化系統的應用

時間：2024-08-23 19:00:27 辦公自動化我要投稿

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高校中辦公自動化系統的應用

　　隨著網絡的高速發展，網絡OA系統逐漸受到關注。網絡辦公自動化將為節省大量的人力資源，節省大量的辦公費用，大幅度提高辦公效率。下面YJBYS小編為大家搜索整理了關于高校中辦公自動化系統的應用，歡迎參考閱讀，希望對大家有所幫助!想了解更多相關信息請持續關注我們應屆畢業生培訓網!

　　1 高校使用OA軟件辦公的必要性

　　辦公自動化可以有效的提高工作效率和節約資源。首先，比如說院領導平時比較繁忙，經常開會和外出考察，沒有用辦公自動化軟件之前，各部門上的簽呈最后都要通過院領導的批復后才能生效，經常有部門員工找領導領導正在開會，領導開會回辦公室后需要批復的員工又因為其他事不能及時找院領導批示，雙方時間都要遷就，這樣極大的影響了工作效率，有了辦公自動化軟件以后，簽呈變為無紙化，可以直接發送給院領導私人賬號，院領導隨時到辦公室看到就可以及時的批復，而且OA同時都具有移動版，院領導的手機上裝上移動版后，就算外出考察期間也可以用手機進行批復，實現了隨時隨地辦公，極大的提高了工作效率。

　　2 做好全院教職工的培訓工作

　　任何一個新生事物總要有一個適應期，OA也是如此，同事們平常互相傳送資料和文字聊天等習慣了QQ軟件等，一下子轉變為辦公自動化軟件可能會有不習慣，而且習慣了聊天軟件的操作方法轉換為辦公自動化軟件會有一點兒抵觸情緒，這就更要加強對全院教職工的辦公自動化軟件培訓工作，通過培訓使得上到領導下到普通員工都可以流利使用該軟件從而達到提高工作效率的目的。對員工的培訓決定了OA軟件的使用程度，員工培訓是成功實施OA系統的重要因素。具體培訓為先對全院教職工進行統一培訓，包括軟件的安裝，軟件的基本功能使用，軟件能實現的功能等等。然后針對不同的管理層級(高層領導、中層骨干和普通員工)，對每個層級針對該層級所使用的軟件的特定功能進行特定的培訓，有針對性的提高軟件的使用水平從而提高工作效率。比如說院級領導平時批復文件比較多，那么就針對批復文件的功能進行詳細講解。

　　3 做好辦公自動化軟件的推廣工作

　　OA系統涉及學院的各個部門，上到院長，下至樓管員，涉及面非常廣，其引入的新功能和工作流概念，很大程度上改變了員工傳統的習慣，推廣過程中往往阻力重重，很多員工有抵觸情緒不愿意使用。因此要從制度上加以保證。首先，制定辦公自動化系統的一整套規定及使用細則，明文規定平時發文件，文字內容等強制使用辦公自動化軟件，尤其要切斷傳統的紙質信息流轉形式。同時，各層領導要做好帶頭模范作用，上班期間要求各部門的員工登陸OA，保持OA在線。各部門之間也要充分協調配合，利用好OA的信息共享平臺，把行政管理和業務實施在OA平臺上開展起來，以促進系統快速切實的應用到平時的工作中來。

　　4 用好OA中人性化功能

　　工作流是辦公自動化中新引入的重要的一個功能模塊，我們沒用辦公自動化軟件之前，一個簽呈的流轉往往需要數個相關部門數個領導的審批才算完成，這樣主送單位就要一個部門一個部門的去找領導批示，這樣極大的降低了工作效率。有了辦公自動化以后，各個部門根據各個部門的不通職能和需求，制定不同的工作流，然后通過辦公自動化軟件，進行傳遞。舉個簡單的例子，比如說教務處的教室申請，首先由申請教室的系部老師通過OA預先設定好的申請教室模板填好申請表，然后直接點申請教室工作流下一步既完成了他的工作，然后教務處具體負責教室申請的老師會通過OA收到電子申請表，然后他根據需要分配給申請系部一個教室然后點擊工作流下一步選擇該教師負責的樓管老師，相應的樓管老師會通過OA收到分配的教室表并做好登記工作，然后樓管老師選擇完成流程，申請教室的系部老師可以隨時查看工作流的完成情況。這一個完整的流程通過自動化軟件代替了以前人工跑腿打電話的功能，既不容易出錯還高效。

　　5 重視OA軟件的負面效果

　　任何一個事物都是有兩面性，OA系統固然能提高工作效率，但是也有不利的一面就是員工平時的當面交流接觸減少會造成人際關系的疏遠和辦事的程序化影響創新工作的開展。學院要針對針對這類弊端多開展些員工之間的聯誼活動加強員工的溝通和交流，同時要加強員工的工作創新意識。

　　綜上所述，OA系統實施時需要重點關注的有制度的保證、數據的支持，并輔以一些人性化的設計與管理，實施全面的人員培訓，讓OA系統能真正融入企事業單位日常工作中，達到提高內部工作效率、節約運營成本、規范企業管理、提高單位競爭力，加強員工凝聚力的作用。

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