2017年企業(yè)檔案管理制度范本
為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。下面，小編為大家分享企業(yè)檔案管理制度范本，希望對大家有所幫助!
2017年企業(yè)檔案管理制度范本一：
第一條 為了規(guī)范公司檔案管理工作，保證檔案的完整性及保密性，理順工作程序，明確工作職責，杜絕資料流失，特制定本制度。
第二條 檔案管理機構(gòu)及其職責
1、公司檔案工作實行二級管理，一級管理是指公司綜合管理部的統(tǒng)籌管理;二級管理是指各部門的檔案資料管理工作。
2、綜合管理部檔案管理員負責公司所有檔案資料的統(tǒng)一收集管理，各部門的檔案管理員負責本部門檔案資料的使用管理。
3、檔案管理人員要嚴格執(zhí)行公司檔案管理規(guī)定，認真細致地做好檔案保管以及利用工作，充分發(fā)揮檔案資料的作用。
4、綜合管理部檔案管理員有責任對二級檔案管理工作進行監(jiān)督和指導，每年對二級檔案管理進行一次檢查驗收。
第三條 歸檔制度
1、凡是反映公司戰(zhàn)略發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營、企業(yè)管理及工程建設(shè)等活動，具有查考利用價值的文件資料均屬歸檔范圍。
2、凡屬歸檔范圍的文件資料，均由公司集中統(tǒng)一管理，任何個人不得擅自留存。
3、歸檔的文件資料，原則上必須是原件，原件用于報批不能歸檔或相關(guān)部門保留的，綜合部保存復印件。
4、凡公司業(yè)務(wù)活動中收到的文件、函件承辦后均要及時歸檔;以公司名義發(fā)出的文件、函件要留底稿及正文備查。
5、業(yè)務(wù)活動中涉及金融財稅方面的資料，由財務(wù)部保存原件;屬于人事方面的資料，由人力資源部保存原件;屬于工程建設(shè)方面的，由規(guī)劃建設(shè)部保存原件。以上部門應(yīng)將涉外事務(wù)的復印件報綜合管理部備案。
6、由公司對外簽訂的經(jīng)濟合同，應(yīng)保留三份原件，綜合管理部保存一份，財務(wù)部及合同執(zhí)行(或簽訂)部門各保存一份。特殊情況只有一份原件時，由綜合部保存原件。
7、在歸檔范圍內(nèi)的其他資料，由經(jīng)辦人整理后連同有關(guān)資料移交綜合管理部檔案室。部門需要使用的可復印或復制，歸檔范圍外的由各部門自行保管。
第四條 檔案保管制度
1、公司綜合管理部設(shè)存放檔案的專門庫房，各部門應(yīng)根據(jù)保存檔案數(shù)量，設(shè)置存放檔案的箱柜，并具備防火、防潮、防蟲等安全條件。
2、歸檔資料要進行登記，編制歸檔目錄。
3、檔案管理員要科學地編制分類法，根據(jù)分類法，編制分類目錄;根據(jù)需要編制專題目錄，完善檢索工具，以便于查找。
4、檔案要分類、分卷裝訂成冊，保管要有條理，主次分明，存放科學。
5、庫存檔案必須圖物相符，帳物相符。
6、檔案管理人員要熟悉所管理的檔案資料，了解利用者的需求，掌握利用規(guī)律。
7、根據(jù)有關(guān)規(guī)定及公司實際情況，確定檔案保存期限，每年年終據(jù)此進行整理、剔除。
8、經(jīng)確定需銷毀的檔案，由檔案管理員編造銷毀清冊，經(jīng)公司領(lǐng)導及有關(guān)人員會審批準后銷毀。銷毀的檔案清單由檔案員永久保存。
9、嚴格遵守檔案安全保密制度，做好檔案流失的.防護工作。
10、凡公司工作人員調(diào)離崗位前必須做好資料移交工作，方可辦理調(diào)動手續(xù)。
第五條 檔案借閱制度
1、檔案屬于公司機密，未經(jīng)許可不得外借、外傳。外單位人員未經(jīng)公司領(lǐng)導批準不得借閱。
2、借閱檔案資料，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。閱檔必須在辦公室指定的地方，不得攜帶外出。需要借出檔案的，須經(jīng)檔案保管部門負責人批準。
3、借閱檔案，必須履行登記、簽收手續(xù)。
4、借出檔案材料的時間不得超過一周，必要時可以續(xù)借。過期由檔案管理員催還。需要長期借出的，須經(jīng)分管副總經(jīng)理批準。
5、借出檔案時，應(yīng)在借出的檔案位置上，放一代替卡，標明卷號、借閱時間、借閱單位或借閱人，以便查閱和催還。
6、借閱檔案資料者必須妥善保管檔案資料，不得任意轉(zhuǎn)借或復印、不得拆封、損污文件，歸還時保證檔案材料完整無損，否則，追究當事人責任。
7、借出檔案材料，因保管不慎丟失時，要及時追查，并報告主管部門及時處理。
8、重要檔案、機密檔案不得借閱，必須借閱的要經(jīng)分管副總經(jīng)理同意，必須外借的，由總經(jīng)理審批。
第六條 二級檔案應(yīng)根據(jù)資料的性質(zhì)和部門需要，每三年移交一次，必須保留的盡量留復印件，其余資料交綜合管理部統(tǒng)一保存。
第七條 本制度從二O 一一年十月一日起執(zhí)行。
2017年企業(yè)檔案管理制度范本二：
一、總則
1、為加強本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。
2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。
3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。?
二、文件材料的收集管理
1、公司指定專人負責文件材料的管理。
2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負責整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。
3、一項工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。
三、歸檔范圍
1、重要的.會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。
2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。
3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。?
4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。
5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。?
6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。?
四、歸檔要求
1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點,保持文件之間的有機聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。?
2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。
3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。
4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。?
5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點,應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進行系統(tǒng)的排列。?
6、案卷封面,應(yīng)逐項按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。
五、檔案管理人員職責
1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。
2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。
3、工作人員應(yīng)當遵紀守法、忠于職守,努力維護公司檔案的完整與安全。
六、檔案的利用
1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準,受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準。
2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。
3、必須嚴格保密,不準泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責任。
4、不準拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導批準才能摘抄或復制。
5、必須愛護檔案,保持整潔,不準在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。
6、不準轉(zhuǎn)借,必須專人專用。
7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。
七、本制度即日起開始執(zhí)行。
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