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研究生會會議紀要
會議時間：
會議地點：
主 持 人：
出席人員：
缺席人員：
記 錄 人：
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一、會議主題議程
1、校研會主席王霽安排研會近期事務
2、各部門匯報上周工作小結(jié)以及近期主要活動籌備情況
二、會議發(fā)言備忘錄
(一)校研會主席王霽安排研會近期事務
1. 介紹學校財務報銷新政內(nèi)容
XXX：從XX月開始，學校將對需報銷的發(fā)票式樣進行統(tǒng)一規(guī)范，以往有部門經(jīng)常在活動過后補開以“打印、復印”為項目名稱的手寫小聯(lián)發(fā)票，今后這類發(fā)票財務處將不予以報銷。請各部門再組織活動需購買物品時盡量開機打發(fā)票并且寫清楚購買物品具體內(nèi)容，如相約麗娃，海報。關于報銷事宜，還需強調(diào)以下幾點：
(1)如購買辦公用品且金額超過一百元則必須注明每項物品的名稱、單價、數(shù)量以及總價(花除外)，如冰露礦泉水，20瓶*1元=20元。
(2)如活動費用中包含勞務費需按有關規(guī)定填表。
(3)各部門組織活動時必須提前做好預算并嚴格執(zhí)行，每張發(fā)票上都要簽三個名字即分管主席(特殊情況可以代為填寫兩個負責人)，負責人及具體經(jīng)手同學。在開具發(fā)票時如把握不好項目名稱可以先用鉛筆寫，確定后再用水性筆填好。
(4)通訊費用只有電信發(fā)票可報，電信200/201長途卡報銷時需要提供電信發(fā)票。注：一張卡配一張發(fā)票。
XXX：
(1)請大家開發(fā)票時注意辨別真?zhèn)危M量不要開到連號發(fā)票。
(2)打印或復印最好采取轉(zhuǎn)賬的方式。另外，打印或復印時最好多打一份作為備份。
(3)活動如有贊助商，可以先把發(fā)票分類，將符合學校規(guī)定的發(fā)票及時通過學校報銷，剩下的可交與贊助商幫忙解決。
2.關于各部門活動材料收集的進一步規(guī)范
XXX：各部門在部門活動結(jié)束后的一周之內(nèi)應把所有材料整理好，打包后保存在閔行辦公室電腦里各自部門的文件夾內(nèi)，XX各部門可以相互配合。材料上交內(nèi)容包括活動策劃、海報樣板、人員安排、邀請函等前期籌備以及通訊稿、深度報道稿、照片、DV等后續(xù)資料。各活動組織部門應該配合秘書處和宣傳部做好活動文字影像(通訊稿、照片、講座MP3及詳盡內(nèi)容)存檔工作。另外要求各部門在開展活動時應自主負責海報、拍照、DV等材料的收集，并全權(quán)負責。
(二)各部門匯報上周工作小結(jié)以及近期主要活動籌備情況
外聯(lián)部：
1.參加XXXX理工舉辦的“秋韻節(jié)”活動。
2.上周日和交大研會共同組織了“心源活動”。
3.下周二將參加東華大學舉辦的“成長之路”活動。
4.外校研會換屆通訊錄除個別學校外都已更新，各部門如有需要可以和外聯(lián)部聯(lián)系。
5.對于即將舉行的“相約麗娃”活動，外聯(lián)部已配合女工部開展宣傳工作，通過各高校邀請同學參加，并在各高校BBS進行。
6.下周六“主席杯——XX高校研究生會乒乓球邀請賽”希望各部門可以配合宣傳。
XXX：XXXX理工大學舉辦的“秋韻節(jié)”活動宣傳冊內(nèi)容豐富，主要特色是其將各院系活動分類后也全部呈現(xiàn)在宣傳冊上，這證明其校研會與各院研會配合緊密，同時各院研會對于學校活動的參與度較高，值得我們學習。另外提一下“良師益友”頒獎晚會，值得借鑒的地方雖不多，但也給我校“良師益友”頒獎活動的開展帶來了一些思考。這次活動，感受較深的就是他們學校學生對于活動的參與熱情很高，我們作為文科院校更不應落后，今后校、院研會組織活動時應該互相配合，共同把活動辦好。另外，外聯(lián)部應盡快做好電影節(jié)贊助籌備工作。
女工部：
1.今天面試了“相約XX”主持人，確定活動場地并且解決了場地板凳不足的問題。活動所需物品已確定由大活禮品室提供。
2.“相約XX”于本月XX號截止報名，之后會開展嘉賓篩選工作。女嘉賓以本校女生為主，男嘉賓中本校男生比例較小，更多來自外校，有一小部分已經(jīng)畢業(yè)的校友這次也將被納入嘉賓的考慮范圍之內(nèi)。外部各校都會有一定男女嘉賓名額，故校報名的同學不能保證都能入選，希望大家給予諒解及配合。
3.“相約XX”需要各部門推薦工作人員，女工部將于下周期五和各部負責人聯(lián)系，公布工作人員主要工作任務及名額。目前預計需要至少4名男生搬椅子，6名門衛(wèi)還有至少6，7名工作人員，希望各部門可以給予全力的配合。
XXX：篩選嘉賓時不要大張旗鼓，同時對于落選同學做好善后工作。
綜調(diào)部：
1.XX月份的《大事記》已由XX為主完成，收集了18個院系的資料
2.“人才儲備庫”截止XX月XX日僅回收2個院系材料。
3.對于各院系主席團改選的結(jié)果和名單變化已編制新的通訊錄，已于XX月XX日發(fā)至秘書處和主席團郵箱，同時刪除了群里的老版通訊錄。另外，上周歷史系、數(shù)學系研會換屆，本周社科部研會將換屆，都將會及時更新通訊錄。
4.上周代轉(zhuǎn)發(fā)“社會導師”以及“師大風云人物”通知，希望下次各部門需代發(fā)通知時，請自行編輯好通知內(nèi)容和格式，并應對通知內(nèi)容采取負責的態(tài)度。另外，在工作中發(fā)現(xiàn)各院系飛信回復率很低，與院研會之間的互動合作有一些困難。
XXX：出于個人信息保密的需要，各院系主席團通訊錄中只需注明其院系名稱、姓名、性別、手機及郵箱，信息不亦過多。各部門如需各院系主席聯(lián)系方式，可以和主席團直接聯(lián)系。
另外，各部門應積極利用各院系新上任主席的“三分鐘熱情”，如有活動需要可及時主動與各院系配合聯(lián)系。在下一次主席聯(lián)系會議之前，各部門可以思考下想與院系合作的項目，匯總后統(tǒng)一交與主席團，我們將予以傳達。
學術(shù)部：
1. 讀書會啟動儀式圓滿成功，活動的視頻及音頻資料正在整理中。
2. 上個星期共舉辦了三場讀書會，其中XX校區(qū)2場，閔行校區(qū)1場。
3. 本月4 和8號在閔行校區(qū)舉辦兩場讀書會，對外漢語學院將于本月XX號在校區(qū)舉辦關于“論傳統(tǒng)”的讀書會。
4. 公共管理學院將于下周舉辦名為“如何做卓越有成效的管理者”的讀書會。
5. 由于近期校慶報告以及讀書會等活動較多，XX講堂將于本月底舉辦。
戎思淼：如果多項活動無法兼顧可以將其中一部分交給其它部承辦，比如民族部。
民族部：
已將民族博覽會籌備計劃發(fā)給XXX老師。活動形式類似于世博會游園，會在進門時發(fā)明信片，如參與各攤位的活動可以蓋章并將在出門時按照蓋章數(shù)量多少發(fā)放獎品。攤位展示內(nèi)容包括剪紙、空竹、中國結(jié)等等，現(xiàn)在正在聯(lián)系道具和人員。
生活部：
本月活動重點為電影節(jié)的策劃和舉辦。
XXX：即將舉辦的電影節(jié)的活動影片已基本確定，活動將以幾部科幻科普電影展播配合老師做講座的形式進行，目前主要困難是缺少資金，屆時還需要各部門的配合。希望在各種活動開展時，各部門可以通力配合，互相協(xié)作。
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