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職場(chǎng)中各類會(huì)議的學(xué)問(wèn)
職場(chǎng)中各類會(huì)議的學(xué)問(wèn)
會(huì)議是人們?yōu)榱私鉀Q某個(gè)共同的問(wèn)題或出于不同的目的聚集在一起進(jìn)行討論、交流的活動(dòng)。既然是討論交流，那其中肯定會(huì)有不少學(xué)問(wèn)，我們不妨來(lái)多做些了解。
如何跟客戶開會(huì)
第一、明確跟客戶開會(huì)要達(dá)成什么目的。
開會(huì)之前要明確會(huì)議的重點(diǎn)是什么，需要準(zhǔn)備哪些東西，會(huì)后想得到哪些東西。有的時(shí)候客戶自己都沒(méi)有想清楚的事情，他們自己都不知道要說(shuō)什么，這時(shí)候更要跟客戶明確開會(huì)目的。關(guān)鍵在于解決問(wèn)題，不然就是浪費(fèi)時(shí)間。
第二、明確自己在會(huì)議上扮演的角色。
分類來(lái)講，如果是跟客戶分享我們的服務(wù)或者產(chǎn)品，我們會(huì)講得比較多。如果是客戶向我們部署什么任務(wù)，就要多聽少說(shuō)話。我們的角色是出主意的人，還是了解信息的人，還是幫助客戶去說(shuō)服其他人等，都要搞清楚。
需要注意的是，有的時(shí)候和客戶開會(huì)不光只有我們媒介策劃公司，還會(huì)有參與項(xiàng)目會(huì)議的其他公司，比如研究公司、創(chuàng)意公司等。這種情況下，有些時(shí)候我們?cè)陧?xiàng)目的意見上會(huì)有很大的分歧，我們就需要注意自己的參會(huì)角色，斟酌言辭和溝通的方法。特別是對(duì)于不是我們負(fù)責(zé)的部分，一般來(lái)說(shuō)不會(huì)特別去強(qiáng)調(diào)或反對(duì)，但同時(shí)也不能一味地讓步，這就需要權(quán)衡。切記不能喧賓奪主，否則會(huì)給自己和客戶帶來(lái)更多的麻煩。
第三、要符合客戶口味。
開會(huì)前要做好充分的準(zhǔn)備，要明確自己跟客戶的關(guān)系，要用客戶喜歡和容易接受的方式去跟他們交流。比如有的客戶喜歡看表格， 有的客戶喜歡看圖片，有的客戶希望更多的口頭溝通而不是單方面灌輸，需要把握好方式。
第四、會(huì)議結(jié)束一定要總結(jié)。
這是會(huì)議結(jié)束后必須做的一件事情，總結(jié)要發(fā)給客戶和每一個(gè)相關(guān)的人。因?yàn)楹芏鄷r(shí)候在會(huì)上說(shuō)定的東西，客戶一轉(zhuǎn)頭就忘了，日后可能導(dǎo)致各種問(wèn)題。作總結(jié)一方面是明確每個(gè)人的分工和職責(zé)，另一方面也是保護(hù)公司自身的一種方式。這點(diǎn)同樣適用于公司內(nèi)部的各種會(huì)議。
客戶培訓(xùn)會(huì)怎么開
第一、明確開會(huì)的目的和對(duì)象。
開會(huì)前我會(huì)通過(guò)銷售部門的同事從客戶那里明確他們想知道的內(nèi)容，一般會(huì)要一個(gè)提綱，然后準(zhǔn)備相關(guān)的素材、做PPT.如果對(duì)方是較高級(jí)別的人，就不會(huì)講過(guò)于細(xì)節(jié)的東西。一般會(huì)介紹一下視頻行業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)、奇藝網(wǎng)的理念以及整個(gè)互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)的發(fā)展。
第二、當(dāng)聽眾三心二意怎么辦？
如果開會(huì)地點(diǎn)允許的話，我不會(huì)坐著講。因?yàn)殚_會(huì)的人也坐著，各自對(duì)著各自的電腦，如果雙方?jīng)]有目光交流，聽眾很可能聽一會(huì)兒就去做自己的事情或者發(fā)困。一般來(lái)講，我會(huì)站在投影儀的邊上講PPT，讓聽眾在看到PPT的同時(shí)也看到我，通過(guò)抑揚(yáng)頓挫的聲音和相互交流的面部表情來(lái)吸引聽眾的注意。
在開會(huì)過(guò)程中加上一些互動(dòng)，比如講到發(fā)展歷史、社會(huì)熱點(diǎn)現(xiàn)象時(shí)，可以順勢(shì)提幾個(gè)小問(wèn)題，使聽的人不至于睡著或者走神。
當(dāng)培訓(xùn)會(huì)的人數(shù)比較多的時(shí)候，演講時(shí)不可能照顧到每一個(gè)人的表情，就要下意識(shí)地增加一些互動(dòng)環(huán)節(jié)，比如有獎(jiǎng)提問(wèn)，給回答正確的人分發(fā)小禮品；也可以做一些比較風(fēng)趣幽默的闡釋，利用社會(huì)的熱點(diǎn)問(wèn)題做一些類比等，以此提高大家的收聽興趣。第三、需要注意的問(wèn)題。
一般我會(huì)盡量控制時(shí)間，預(yù)留10～20分鐘時(shí)間給到QA環(huán)節(jié)，看大家有什么問(wèn)題、意見和建議提出來(lái)。有的企業(yè)比較喜歡提問(wèn)，而且問(wèn)題也很尖銳，這些都能應(yīng)付。最可怕的是講完之后大家發(fā)愣，沒(méi)有任何問(wèn)題。可能是他們不能了解我講的，或者他們不感興趣， 或者我講得不好。
這時(shí)候我會(huì)跟相關(guān)同事溝通，看下一步還需要講些什么，需不需要會(huì)后發(fā)書面資料給他們，或者將來(lái)準(zhǔn)備內(nèi)容的時(shí)候有什么需要注意的，為下次的培訓(xùn)積累經(jīng)驗(yàn)。
跨部門溝通會(huì)怎么開
很多人會(huì)忽視跨部門溝通會(huì)，其實(shí)這塊如果處理不好會(huì)影響整個(gè)公司的運(yùn)營(yíng)。跨部門溝通會(huì)從前期目標(biāo)的明確到溝通效率到后期的執(zhí)行力，都很重要。
在開會(huì)前，要做好充分的準(zhǔn)備，這種準(zhǔn)備甚至比見客戶更要充分。因?yàn)槊恳淮蔚目绮块T會(huì)議要講的東西和要解決的問(wèn)題都是不一樣的。這種情況下，首先要有明確的目標(biāo)，將待解決的問(wèn)題全部列好。在開會(huì)之前將這些問(wèn)題發(fā)出，讓大家準(zhǔn)備好解決預(yù)案，然后拿到會(huì)上討論，就會(huì)比較有效率。
問(wèn)題有兩種：一種是開放式問(wèn)題，比如這是什么、該怎么辦等等；另一種是封閉式問(wèn)題，即拋出問(wèn)題后給出幾個(gè)選項(xiàng)，看各個(gè)部門之間對(duì)這幾個(gè)選項(xiàng)的態(tài)度，然后選出最優(yōu)方案。或者根據(jù)這幾個(gè)選項(xiàng)引出另外一個(gè)解決問(wèn)題的方式。我更傾向于拋出封閉式問(wèn)題，讓大家在會(huì)前事先準(zhǔn)備好預(yù)案，就不會(huì)在會(huì)上扯得太遠(yuǎn)。
在會(huì)議末尾，會(huì)議組織者再?gòu)?qiáng)調(diào)一下今天講了什么，下一步的計(jì)劃是什么，還需要解決什么問(wèn)題，做哪些溝通的準(zhǔn)備等等。每次會(huì)議之后做一個(gè)會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)， 用電子郵件的方式發(fā)給參會(huì)的人。
專案會(huì)議怎么開
第一，開會(huì)之前，要明確開會(huì)的目的。這次大秀，我們從三個(gè)月前就已經(jīng)開始策劃準(zhǔn)備，每一次的會(huì)議都有不同的目的，通過(guò)每次的會(huì)議來(lái)推進(jìn)專案的進(jìn)程。
第二，需要對(duì)會(huì)議流程、參會(huì)人員有足夠清晰的了解，并且準(zhǔn)備會(huì)議所需道具、檔案等一系列東西。自開始策劃大秀以來(lái)，專案會(huì)議可能每周都需要開， 會(huì)議流程如下：
1)回顧上周的會(huì)議記錄；
2)確定當(dāng)周的進(jìn)度；
3)確定各部門、協(xié)力廠商工作現(xiàn)狀；
4)確定需要各部門協(xié)調(diào)事宜；
5)討論決定下一步需要做的事情，并且分工落實(shí)到人。
第三，為了保證會(huì)議高質(zhì)高效地完成，需要注意以下幾點(diǎn)：
1)事先說(shuō)明預(yù)期產(chǎn)出，做好流程及時(shí)間分配并嚴(yán)格執(zhí)行；
2)確定每個(gè)伙伴都會(huì)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)；
3)確定所有與會(huì)需要的素材都完整出現(xiàn)；
4)確定下一目標(biāo)及未來(lái)的日程表安排。
第四，會(huì)議結(jié)束后，需要檢查會(huì)議記錄，隨時(shí)確定下一步安排好的工作正常進(jìn)行。
第五，一般情況下，開會(huì)如果超過(guò)9 0分鐘，人心其實(shí)已經(jīng)渙散了，會(huì)議品質(zhì)就極差，因此，控制會(huì)議的時(shí)間也是會(huì)議召集者需要注意的一個(gè)問(wèn)題。
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