淺談職場郵件禮儀
職場郵件禮儀1、關(guān)于郵件擬訂、發(fā)送原則
原則：尊重他人時間。
——在職場交往中要尊重一個人，首先就要懂得替他節(jié)省時間。表現(xiàn)在電子郵件方面就是：只把有價值的信息最快、最直接地提供給需要的人。
職場郵件禮儀2、關(guān)于郵箱名字
如果你不用于職場，不用于商務(wù)信函，你的郵箱名字叫阿貓、阿狗、土肥圓、流浪的天使、%!~用火星文命名之類的……隨你叫什么都可以!但是用于正式商務(wù)交流，就不行。如果沒有公司統(tǒng)一的郵箱，自己的QQ、163等免費(fèi)郵箱不管是發(fā)工作文件還是投遞簡歷，我建議將郵箱顯示名設(shè)置成自己的名字。因為發(fā)送正式商務(wù)文件，一定不要讓收件人猜猜你是誰。
職場郵件禮儀3、關(guān)于主題
發(fā)送郵件要擬訂一個主題，讓收件人看標(biāo)題就明白你要將說什么內(nèi)容。當(dāng)然也便于郵件分類保存后的搜索、查閱。主題如此重要，建議：
——1、不要空，也不要空洞。比如，有人投簡歷時要么空起，要么“簡歷”二字，這對收件人來講起不到任何提醒作用;
——2、要簡潔，不要很長一段話才能表示，更不要直接把正文寫在主題欄里;
——3、要真實(shí)反應(yīng)郵件主題的'重要性，不要隨便使用緊急標(biāo)識;
——4、一封郵件一個主題，不要大雜燴;
——5、千萬不要出現(xiàn)錯別字;
——6、回復(fù)郵件太多次時最好修改主題，防止“RE：RE：RE：”這樣疊加蓋樓。
職場郵件禮儀4、關(guān)于稱呼和問候
郵件的開頭應(yīng)當(dāng)稱呼和問候收件人，第一是提醒本郵件是面向他/他們的;第二稱呼和問候能夠體現(xiàn)一個人的修養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)。建議：
——1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件人、要拿捏好分寸。如果是中方往來郵件，有職務(wù)一般按職務(wù)尊稱，如李總、劉經(jīng)理、王工之類的;如果沒有或不知道的，可以稱呼先生/女士，搞不清楚性別可以稱呼××老師;如果面向多人發(fā)郵件，可以稱呼各位同事、各位領(lǐng)導(dǎo)。如果是西方郵件，按西方商務(wù)函電規(guī)矩進(jìn)行。
——2、郵件的開始結(jié)尾一般都有問候，簡單來說”你好!“、”您好!“”大家好!“就可以了。結(jié)尾一般簡單來說用”祝順利、平安、安好，頌商祺之類的就可以。
職場郵件禮儀5、關(guān)于正文
正文很關(guān)鍵，基本要求是簡明扼要、行文通順。
——1、根據(jù)自己與收件人的熟絡(luò)程度、等級關(guān)系，郵件對內(nèi)還是對外，選擇恰當(dāng)?shù)恼Z氣和語言，防止造成誤解;
——2、用簡單詞匯和句子把要描述的內(nèi)容敘述清楚、表達(dá)清晰，最好不要出現(xiàn)晦澀難懂的語句。
——3、如果具體內(nèi)容確實(shí)很多，正文最好只做摘要介紹，單獨(dú)寫文件作為附件進(jìn)行詳細(xì)描述。
——4、如果必要，正文用序號列表，以示清晰明確;合理利用表格、圖片輔助闡述更加直觀。
——5、一封郵件交待完整信息，不要在發(fā)出郵件后又想起事情沒交待完再發(fā)郵件補(bǔ)充，標(biāo)以更正、補(bǔ)充，容易引人反感。
——6、盡量避免錯別字或拼寫錯誤。
——7、合理提示重要信息。重要信息要特別提示，但提示切忌沒有重點(diǎn)，更不要滿篇都是紅色、加粗、斜體的提示，恐影響收件人閱讀郵件。
——8、選擇合適的字體，不要太大，也不要太小。同時郵件中一般不要使用：)之類的笑臉字符。因為在商務(wù)郵件特別是對外郵件中，這樣的字符顯得有些輕佻。
職場郵件禮儀6、關(guān)于附件
—1、若有附件，請在正文中提醒收件人查閱附件;
——2、若貼附件，請發(fā)送郵件時檢查附件的正確性、完整性;
——3、若附件超過4個，請打包重新命名后再添加。
——4、若附件太大，超過2M，要在郵件正文中提醒收件人。
職場郵件禮儀7、回復(fù)郵件的技巧
1、如果公司里郵件交往是一種常用方式，建議每天查看郵箱并養(yǎng)成習(xí)慣，不要錯漏緊急或重要信息。也不要等大家發(fā)了郵件后，反復(fù)電話、短信提醒你收郵件啊收郵件。
——2、及時回復(fù)。
——收到他人重要郵件之后，要及時回復(fù)以示尊重。理想的回復(fù)郵件時間是2小時，特別是對于一些緊急、重要的郵件。
——如果事情復(fù)雜，無法及時確切回復(fù)，可以及時回復(fù)說“收到，我正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復(fù)”等等。
——總之及時回應(yīng)，哪怕只是確認(rèn)一下收到。
——3、現(xiàn)在郵件一般都有收件回執(zhí)功能。如果你在休假，可以設(shè)置自動回復(fù)功能。但如果沒有休假，最好不要設(shè)置，否則別人不知道你到底有沒有收到郵件。
——4、有針對性的回復(fù)。
——5、回復(fù)郵件，字不要太少，一般不少于10個字，如“嗯”一個字之類的就不要來了。
——6、如果同一問題反復(fù)郵件往來說不清楚，建議電話溝通或面談。
——7、要注意回復(fù)和回復(fù)全部。郵件里回復(fù)功能是指回復(fù)本人，若點(diǎn)回復(fù)全部就是回復(fù)所有的人。
——8、懂得區(qū)分收件人、抄送人和密送人。
——收件人就是TO為郵件主送人，主要由本人進(jìn)行處理;抄送人CC一般指需要知道這回事的人，一般無回復(fù)處理的義務(wù)，但若CC的人有建議可以回復(fù);密送人BCC，收信人不知道你BCC了誰，可能用于非正式場合，職場中一般不用BCC。
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