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對(duì)外文書使用的要求
格式 使用對(duì)外文書首先要注意格式，不要用錯(cuò)。如外長(zhǎng)和外交代表使用正式照會(huì)，不要用普通照會(huì)的格式，非外交代表機(jī)構(gòu)使用對(duì)外函件，不要用照會(huì)格式等等。
人稱
人稱要與文書格式相適應(yīng)。正式照會(huì)、外交函件、電報(bào)均是以簽署人的口氣用第一人稱寫成。在正式照會(huì)中，一般不用“我們”一詞，普通照會(huì)一般以單位名義用第三人稱寫成，稱對(duì)方亦用第三人稱，不可用“貴方”或“貴館”等措詞，而是重提受照機(jī)關(guān)的名稱。以機(jī)構(gòu)名義書寫的對(duì)外函件亦用第三人稱。
另外，簽署者與受文者要相適應(yīng)，即人對(duì)人、單位對(duì)單位。如：正式照會(huì)是人對(duì)人，普通照會(huì)是單位對(duì)單位。在個(gè)人對(duì)個(gè)人的外交文書中講究身份對(duì)等，如元首對(duì)元首，總理對(duì)總理，外長(zhǎng)對(duì)外長(zhǎng)。但也有特殊情況，如大使作為國(guó)家的全權(quán)代表可對(duì)外長(zhǎng)、總理、元首，而代辦一般只對(duì)外長(zhǎng)。其他的對(duì)外函件可根據(jù)實(shí)際情況書寫。
客套用語
客套用語要與格式相適應(yīng)。如普通照會(huì)開頭的“×××向×××致意”這一客套用語不能用作個(gè)人函件中的開頭語，非外交機(jī)關(guān)發(fā)的對(duì)外文書也不用這一套語，照會(huì)結(jié)尾的致敬語使用時(shí)要注意與雙方的身份、關(guān)系和場(chǎng)合相適應(yīng)。如，致代辦處的文書一般用“順致敬意”或“順致崇高的敬意”；給外交部和大使館的文書則一般用“順致崇高的敬意”。事務(wù)性的文書，亦用“順致崇高的敬意”。
致敬語不能自成一頁，應(yīng)緊跟正文后另起一段。
稱呼
文書抬頭即受文人的職銜、姓名等要全稱，文中第一出現(xiàn)職銜、姓名也要全稱。第二次出現(xiàn)則可用簡(jiǎn)稱。
國(guó)名
文書信封和文中的抬頭的國(guó)名等均用全稱。文中第一次出現(xiàn)時(shí)用全稱，以后可用簡(jiǎn)稱。但有些國(guó)家由于情況特殊，如朝鮮民主主義共和國(guó)國(guó)名則須用全稱。
有些國(guó)家由于發(fā)生革命、政變或其他原因，國(guó)名可能改變，須隨時(shí)注意，不要寫錯(cuò)。
譯文
對(duì)外文書一般以本國(guó)文字為正本。但為了使收件人能夠確切理解文件的實(shí)質(zhì)內(nèi)容，往往附有收件國(guó)文字或通用的第三國(guó)文字的譯文。在本國(guó)向外國(guó)常駐代表機(jī)關(guān)發(fā)送事務(wù)性函件，也可僅用本國(guó)文字，不附譯文。較為重要的文書則附以譯文為好（有的國(guó)家譯文本上注有“非正式譯文“字樣）。各國(guó)套語用法以及行文格式與中文不同，翻譯時(shí)應(yīng)注意，要符合各種文字的用法。一般函電也可用接受國(guó)文字或通用文字書寫。
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