禮品采購管理制度

時間：2020-09-16 08:16:03 制度我要投稿

禮品采購管理制度

　　在我們平凡的日常里，很多場合都離不了制度，制度具有使我們知道，應該做什么，不應該做什么，懲惡揚善、維護公平的作用。那么相關的制度到底是怎么制定的呢？下面是小編收集整理的禮品采購管理制度，供大家參考借鑒，希望可以幫助到有需要的朋友。

禮品采購管理制度

　　一、目的

　　為了加強對公司員工在經(jīng)營活動中贈送禮品的管理，提高工作效率，樹立良好的.公司形象與風氣，減少開支，避免浪費，特制定本制度。

　　二、范圍

　　本制度適用于公司對外經(jīng)營活動中禮品采購與制作、領用、贈送相關的所有行為。

　　三、定義

　　本制度所稱的禮品，是指由公司統(tǒng)一采購并用于公司接待及外聯(lián)的所用物品。

　　四、工作職責

　　1、綜合部是公司禮品的管理部門，負責禮品的采購、發(fā)放、登記造冊、保管、處理等各項工作。

　　2、財務部門負責禮品費用報銷的審核。

　　五、禮品采購管理

　　1、禮品的采購原則

　　（1）貨真價實原則：價格公道合理,不能以次充好、以假亂真。

　　（2）集體采購原則：參與采購人員不得低于2人。

　　2、禮品的采購

　　（1）禮品集中采購：

　　根據(jù)公司領導、各部門負責人提出對禮品的要求，提交《禮品領用或采購申請單》，公司采購部擬定《禮品采購方案》，包括：規(guī)格、單價、數(shù)量等，報公司總經(jīng)理審核、審批后，公司統(tǒng)一集中采購。

　　（2）日常禮品采購：

　　各部門因業(yè)務需要領用禮品的，原則上在公司領用，如果庫存禮品不能滿足需要，可以直接提交《禮品領用或采購申請單》交給上級領導審批，由綜合部組織采購，或者在審批授權(quán)后由使用者自行采購。

　　（3）特殊禮品的購買：

　　針對公司重要客戶，由公司總經(jīng)理批準安排緊急的重要禮品采購，按照《禮品領用或采購申請單》、經(jīng)過審批后由總經(jīng)理安排采購部負責采購落實。

　　3、禮品入庫

　　所有禮品購回后由綜合部驗收入庫，建立禮品接收與放發(fā)臺賬，每月盤點一次，做到賬賬相符、賬實相符，盤點結(jié)果報總經(jīng)理以及相關部門。

　　4、禮品分類

　　（1）禮品分為五大類：A工藝品、B名煙、C名酒、D名茶、E加油卡

　　（2）禮品分級：高級(單價1000元以上)、中級(單價500—1000元之間)、普通(單價100—500元之間) ;

　　5、禮品領用

　　（1）日常禮品按以下程序申領發(fā)放：

　　禮品使用人填寫《禮品領用或采購申請單》，總經(jīng)理審核、審批后，在綜合部處領取。綜合部審核此次贈送是否有重復交叉現(xiàn)象，并根據(jù)存貨對禮品均衡分配、種類調(diào)配等做出安排。

　　（2）公司批準組織的各類大型活動禮品包括各種會議、慶典活動、聚會、過節(jié)拜訪等，作為專項費用，由總經(jīng)理審核、審批后執(zhí)行。

　　6、禮品費用控制

　　（1）公司各部門將每季度計劃、節(jié)日計劃、禮品資金計劃報總經(jīng)理審批。

　　（2）在年度預算額度范圍內(nèi)采購禮品的費用，由財務部根據(jù)禮品采購方案和禮品入、出庫單，分攤計入各部門的費用中。

　　（3）費用實際發(fā)生時，根據(jù)本規(guī)定要求的各項審批單，作為費用實際發(fā)生的審核依據(jù)。

　　7、禮品贈送

　　（1）贈送對象的身份、個性以及贈送方式、地點要與禮品的特點相適宜;多人場合，要注意區(qū)分受贈人的不同職位，考慮選擇不同檔次、品種的禮品;重復贈送時，注意花樣品種的更換。

　　（2）普通禮品贈送，目的是加強與客戶的溝通，給客戶留下公司良好的印象和記憶。贈送禮品時，注意了解授贈人的個性特點，講究品位、格調(diào)，采取不同方式，做到既不鋪張浪費，又能收到實效。

　　8、組織紀律

　　（1）公司禮品是公司的財產(chǎn)，代表公司利益贈與客戶，不容許任何個人私自占有或轉(zhuǎn)贈他人;如有發(fā)生，視金額大小給與當事人經(jīng)濟或紀律處分;

　　（2）《禮品領用或采購申請單》、《禮品發(fā)放登記臺帳》是公司禮品發(fā)放工作內(nèi)部組織管理的有效手段和對外公共關系的重要資料，綜合部必須妥善保存，嚴禁復制、外傳和對外泄漏，違犯者將嚴肅處理。

　　9、禮品實物管理

　　（1）綜合部要本著對公司財產(chǎn)高度負責的精神，嚴格按本程序?qū)嵭泄芾怼Ｗ龅桨l(fā)放手續(xù)齊全，原始資料留存完備。建立禮品發(fā)放及入庫臺帳，統(tǒng)計各部門禮品使用費用。

　　（2）庫存禮品要擺放整潔，精心維護，防霉防盜，并進行定期盤點，發(fā)現(xiàn)問題及時上報處理，避免損失。

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