物業(yè)檔案室上墻制度

物業(yè)檔案室上墻制度范本

　　現(xiàn)如今，人們運用到制度的場合不斷增多，制度對社會經(jīng)濟、科學技術(shù)、文化教育事業(yè)的發(fā)展，對社會公共秩序的維護，有著十分重要的作用。那么擬定制度真的很難嗎？以下是小編幫大家整理的物業(yè)檔案室上墻制度范本，希望對大家有所幫助。

　　物業(yè)檔案室上墻制度1

　　一、歸檔要求

　　歸檔文件的總要求：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。具體應做到下述幾點：

　　1、歸檔的文件材料種類、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應齊全完整。

　　2、在歸檔的文件材料中，應將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件立在一起，不得分開。

　　3、文件材料應區(qū)別不同情況進行排列，密不可分的文件材料應依序排列在一起，即批復在前，請示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后。

　　4、文件材料應按排列順序依次編寫頁號或件號。裝訂的案卷，應統(tǒng)一在有文字的每頁材料正面的右上角、背面的左上角填寫頁號；不裝訂的案卷，應在卷內(nèi)每份文件材料的右上方編號，圖表和聲像材料等也應在圖表上或聲像材料的背面編號。檔案盒編號原則取部門漢語拼音首字母；如公司為“LDWY-01”；仙林學生公寓為“XLGY-01”；東區(qū)公用房“DQGF-01”；以此類推。

　　5、按各類檔案資料的保密級別、保存期限，必須以規(guī)定的格式逐件填寫文件目錄，對文件材料的題名不要隨意更改和簡化；沒有題名應擬寫題名，有的雖有題名無實質(zhì)內(nèi)容的也應重新擬寫；沒有責任者、年、月、日的.文件材料要考證清楚，填入有關項內(nèi)；文件目錄放在卷首。

　　6、聲像材料應用文字標出攝像或錄音的對象、時間、地點、中心內(nèi)容和責任者。

　　二、歸檔范圍

　　1、各類具有查考利用價值的文件材料：公文、傳真、圖表、電子版資料、圖片、PPT、報刊、錄音、錄像等；

　　2、各項會議形成的文件材料；包括會議的通知、報告、決議、領導人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等；

　　3、報刊、雜志及發(fā)表的稿件、理論性文章；

　　4、有效證照、證件、印章；資金、業(yè)務往來方面的文件材料：含合同、特約服務協(xié)議、重要報表等；

　　5、規(guī)章制度體系（含部門）、內(nèi)部發(fā)文：包含總經(jīng)理批示后的各項決議、公司決定等；

　　6、工作總結(jié)、計劃；樓宇接管數(shù)據(jù)、流程，與相關部門的交接資料；

　　7、具有法律效力及保存價值的文件；

　　8、辦公電腦中與公司有關的電子版資料、文件等；

　　9、獲得的社會榮譽資料；

　　10、其他有必要歸檔管理的資料：包括聲像形式記錄下來的對公司物業(yè)管理與服務產(chǎn)生作用的各種資料，上級領導、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。

　　三、檔案保管期限

　　1、文書檔案的保管期限定為永久、長期、短期、臨時四種。長期為十至五十年左右；短期為十年以下，三年以上；臨時為半年至三年。

　　2、確定公司檔案保管期限的原則

　　（1）凡是反映公司主要職能活動和基本歷史面貌的，對本公司有長遠利用價值的檔案，列為永久保管。

　　（2）凡是反映公司一般活動，在較長期時間內(nèi)對公司工作有查考利用價值的文件材料，列為長期保管。

　　（3）凡是在較短時間內(nèi)對公司有參考價值的文件材料，列為短期保管。

　　（4）凡是需要“持續(xù)改進”，每半年或每年度均要修訂的文件材料，列為臨時保管。

　　四、檔案級別

　　1、檔案分受控檔案和非受控檔案兩類。檔案的受控由部門提議，品質(zhì)技術(shù)部、經(jīng)理辦核定受控和非受控。

　　2、受控檔案需加蓋受控章，只許在特定場所翻閱或特定人保管，不許外借或外傳；確有工作需要時，需經(jīng)公司總經(jīng)理批準。

　　3、對已到保存期限的檔案要請相關部門根椐保存期限的要求，填寫《報廢申請單》報品質(zhì)技術(shù)部經(jīng)總工程師批準后，進行銷毀。

　　五、檔案的借閱

　　1、借閱檔案必須嚴格履行登記手續(xù)，借閱人對檔案要妥善保管，不得遺失。歸還的檔案要進行檢查、清點，并在登記薄上注銷。

　　2、各部門因工作需要，借閱本部門的業(yè)務檔案需經(jīng)本部門領導批準；借閱非本部門的業(yè)務檔案須經(jīng)檔案分管副總批準。

　　3、借閱檔案的人員，不得泄密、涂改、折散、轉(zhuǎn)借復印和攜帶檔案外出，如有特殊情況需要轉(zhuǎn)借或攜帶檔案外出時，須經(jīng)總經(jīng)理批準。

　　4、借閱的檔案用完后，應及時歸還，借用時間一般不得超過十天。

　　5、凡借閱的檔案、文件一律不得私自復印，如工作需要，應按公司有關規(guī)定辦理。

　　六、電子、紙質(zhì)檔案的存儲

　　1、公司所有區(qū)域辦公電腦必須按要求存放公司相關的文件、資料，使用電腦工作人員將各類文件、資料在該文件夾中設定子文件夾分類存放。

　　2、各物管處主任即為電腦檔案管理責任人。須定時對本部門的電腦按照公司要求進行檢查；經(jīng)理辦將對各部門電腦檔案的管理進行檢查。

　　3、各部門電腦檔案管理責任人每學期，將部門電腦檔案拷入指定的移動硬盤進行備份，同時過往文件不許刪除、覆蓋，并標注拷貝日期。

　　4、所有歸檔的文件標題不宜過于簡要，標題中需注明“關于××通知、報告、申請”等，并標注具體日期。

　　5、重要的文件（會議訣議、電子考勤記錄）等不僅要電子備份，還要求紙質(zhì)備份；防止丟失。

　　七、罰則

　　1、凡違反本制度，公司人事變動交接時造成文件資料不全或丟失的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，根椐《蘭達物業(yè)獎懲辦法》規(guī)定，給予部門文件管理人二級處罰；部門負責人二級處罰，在全公司通報批評。

　　2、未經(jīng)總經(jīng)理批準轉(zhuǎn)借、復印或攜帶受控文件或檔案外出的，視具體情況，對部門負責人和當事人書面檢查，在全公司通報批評；如造成惡劣后果者，視情況嚴重程度追究其法律責任。借閱后凡不按期限歸還的需限期歸還，并根椐《蘭達物業(yè)獎懲辦法》相關規(guī)定，視拖延期限的長短給予借閱人一級或二級處罰。

　　3、在外借過程中造成檔案遺失的，應立即報告，如因遺失檔案，泄露公司秘密，造成惡劣后果者，椐《蘭達物業(yè)獎懲辦法》相關規(guī)定，給予當事人三級處罰。

　　4、凡違反本制度第六條，無故不歸檔的備份文件材料的，不按規(guī)定存放電子、紙質(zhì)檔案，不按規(guī)定接受檢查，根椐《蘭達物業(yè)獎懲辦法》相關規(guī)定，視情節(jié)給予相應級別的處罰。

　　八、附則

　　1、本制度自20xx年5月1日生效。

　　2、本制度由xxx物業(yè)經(jīng)理辦負責解釋。

　　物業(yè)檔案室上墻制度2

　　第一章總則

　　檔案管理是企業(yè)管理的重要內(nèi)容之一，公司總裁辦指定專人負責檔案管理工作，為規(guī)范公司的檔案管理，特制訂本制度。

　　第二章檔案分類

　　一、綜合類

　　(一)公司發(fā)起人協(xié)議書、批準公司設立的政府批文、驗資報告、可行性報告，各種請示、申請報告、評審意見書、認股書等;永久

　　(二)公司編文號的全部文件;永久

　　(三)公司股東會、董事會、監(jiān)事會、專業(yè)委員會、總裁辦公會、業(yè)務聯(lián)席會等會議文件;長期

　　(四)公司大型活動策劃方案及有關資料，制訂實施的規(guī)章制度、機構(gòu)設置改變，啟用新印章的通知批復;永久

　　(五)公司的各種請示報告及上級部門的批復;永久或長期

　　(六)集團內(nèi)各單位主送我司有關重要問題的文件;長期或永久

　　(七)政府各級部門發(fā)送的文件;長期

　　(八)公司領導班子會議紀錄，辦公會議記錄，黨委會議記錄及其它研究重大問題的會議記錄;長期

　　(九)介紹信、信函存根、電報底稿;短期

　　(十)公司檔案的交接清冊和銷毀清冊;長期(十一)各職能部門、綜合類檔案目錄。永久

　　二、經(jīng)營管理類

　　(一)各職能部門管理文件、重要資料目錄;永久

　　(二)公司下達的年度考核經(jīng)濟指標及完成情況;永久

　　(三)公司各部經(jīng)濟考核指標;短期

　　(四)公司和業(yè)務部門對外簽訂的協(xié)議、合同;永久或長期

　　(五)上級部門制定的政策、規(guī)定等指導性文件。長期

　　三、財務類

　　(一)年度審計報告;永久

　　(二)年初預算報告;長期

　　(三)財務分析報告;長期

　　(四)財務存檔資料、文件目錄。永久

　　四、人事類

　　(一)公司領導成員的任免申報及上級批復;永久

　　(二)公司中層干部的任免、部室人員編制及花名冊永久

　　(三)職工獎懲情況記錄;永久

　　(四)職工的轉(zhuǎn)正、定級、調(diào)資、離退休、退職、撫恤、死亡等有關資料;永久

　　(五)勞動工資報表(年報);永久

　　(六)有關獎勵基金和福利基金的開支情況資料短期

　　五、行政類

　　(一)固定資產(chǎn)登記，產(chǎn)權(quán)移交、清冊報表和資料;永久

　　(二)基建工程的申報、批復，以及圖紙、施工、竣工交付使用的全套資料(包括水、電、氣在內(nèi));永久

　　(三)購買固定資產(chǎn)計劃、資料。永久

　　六、工程類

　　接管物業(yè)的工程資料，在退出時交還下個物業(yè)公司。

　　備注：保管期限中：永久指10年以上，長期指5-10年，短期指5年以下。

　　第三章檔案保管

　　一、集團公司的全部工作資料必須將原件按歸檔要求交檔案室存檔。原件如有兩份的部門或二級公司、控股公司可存一份原件。檔案室在立卷的基礎上，按照分類大綱、歸檔范圍和保管期限的`要求整理歸檔。

　　二、檔案要做到系統(tǒng)排列并建立案卷目錄和索引，以便于查找和利用。

　　三、各職能部門和二級公司、控股公司管理的檔案報送目錄到檔案室備案。

　　四、檔案室門窗及檔案柜應符合防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防塵的要求，檔案室內(nèi)嚴禁煙火和存放易燃易爆物品，保持整潔、衛(wèi)生。

　　五、檔案管理人員每半年檢查一次檔案的保管情況，如發(fā)現(xiàn)生蟲、破損、被盜、失泄密現(xiàn)象，應及時向分管領導匯報，采取有效措施進行處理。

　　六、建立健全檔案進、出登記制度，對每年收進送出的檔案材料按照保管期限分別進行統(tǒng)計。

　　第四章檔案借閱

　　一、公司工作人員需要借閱檔案，須經(jīng)總裁辦負責人同意。借閱時間原則上不超過一天。如特殊情況借閱量大的，要堅持勤借勤還，防止丟失、泄密。

　　二、外單位查閱檔案，必須持介紹信經(jīng)分管副總裁批準后方可查閱。

　　三、查閱和借閱檔案的人員，必須對檔案的安全負責，不得任意拆卸、轉(zhuǎn)借、涂改、損壞和泄密。其中的機密事項只能在檔案室內(nèi)查閱。如系案件調(diào)查取證需要復印者，公司內(nèi)部的由總裁辦主任批準，外單位由分管副總裁批準。

　　四、查閱檔案的人員，必須遵守檔案室的各項規(guī)章制度，自覺辦理借閱手續(xù)，認真填寫檔案使用登記表。

　　第五章立卷歸檔

　　一、公司實行部門立卷，各職能部門、二級公司、控股公司按照檔案分類大綱，將文件、資料(包括照片、聲像)整理后交檔案管理人員歸檔。

　　二、歸檔時間：各部門、二級公司、控股公司的文件、資料和自存檔案目錄(包括上級下發(fā)的承辦和閱存的文件)，于次年三月底以前移交公司檔案室，在六月底以前整理歸檔完畢。會計檔案資料由財務部存檔。

　　三、歸檔的文件、資料，必須完整、規(guī)范，符合耐久要求。

　　第六章其他

　　一、以上制度規(guī)定各職能部門和二級公司、控股公司須認真遵守，如未按要求辦理，造成損失者要給予經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失者予以除名，直至追究刑事責任。

　　二、檔案管理責任人必須嚴格執(zhí)行制度，造成管理混亂，檔案丟失，檔案管理部門和責任人要受到經(jīng)濟和行政處罰，造成重大損失的對直接責任者予以除名，直至追究刑事責任。