介紹信管理制度

時間：2022-01-28 08:21:13 制度我要投稿

關(guān)于介紹信管理制度

　　在現(xiàn)實社會中，大家逐漸認識到制度的重要性，制度一般指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，也指在一定歷史條件下形成的法令、禮俗等規(guī)范或一定的規(guī)格。那么什么樣的制度才是有效的呢？以下是小編為大家收集的關(guān)于介紹信管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

關(guān)于介紹信管理制度

　　企業(yè)的介紹信是企業(yè)派出本單位工作人員去外單位聯(lián)系工作或執(zhí)行任務(wù)時所用的信函。介紹信用以證明持證人的身份和說明來聯(lián)系的事務(wù)。介紹信一方面起著聯(lián)系雙方的作用，另一方面也起著證明身份的作用。企業(yè)應(yīng)備有必要的介紹信，以便需要時間。

　　一、介紹信的種類

　　企業(yè)所涉及的介紹信，一般可概括為以下幾種：

　　1、業(yè)務(wù)介紹信

　　企業(yè)對外進行業(yè)務(wù)聯(lián)系，需要用到業(yè)務(wù)介紹信。業(yè)務(wù)介紹信通常是為某件需要進行業(yè)務(wù)聯(lián)系的事而開的，它通常所需的文字較多，因此通常不采用印制的介紹信，而是用信箋抄寫或打印，并裝入信封。

　　2、專用介紹信

　　專用介紹信用于某種特定事務(wù)辦理，如購買飛機票介紹信、辦理出國手續(xù)介紹信等。企業(yè)的各業(yè)務(wù)部門也常有自己的的啟用業(yè)務(wù)介紹信，用以本部門經(jīng)常需要辦理的業(yè)務(wù)的介紹辦理。專用介紹信有特定的內(nèi)容和式樣，可一次印制多張，使用時填號、蓋章后即生效。

　　3、存根介紹信

　　帶存根的介紹信一般是鉛印的，它有兩聯(lián)，一聯(lián)是存根，另一聯(lián)是外出時使用的介紹信。存根介紹信的兩聯(lián)都有號碼，可用以查對，兩聯(lián)之間有一條縫，開出介紹信時，應(yīng)在縫上蓋章（騎縫章），從而便于核對。

　　4、證明信

　　證明信可以企業(yè)、機關(guān)、團體、個人的名義開出，以確鑿的證據(jù)來證明某個組織、團體、個人或有關(guān)來件的真實情況。如果證明信是以個人名義發(fā)出的，信上除了應(yīng)有個人的簽字或蓋章以外，還得其所在的組織蓋章以證明該人的身份。

　　二、加強介紹信管理的.措施

　　第一，印制的介紹信應(yīng)由專人負責(zé)保管。以企業(yè)名義開的介紹信由企業(yè)辦公室的文秘人員保管；以部門名義開的介紹信由部門內(nèi)指定的人保管，企業(yè)和部門不得分發(fā)空白介紹信，也不得私拿空白介紹信。

　　介紹信的格式。介紹信一般應(yīng)有標(biāo)題、稱呼、正文、禮儀性用語及第二，出具介紹信單位的落款、出具時間和生效期限。存根介紹信還應(yīng)有騎縫章，存根部分除同持出部分有相同內(nèi)容外，還應(yīng)有批準(zhǔn)領(lǐng)導(dǎo)簽字和經(jīng)辦人兩項。介紹信在內(nèi)容上應(yīng)寫明具體用途，不得用“聯(lián)系業(yè)務(wù)”等模糊字眼代替。

　　第三，嚴格開具介紹信的手續(xù)。需要開具單位介紹信者，應(yīng)在單位介紹信簽批單上填好各項內(nèi)容，再上報主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。秘書再根據(jù)此單填寫介紹信，并蓋章，然后發(fā)給需用人。開具介紹信必須履行簽批手續(xù)，從而單位領(lǐng)導(dǎo)可掌握介紹信的使用情況，并可防止亂用介紹信。一般是哪一級的介紹信，就由哪一級領(lǐng)導(dǎo)人簽批。

　　第四，填寫介紹信應(yīng)按規(guī)定的內(nèi)容填寫，持出部分和存根部分內(nèi)容要一致。

　　第五，介紹信應(yīng)用毛筆、鋼筆、簽字筆書寫，字跡要工整、準(zhǔn)確，不得涂改。如有涂改應(yīng)加蓋公章，以示非私自改動。

　　第六，先開介紹信后用印，不得在空白介紹信上預(yù)先蓋印，更不得把空白的介紹信發(fā)給外出人員自行填寫。對非開空白介紹信不可的，應(yīng)控制空白介紹信張數(shù)，并將期限填上，出差人員返回后應(yīng)收回未用完的空白介紹信。

　　第七，秘書人員不得私自為他人開具介紹信。

　　第八，接待外單位人員，應(yīng)認真核查來人的介紹信。事情辦理完畢后，應(yīng)留下來人的介紹信，并請其在介紹信發(fā)面簽注辦理情況，以便日后查對。如發(fā)現(xiàn)介紹信喲機問題，應(yīng)與來人單位取得聯(lián)系，核查介紹信和來人的真?zhèn)巍?/p>

　　第九，開出但因情況變化未能使用的介紹信，應(yīng)及時收回，并注明未使用的情況。

　　第十，妥善保管介紹信存根，及時歸檔。

　　第十一，填錯的介紹信，應(yīng)標(biāo)出作廢符號。

　　第十二，介紹信丟失及時上報。

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