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  • 銷售部檔案管理制度

    時間:2022-06-10 08:52:00 制度 我要投稿
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    銷售部檔案管理制度

      在生活中,很多場合都離不了制度,制度是指要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準則。大家知道制度的格式嗎?以下是小編整理的銷售部檔案管理制度,歡迎大家借鑒與參考,希望對大家有所幫助。

    銷售部檔案管理制度

      為規(guī)范銷售檔案管理工作,使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準化、系統(tǒng)化、特別制定以下管理辦法;

      一、檔案歸檔范圍

      1、銷售合同

      (1)預(yù)定書(認購書)原件;

      (2)買賣合同原件;

      (3)換、退房申請;

      (4)房型修改申請;

      (5)其他合同之補充協(xié)議。

      2、客戶資料檔案

      (1)來訪客戶名錄:包括客戶姓名、聯(lián)系方式、需求,及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。

      (2)簽約客戶檔案

      基本資料:姓名、聯(lián)系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等;

      辦理按揭及房屋產(chǎn)權(quán)證所需客戶提供的資料;

      其他客戶提交之資料。

      3、內(nèi)部管理檔案

      (1)銷售部內(nèi)部管理檔案:各項管理制度、成文發(fā)放的管理文件

      (2)銷售管理檔案

      (3)各日、周、月統(tǒng)計表及報表;

      (4)早晚會會議記錄。

      4、內(nèi)部往來文件

      (1)發(fā)往各部門間的日常函件;

      (2)收到公司各部門的往來文件。

      5、公司對外宣傳資料

      (1)各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本;

      (2)電視宣傳資料:各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶;

      (3)戶外燈箱、路牌的樣稿;

      (4)各類宣傳活動的錄影帶及照片。

      6、房地產(chǎn)相關(guān)信息

      (1)房地產(chǎn)相關(guān)法律、法規(guī)、政策、資料;

      (2)各樓盤樓書;

      (3)房地產(chǎn)相關(guān)信息剪報;

      (4)各項目對外宣傳廣告剪報。

      7、對外合同合約

      (1)戶外宣傳制作合同復(fù)印件;

      (2)媒體制作合同;

      (3)其他與銷售部有關(guān)的合同合約。

      二、歸檔及保管要求

      1、嚴格按歸檔范圍對檔案進行歸檔整理;

      2、檔案資料分類應(yīng)清晰、全面;

      3、檔案接收時要認真點、驗收,并辦理交接手續(xù)后入檔;

      4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒;

      5、應(yīng)建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

      三、檔案的借閱

      檔案的借閱應(yīng)有嚴格的借閱制度,必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執(zhí)行:

      1、本部門檔案僅限本部門員工借閱;外部門借閱需出示借條,附雙方負責(zé)人許可簽字;

      2、本部門員借閱,借期不超過兩天。如因需要延長借期,須出示借條并附部門負責(zé)人簽字;

      3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續(xù)方能借閱和離開;

      4、按期歸還,愛護所借檔案資料,逾期不還或有損壞、遺失,按有關(guān)規(guī)定進行處理,造成重大損失者當(dāng)追究責(zé)任;

      四、檔案的保管

      1、檔案接收時要認真清點、驗收份數(shù)、張數(shù)、規(guī)格驗收必須符合要求的,辦理交接手續(xù)方可入檔;

      2、各類檔案材料,應(yīng)按管理規(guī)范要求分類、編目、立卷,放入檔案盒或檔案夾內(nèi)上柜保管;

      3、檔案存放必須使用專用資料柜,排柜方式要省時、醒目,便于查找;

      4、每年年底要對檔案庫存保管情況進行一次清理,核對以保管單位為基礎(chǔ),做到賬物相符,對破損或載體變質(zhì)情況要及時采取有效措施補救。

      五、檔案的剔除和銷毀

      1、在整理檔案的過程中,對檔案材料要仔細甄別,對無保存價值的資料及時剔除,必要時列出剔除資料目錄提交部門經(jīng)理批示;

      2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領(lǐng)導(dǎo),經(jīng)部門批示后銷毀。

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