銷售部檔案管理制度

時間：2022-06-10 08:52:00 制度我要投稿

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銷售部檔案管理制度

　　在生活中，很多場合都離不了制度，制度是指要求大家共同遵守的辦事規程或行動準則。大家知道制度的格式嗎？以下是小編整理的銷售部檔案管理制度，歡迎大家借鑒與參考，希望對大家有所幫助。

銷售部檔案管理制度

　　為規范銷售檔案管理工作，使檔案管理工作規范化、標準化、系統化、特別制定以下管理辦法；

　　一、檔案歸檔范圍

　　1、銷售合同

　　（1）預定書（認購書）原件；

　　（2）買賣合同原件；

　　（3）換、退房申請；

　　（4）房型修改申請；

　　（5）其他合同之補充協議。

　　2、客戶資料檔案

　　（1）來訪客戶名錄：包括客戶姓名、聯系方式、需求，及了解到的客戶的家庭情況及其他特別事項。

　　（2）簽約客戶檔案

　　基本資料：姓名、聯系電話、已購房型、付款情況、家庭情況等；

　　辦理按揭及房屋產權證所需客戶提供的資料；

　　其他客戶提交之資料。

　　3、內部管理檔案

　　（1）銷售部內部管理檔案：各項管理制度、成文發放的管理文件

　　（2）銷售管理檔案

　　（3）各日、周、月統計表及報表；

　　（4）早晚會會議記錄。

　　4、內部往來文件

　　（1）發往各部門間的日常函件；

　　（2）收到公司各部門的往來文件。

　　5、公司對外宣傳資料

　　（1）各類公司制作的樓書、提袋、宣傳品樣本；

　　（2）電視宣傳資料：各種宣傳用vcd、錄音帶、錄像帶；

　　（3）戶外燈箱、路牌的樣稿；

　　（4）各類宣傳活動的錄影帶及照片。

　　6、房地產相關信息

　　（1）房地產相關法律、法規、政策、資料；

　　（2）各樓盤樓書；

　　（3）房地產相關信息剪報；

　　（4）各項目對外宣傳廣告剪報。

　　7、對外合同合約

　　（1）戶外宣傳制作合同復印件；

　　（2）媒體制作合同；

　　（3）其他與銷售部有關的合同合約。

　　二、歸檔及保管要求

　　1、嚴格按歸檔范圍對檔案進行歸檔整理；

　　2、檔案資料分類應清晰、全面；

　　3、檔案接收時要認真點、驗收，并辦理交接手續后入檔；

　　4、檔案必須使用專用資料柜、資料盒；

　　5、應建立清晰、明了的檢索工具便于檢索。

　　三、檔案的借閱

　　檔案的借閱應有嚴格的借閱制度，必須填寫借閱登記表方能借閱。檔案借閱辦法按以下制度執行：

　　1、本部門檔案僅限本部門員工借閱；外部門借閱需出示借條，附雙方負責人許可簽字；

　　2、本部門員借閱，借期不超過兩天。如因需要延長借期，須出示借條并附部門負責人簽字；

　　3、查閱、借還檔案都必須在管理員處辦理登記手續方能借閱和離開；

　　4、按期歸還，愛護所借檔案資料，逾期不還或有損壞、遺失，按有關規定進行處理，造成重大損失者當追究責任；

　　四、檔案的保管

　　1、檔案接收時要認真清點、驗收份數、張數、規格驗收必須符合要求的，辦理交接手續方可入檔；

　　2、各類檔案材料，應按管理規范要求分類、編目、立卷，放入檔案盒或檔案夾內上柜保管；

　　3、檔案存放必須使用專用資料柜，排柜方式要省時、醒目，便于查找；

　　4、每年年底要對檔案庫存保管情況進行一次清理，核對以保管單位為基礎，做到賬物相符，對破損或載體變質情況要及時采取有效措施補救。

　　五、檔案的剔除和銷毀

　　1、在整理檔案的過程中，對檔案材料要仔細甄別，對無保存價值的資料及時剔除，必要時列出剔除資料目錄提交部門經理批示；

　　2、每年年底對保管期滿的檔案列出目錄寫出專題報告提交領導，經部門批示后銷毀。

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