<dfn id="w48us"></dfn><ul id="w48us"></ul>
  • <ul id="w48us"></ul>
  • <del id="w48us"></del>
    <ul id="w48us"></ul>
  • 公司檔案室資料管理制度

    時間:2022-07-31 08:18:41 制度 我要投稿

    公司檔案室資料管理制度(通用10篇)

      在日新月異的現(xiàn)代社會中,各種制度頻頻出現(xiàn),制度是要求大家共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則。一般制度是怎么制定的呢?以下是小編收集整理的公司檔案室資料管理制度(通用10篇),歡迎閱讀與收藏。

    公司檔案室資料管理制度(通用10篇)

      公司檔案室資料管理制度1

      第一條 各級保密人員要相互協(xié)調(diào)配合,應(yīng)主動為公司和公司各業(yè)務(wù)部門服務(wù),公司各業(yè)務(wù)部門應(yīng)自覺接受保密部門的指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查。

      第二條 在對外交往與合作中,對方以正當(dāng)理由和途徑要求提供屬于公司機(jī)密事項(xiàng)時,將由公司保密委員會立會研究決定后,方可提供。保密委員會嚴(yán)格執(zhí)行國家的保密規(guī)定,該提供的提供,不該提供的堅決不提供。

      第三條 對公司下發(fā)的保密文件及重要會議材料各單位進(jìn)行妥善保管,并進(jìn)行登記管理,不得亂扔亂放。

      第四條 保密文件的復(fù)制必須履行審批、登記手續(xù)。要嚴(yán)格按照批準(zhǔn)的份數(shù),不得擅自多印留存。密碼電報一律不得復(fù)印。復(fù)制文件應(yīng)按原文密級進(jìn)行管理,復(fù)制中形成的廢頁應(yīng)作為密件銷毀。

      第五條 絕密級文件、資料和密碼電報不得全文抄錄,確因工作必須摘抄的,須經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并履行登記手續(xù)。未經(jīng)同意,不得擅自復(fù)印、翻印和摘抄。

      第六條 保密文件在發(fā)送裝封時應(yīng)按批準(zhǔn)份數(shù)認(rèn)真清點(diǎn)、裝封,切忌將不同密級的文件混放于同一信封中。密級的信封上要以戳記標(biāo)明文件的密級。封口時,不應(yīng)用釘書釘封口的方式,應(yīng)采用密封的方式。

      第七條 涉及國家機(jī)密和公司商業(yè)秘密的文件,原則上不用傳真方式發(fā)送,確因緊急情況需要時,要用密碼傳真?zhèn)魉停辉试S用普通傳真機(jī)和電子郵件傳送;絕密級公文不得利用計算機(jī)、傳真機(jī)傳輸;不得以明碼電報拍發(fā)秘密文件,也不得明電密電混用。

      第八條 保密文件接收時應(yīng)由公司保密人員拆封,其他人員一律不得拆封。保密文件的登記、編號,要與一般文件分開進(jìn)行。

      第九條 傳閱保密文件時,必須由指定的人員統(tǒng)一掌握。不經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),不得擅自擴(kuò)大秘密文件的閱讀范圍。公司工作人員應(yīng)在辦公室閱讀秘密文件,公司領(lǐng)導(dǎo)確需在家中閱讀秘密文件時,應(yīng)按照有關(guān)規(guī)定,做好保密工作。傳閱或借閱文件,要嚴(yán)格堅持登記制度。

      第十條 保密文件必須存放在有保密設(shè)施的辦公室及設(shè)備中保管,并經(jīng)常檢查。常用的秘密文件隨手入柜加鎖。

      第十一條 建立公司保密文件清退制度,每逢重大節(jié)假日前兩天各部室需將所傳閱的保密文件清退給辦公室。如發(fā)現(xiàn)遺失,要及時追查處理。

      第十二條 如保密人員因工作調(diào)動或其它原因而長期離開崗位前,必須把自己經(jīng)營的秘密文件全部移交清楚。移交時,要造冊、清點(diǎn)、核對,并且要履行簽收手續(xù)。

      第十三條 保密人員每年對辦理完畢的保密文件收集齊全,對有查考價值的要整理立卷,其他文件可按有關(guān)規(guī)定處理。調(diào)閱公司的保密檔案,須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

      第十四條 保密文件銷毀前,必須逐一登記,并在報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后派兩名以上工作人員進(jìn)行銷盡。絕密文件應(yīng)指定專人在公司內(nèi)銷毀。

      第十五條 以上保密文件擬制、處理、管理的各個環(huán)節(jié),要建立嚴(yán)格的登記制度,在工作過程中保密文件管理人員要注意不要談?wù)撐闹械臋C(jī)密事項(xiàng),不讓無關(guān)人員隨意瀏覽,不得在無保密措施的無線電話中談?wù)摍C(jī)密事項(xiàng)等等。

      第十六條 公司印制各類簡報、刊物及向宣傳、新聞出版單位提供公開發(fā)表的稿件、信息,承辦人應(yīng)經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批,不得涉及和泄露國家及公司秘密。

      第十七條 公司工作人員在外出訪問、涉及業(yè)務(wù)技術(shù)談判、學(xué)習(xí)交流展覽演示等公務(wù)活動中,不準(zhǔn)隨身攜帶密級文件、資料,要嚴(yán)格遵守保密紀(jì)律,在預(yù)案中應(yīng)采取措施,防止泄露事件發(fā)生。

      公司檔案室資料管理制度2

      為加強(qiáng)公司檔案及文件管理工作,有效地保護(hù)和利用檔案,維護(hù)公司合法權(quán)益,需要對檔案做好管理。

      一、公司管理檔案的范圍及管理權(quán)限的劃分

      1、公司級檔案管理范圍,由公司專人管理并負(fù)責(zé)一切借閱、復(fù)印、傳遞相關(guān)事宜。公司級檔案包括以下文件:

      (1)公司設(shè)立、審批、登記以及終止、解散后清算等方面的文件材料;

      (2)業(yè)務(wù)來往方面的文件材料(含合同、對方資料、銀企聯(lián)系函件等);

      (3)政府、項(xiàng)目批文、合同;

      (4)上級機(jī)關(guān)發(fā)來的本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條列、規(guī)定、計劃等文件資料;

      (5)公司制度體系、會議紀(jì)要、內(nèi)部發(fā)文(包含總經(jīng)理批示后的各項(xiàng)文件流程、公司決定等);

      (6)工程進(jìn)度計劃控制文件(含各業(yè)務(wù)單位往來函件等)、工程初設(shè)、修改、竣工圖紙;

      (7)公司月度、年中、年度工作計劃;

      (8)公司簽訂的各類合同;

      (9)公司有效證件、印章;

      (10)公司重要的會議材料、包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、會議記錄等;

      (11)公司大事記及反映本公司重要活動的簡報、相片、錄像等;

      (12)其他具有法律效益力及保護(hù)價值的文件。

      (13)各項(xiàng)目相關(guān)資料分類存放。

      2、檔案管理范圍,有指定專職文書管理。檔案文件如下:

      (1)報請總經(jīng)理批復(fù)的工作聯(lián)系單、工作計劃、總結(jié)、統(tǒng)計報表等;

      (2)相關(guān)業(yè)務(wù)單位函件管理;

      (3)公司媒體宣傳資料;

      二、公司檔案管理準(zhǔn)則

      1、公司檔案工作,要實(shí)行集中與分散管理相結(jié)合的體制,即堅持收集、管理文件材料的制度。由負(fù)責(zé)人主體檔案的管理,并對檔案管理工作進(jìn)行督促和指導(dǎo)。設(shè)立專門檔案柜,配備專人分管檔案工作。

      2、了解本部門的工作業(yè)務(wù),掌握本部門文件材料的規(guī)范范圍,收集管理本部門的文件材料。

      3、認(rèn)真執(zhí)行平時歸檔制度,對本部門承辦的文件材料及時收集歸檔,每極度末前應(yīng)將歸檔文件材料歸檔完畢。

      4、承辦人員需借用文件材料時,應(yīng)積極地提供利用,做好服務(wù)工作,并辦理臨時借用文件材料登記。

      三、檔案管理、歸檔文件整理

      1、部門以公司名義制作的規(guī)劃規(guī)定、通知、通告、會議記錄、會議紀(jì)要、項(xiàng)目方案等文件均應(yīng)由部門文員制作副本發(fā)文、登記、原件存檔、抄送綜合辦檔案室存檔。

      2、歸檔時限

      各部門專職文書就文件歸檔工作應(yīng)做到每日進(jìn)行。做歸檔前將資料分類,分組放置在待辦卷宗內(nèi)。應(yīng)做到及時處理,切忌拖拉積壓。

      3、歸檔文件的整理

      1) 歸檔材料必須時辦理完畢的正式材料。

      2) 歸檔材料應(yīng)完整、齊全。歸檔入卷文件把文件、底稿、附件請示和批復(fù)放在一起。

      3) 歸檔文件整理以件為單位。一般以每份文件為一件,文件正本與定稿為一件,正文與附件為一件,原件與復(fù)印件為一件,報表、名冊、圖冊、會議記錄等一冊(本)為一件,來文與復(fù)文可為一件,重要文件的草稿各為一件。

      4) 不同年度的文件分開存放。

      5) 合同按內(nèi)分開,分別分為工程合同、設(shè)計合同、申元合同、申德合同。

      四、檔案的銷毀

      1、個人非經(jīng)允許不得銷毀公司檔案資料。

      2、對于多余、重復(fù)、過時和和無保存價值的或是盜了銷毀期限的檔案,由總經(jīng)理批示后執(zhí)行。

      五、檔案保管

      1、防止檔案的損壞,延長檔案的壽命,維護(hù)檔案的安全;

      2、保持檔案存放室良好的通風(fēng),做好檔案室的防盜、防水漬、防潮、防蟲蛀、防塵、防強(qiáng)光的工作,門窗應(yīng)結(jié)實(shí)牢固。

      3、隨時對檔案進(jìn)行清理,清除不必要保存的材料;對破壞褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

      公司檔案室資料管理制度3

      第一條為加強(qiáng)公司行政事務(wù)管理,理順公司內(nèi)部關(guān)系,使各項(xiàng)管理標(biāo)準(zhǔn)化、制度化,提高辦事效率,特制定本規(guī)定。

      第二條公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時交專(兼)職文書人員歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

      第三條凡本公司繕印發(fā)出的公文(含定稿和兩份打印的正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由辦公室統(tǒng)一收集管理。

      第四條檔案管理要指定專人負(fù)責(zé),明確責(zé)任,保證原始資料及單據(jù)齊全完整,密級檔案必須保證安全。

      第五條歸檔范圍:

      1、公司的規(guī)劃、年度計劃、統(tǒng)計資料、科學(xué)技術(shù)、財務(wù)審計、勞動工資、經(jīng)營情況、人事檔案、會議記錄(包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等)、決定、委任書、協(xié)議、合同、項(xiàng)目方案等具有參考價值的文件材料。

      2、本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù)以及對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

      3、本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

      第六條檔案的借閱與索取:

      1、借閱檔案要認(rèn)真填寫《借閱檔案登記薄》。

      2、借閱檔案必須愛護(hù),保持整潔,嚴(yán)禁涂改,注意安全和保密,嚴(yán)禁擅自翻印、抄錄、轉(zhuǎn)借、遺失,如確屬工作需要摘錄和復(fù)制,凡屬密級檔案,必須由總經(jīng)理批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制,一般內(nèi)部檔原因總經(jīng)理辦公室主任批準(zhǔn)方可摘錄和復(fù)制。

      3、歸還檔案時,檔案管理人員要嚴(yán)格檢查,如發(fā)現(xiàn)遺失、污損、或隨意涂改情況的,要追究借閱者責(zé)任,并及時報告公司主管領(lǐng)導(dǎo)。

      第七條檔案的`銷毀:

      1、任何組織或個人非經(jīng)允許無權(quán)隨意銷毀公司檔案材料。

      2、若按規(guī)定需要銷毀時,必須編制《檔案銷毀清冊》,屬密級檔案須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可銷毀,一般內(nèi)部檔案,須經(jīng)公司辦公室主任批準(zhǔn)核對清楚后方可銷毀。

      3、經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的公司檔案。檔案人員要認(rèn)真填寫、編制銷毀清單,由專人監(jiān)督銷毀。

      公司檔案室資料管理制度4

      一、目的

      加強(qiáng)文件檔案管理,規(guī)范公司文件檔案的收集、歸檔程序和方法,確保公司檔案的完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性。提供符合公司需求和保證管理體系有效運(yùn)行的證據(jù)。

      二、適用范圍

      適用于公司及各部門檔案的收集、整理、分類、利用及歸檔。

      三、術(shù)語和定義

      1、檔案:指公司過去和現(xiàn)在各級部門及員工從事業(yè)務(wù)、經(jīng)營、企業(yè)管理、宣傳等活動中所直接形成的對企業(yè)有保存價值的各種文字、圖表、賬冊、憑證、報表、電腦盤片、聲像、膠卷、榮譽(yù)實(shí)物、證件等不同形式的歷史記錄。

      2、檔案管理:就是指檔案的收集、整理、鑒定、保管、統(tǒng)計、提供利用等活動。

      四、職責(zé)

      1、行政人事部:

      1)負(fù)責(zé)公司檔案的集中管理和制度執(zhí)行及檢查工作,并負(fù)責(zé)督促指導(dǎo)部門檔案管理;

      2)建立健全公司檔案管理制度,指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查執(zhí)行情況;

      3)收集、整理、分類、鑒定、統(tǒng)計、保管公司的檔案和其他資料;

      4)負(fù)責(zé)公司檔案的利用和銷毀管理,監(jiān)控檔案利用和銷毀的全過程,確保公司檔案的安全;

      5)提高檔案信息的利用效率,促進(jìn)信息傳遞和溝通;

      6)負(fù)責(zé)組織學(xué)習(xí)和培訓(xùn)檔案管理辦法、使用知識。

      2、其他各部門相關(guān)人員:

      1)負(fù)責(zé)在工作變動時,做好或協(xié)助移交工作,并及時通知行政人事部;

      2)向行政人事部移交合同或文件資料原件或復(fù)印件;

      3)負(fù)責(zé)本部門文件資料或合同復(fù)印件的日常收集、標(biāo)識、貯存、保管、利用、歸檔;

      4)財務(wù)部負(fù)責(zé)按規(guī)定獨(dú)立建檔保管財務(wù)檔案資料;

      3、各部門檔案主管人員

      負(fù)責(zé)部門檔案的管理。

      4、各部門負(fù)責(zé)人

      負(fù)責(zé)對部門檔案管理監(jiān)督檢查。

      五、工作程序

      1、檔案資料的收集

      1)各部門相關(guān)人員負(fù)責(zé)對本部門日常工作中形成的合同及文件資料進(jìn)行收集,并編制部門《文件(合同)管理記錄目錄》 。

      2)各部門文件、合同等資料原件需要保存的,各部門分別進(jìn)行整理,并編制《移交目錄》每季度向行政人事部移交。

      a)歸檔范圍及移交時間:每季度結(jié)束后次月10日前。

      b)檔案資料的標(biāo)識各部門對各自保管的檔案資料編號,編號規(guī)則見后。

      c)檔案資料的日常管理:

      ⑴電子類合同或其他需要保管的電子文件,應(yīng)當(dāng)及時存放于指定電腦硬盤內(nèi)。

      ⑵文件、合同資料要登記詳細(xì)信息,并編制《文件(合同)管理記錄目錄》,以便檢索利用。

      ⑶文件資料、合同要科學(xué)排列,按編號順序存放于文件盒內(nèi),并加以標(biāo)識,整齊排放在文件/檔案柜中。

      d)檔案借閱

      (1)借閱檔案要履行借閱手續(xù),填寫《借閱審批單》 。借閱檔案原件只限在公司內(nèi),不能帶出;必須帶出公司查閱的,需依照借閱權(quán)限由相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn);

      ⑵檔案外借一般只借復(fù)印件,需借原件者須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),借閱的檔案交還時,必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚,如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞,應(yīng)立即報告直接上級;

      ⑶借閱檔案用完后,應(yīng)及時送還,如超過借閱時間,須重新辦理手續(xù);

      ⑷借檔人必須愛護(hù)檔案,不得擅自涂改、污損、勾畫、剪裁、抽取、拆卸、調(diào)換、摘抄、翻印、復(fù)印、攝影,不得轉(zhuǎn)借或損壞;

      e)檔案銷毀⑴對已失去利用價值的檔案,銷毀時,必須寫申請銷毀報告,編制銷毀目錄,報部門總經(jīng)理批準(zhǔn),批準(zhǔn)后方可銷毀。

      ⑵執(zhí)行銷毀任務(wù)時,必須由行政人事部人員監(jiān)銷,監(jiān)銷人不得少于二人,并在銷毀目錄上簽字。最后,把銷毀目錄和批準(zhǔn)手續(xù)文件,一并存檔永久保存。

      2、檔案管理細(xì)則

      1)檔案資料的歸檔范圍

      ⑴公司對外發(fā)出的公文,如給政府的請示報告類公文等;

      ⑵公司收到的公文,如政府職能部門發(fā)來的與本公司有關(guān)的條例、規(guī)定、命令、決定、決議、指示、計劃、核準(zhǔn)文件、證書等文件;

      ⑶本公司與其他單位來往的文書及權(quán)益文書等;

      ⑷公司領(lǐng)導(dǎo)的批示、指示等;

      ⑸重要的會議材料,包括會議的通知、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)人講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議記錄等;

      ⑹反映公司主要職能活動的報告、總結(jié)、工作日記、工作備忘等;

      ⑺公司的各種工作計劃、計劃考核/ 總結(jié)、報告、統(tǒng)計報表及簡報;

      ⑻本公司與有關(guān)單位、個人簽訂的合同、協(xié)議書等文件正本及過程材料;

      ⑼本公司干部任免的文件材料、員工獎勵、處分、考核的文件材料、本公司員工勞動、工資、福利方面的文件材料等人事檔案資料;

      ⑽本公司發(fā)布的各類廣告、宣傳材料;

      ⑾本公司的歷史沿革、大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等;

      ⑿外出公務(wù)活動(如學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加會議等)所獲得或形成的檔案資料;

      ⒀財務(wù)檔案資料;

      ⒁各種實(shí)物檔案;

      ⒂其他具有利用和保存價值的文件資料。

      3、檔案資料的歸檔要求

      ⑴歸檔的文件資料必須完整、真實(shí)、準(zhǔn)確,如請示和批復(fù)、復(fù)印本和正式稿和附件等必須齊全。

      ⑵一般資料按一份原件歸檔,重要文件和高使用率文件可以根據(jù)需要,按二份原件存檔。經(jīng)辦部門根據(jù)實(shí)際需要留存復(fù)印件或影印本。如因業(yè)務(wù)處理需要,原稿須由經(jīng)辦部門保管,應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后妥善保存,行政人事部以影印本歸檔。

      ⑶聲像檔案攝錄必須詳細(xì)記錄事由、時間、地點(diǎn)、主要人物、背景、攝錄者,歸檔聲像資料必須是原版,在清晰、完整的特殊情況下可歸檔拷貝件。

      ⑷子文件應(yīng)有相應(yīng)的紙質(zhì)文件、資料一并歸檔保存,并做好電子文件存儲設(shè)備信息的備份工作。

      ⑸各種實(shí)物檔案(獎品、獎杯、錦旗、獎?wù)隆⒆C書、牌匾、饋贈品等)必須原件歸檔,并保持其完好無損。

      4、檔案資料的歸檔時間

      ⑴即時歸檔下列文件(含電子、聲像資料等)應(yīng)在傳閱、辦理結(jié)束或取得后即時歸檔:

      a)公司規(guī)定的密級文件;

      b)重要文件,如政府批文、核準(zhǔn)文件、證照等;

      c)合同、協(xié)議書等正本及過程資料;

      d)公司干部任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分、考核的文件材料;

      e)其他認(rèn)為需要即時歸檔的資料。

      ⑵定期歸檔

      a)部門應(yīng)在每月底前整理歸檔當(dāng)月文件,編制檔案清單交行政人事部;

      b)部門每年3月底前歸檔上年度文件與資料,并移交公司行政人事部;

      ⑶電子聲像檔案的歸檔

      a)重要電子聲像檔案應(yīng)實(shí)時進(jìn)行、隨辦隨歸。

      b)一般電子聲像檔案歸檔應(yīng)定期完成,一般每三個月一次制成光盤脫機(jī)保管。

      c)每年3月底前必須向行政人事部移交上一年度的所有歸檔電子文件數(shù)據(jù)集,行政人事部核實(shí)后刻錄成光盤等載體脫機(jī)保管。

      5、檔案交接⑴部門內(nèi)檔案交接部門檔案管理人員(兼)工作變動或離職的,要填寫《檔案移交清單》,由部門負(fù)責(zé)人指定的接收人核實(shí)無誤后簽字,行政人事部見證。

      6、檔案移交公司的流程

      a)經(jīng)辦部門檢查文件或檔案,編制移交清單;

      b)行政人事部根據(jù)移交清單,查收案卷與文件,并與部門每月提交的檔案清單核對;

      c)檔案完整、齊全且符合公司要求,移交雙方在移交清單上(一式兩份)簽字,雙方各保存一份;

      7、檔案保管

      ⑴檔案編號

      a)檔案按類別應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱,其名稱應(yīng)簡明扼要,以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則,并且要有一定范疇,不能籠統(tǒng)含糊。

      b)檔案分類各級名稱經(jīng)確定后,應(yīng)參照《檔案分類編號表》,將所有分類各級名稱及其代表數(shù)字編號,用一定順序依次排列,以便查閱。

      c)檔案分類編號內(nèi)應(yīng)預(yù)留若干空檔,以備將來組織擴(kuò)大或業(yè)務(wù)增多時,隨時增補(bǔ)之用。

      d)檔案分類及編號的增補(bǔ)、修訂等由行政人事部結(jié)合工作和部門要求,組織實(shí)施修訂。任何部門和個人不得隨意修改。

      e)建立《檔案目錄》存于案卷盒內(nèi),便于查閱。

      8、附則:本辦法由公司行政人事部制定并負(fù)責(zé)解釋。

      六、相關(guān)記錄

      1、 《文件(合同)管理記錄目錄》

      2、 《文件檔案移交目錄》

      3、 《檔案移交清單表》

      4、 《檔案借閱審批單》

      5、 《檔案分類編號表》

      6、 《檔案管理流程》

      公司檔案室資料管理制度5

      一、總則

      1、為加強(qiáng)本公司檔案工作,充分發(fā)揮檔案作用,全面提高檔案管理水平,有效地保護(hù)及利用檔案,為公司發(fā)展服務(wù),特制定本制度。

      2、公司檔案,是指公司從事經(jīng)營、管理以及其他各項(xiàng)活動直接形成的對公司有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。公司檔案分為受控檔案和非受控檔案。

      3、公文承辦部門或承辦人員應(yīng)保證經(jīng)辦文件的系統(tǒng)完整(公文上的各種附件一律不準(zhǔn)抽存)。結(jié)案后及時歸檔。工作變動或因故離職時應(yīng)將經(jīng)辦的文件材料向接辦人員交接清楚,不得擅自帶走或銷毀。

      二、文件材料的收集管理

      1、公司指定專人負(fù)責(zé)文件材料的管理。

      2、文件材料的收集由各部門或經(jīng)辦人員負(fù)責(zé)整理,交總經(jīng)理審閱后歸檔。

      3、一項(xiàng)工作由幾個部門參與辦理的,在工作中形成的文件材料,由主辦部門或人員收集,交行政部備案。會議文件由行政部收集。

      三、歸檔范圍

      1、重要的會議材料,包括會議的通知、報告、決議、總結(jié)、典型發(fā)言、會議記錄等。

      2、本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書。

      3、本公司的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議記錄、統(tǒng)計報表及簡報。

      4、本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。

      5、本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料。

      6、本公司的大事記及反映本公司重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。

      四、歸檔要求

      1、檔案質(zhì)量總的要求是:遵循文件的形成規(guī)律和特點(diǎn),保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)別不同的價值,便于保管和利用。

      2、歸檔的文件材料種數(shù)、份數(shù)以及每份文件的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整。

      3、在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一歸檔。

      4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷;跨年度的總結(jié)放在針對的最后一年立卷;跨年度的會議文件放在會議開幕年。

      5、檔案文件材料應(yīng)區(qū)別不同情況進(jìn)行排列,密不可分的文件材料應(yīng)依序排列在一起,即批復(fù)在前,請示在后;正件在前,附件在后;印件在前,定稿在后;其它文件材料依其形成規(guī)律或特點(diǎn),應(yīng)保持文件之間的密切聯(lián)系并進(jìn)行系統(tǒng)的排列。

      6、案卷封面,應(yīng)逐項(xiàng)按規(guī)定用鋼筆書寫,字跡要工整、清晰。

      五、檔案管理人員職責(zé)

      1、按照有關(guān)規(guī)定做好文件材料的收集、整理、分類、歸檔等工作。

      2、按照歸檔范圍、要求,將文件材料按時歸檔。

      3、工作人員應(yīng)當(dāng)遵紀(jì)守法、忠于職守,努力維護(hù)公司檔案的完整與安全。

      六、檔案的利用

      1、公司檔案只有公司內(nèi)部人員可以借閱,借閱者都要填寫《借閱單》,報主管人員批準(zhǔn)后,方可借閱,其中非受控文檔的借閱要由部門經(jīng)理簽字批準(zhǔn),受控文檔的借閱要由總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)。

      2、檔案借閱的最長期限為兩周;對借出檔案,檔案管理人員要定期催還,發(fā)現(xiàn)損壞、丟失或逾期未還,應(yīng)寫出書面報告,報總經(jīng)理處理。

      3、必須嚴(yán)格保密,不準(zhǔn)泄露檔案材料內(nèi)容,如發(fā)現(xiàn)遺失必須及時匯報,追求責(zé)任。

      4、不準(zhǔn)拆卷及任意抽、換卷內(nèi)文件或剪貼涂改其字句等;不得任意摘抄或復(fù)制案卷內(nèi)容,如確有需要,必須經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才能摘抄或復(fù)制。

      5、必須愛護(hù)檔案,保持整潔,不準(zhǔn)在檔案材料中寫字、劃線或作記號等。

      6、不準(zhǔn)轉(zhuǎn)借,必須專人專用。

      7、用畢按時歸還,如需延長借閱時間,必須通知檔案管理人員另行辦理續(xù)借手續(xù)。

      七、本制度即日起開始執(zhí)行。

      公司檔案室資料管理制度6

      第一章 總則

      第一條 為了加強(qiáng)各級黨和國家機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體(以下統(tǒng)稱機(jī)關(guān))檔案工作,推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)、規(guī)范管理,豐富國家檔案資源,為各項(xiàng)工作提供有效服務(wù),根據(jù)《中華人民共和國檔案法》《機(jī)關(guān)檔案工作條例》等法律法規(guī),制定本規(guī)定。

      第二條 本規(guī)定所稱的機(jī)關(guān)檔案,是指機(jī)關(guān)在公務(wù)活動中形成的,對國家和社會有查考、利用和保存價值的各種形式、各種載體的歷史記錄。

      第三條 機(jī)關(guān)檔案工作是檔案工作開展的基礎(chǔ),是國家檔案事業(yè)的重要組成部分。機(jī)關(guān)檔案工作是機(jī)關(guān)不可缺少的基礎(chǔ)性工作,是推進(jìn)依法行政、促進(jìn)科學(xué)決策、提高治理水平的必要條件,是保護(hù)單位和個人合法權(quán)益、維護(hù)機(jī)關(guān)歷史真實(shí)面貌的一項(xiàng)重要工作。

      第四條 機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理。國家檔案行政管理部門負(fù)責(zé)全國機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌規(guī)劃、組織協(xié)調(diào)、統(tǒng)一制度,負(fù)責(zé)中央和國家機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。地方檔案行政管理部門在上級檔案行政管理部門指導(dǎo)下,負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、制度建設(shè),負(fù)責(zé)本行政區(qū)域內(nèi)機(jī)關(guān)檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。檔案行政管理部門履行檢查職責(zé)時,以進(jìn)入相關(guān)場所檢查,詢問有關(guān)人員,查閱、復(fù)制有關(guān)檔案資料等方式開展。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)根據(jù)本專業(yè)的管理體制,在檔案行政管理部門指導(dǎo)下對本系統(tǒng)和直屬單位的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)。中央、地方專業(yè)主管機(jī)關(guān)進(jìn)行監(jiān)督、指導(dǎo)時,應(yīng)當(dāng)遵循統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理原則。

      第五條 機(jī)關(guān)的全部檔案應(yīng)當(dāng)集中、統(tǒng)一管理。機(jī)關(guān)檔案管理應(yīng)當(dāng)維護(hù)檔案的真實(shí)、完整、可用和安全,便于檢索、利用和開發(fā)。

      第六條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對檔案工作的組織領(lǐng)導(dǎo),將檔案工作納入整體規(guī)劃、和考核體系,與業(yè)務(wù)工作同步部署、同步實(shí)施、同步發(fā)展。檔案工作所需的基礎(chǔ)設(shè)施配備和維護(hù)經(jīng)費(fèi),檔案日常管理工作經(jīng)費(fèi),檔案信息化建設(shè)經(jīng)費(fèi),檔案宣傳、培訓(xùn)等其他經(jīng)費(fèi)應(yīng)當(dāng)列入機(jī)關(guān)年度財政預(yù)算。

      第二章 機(jī)構(gòu)和人員

      第七條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立由分管檔案工作的單位負(fù)責(zé)人、辦公廳(室)(或承擔(dān)該職能的其他綜合辦事機(jī)構(gòu),下同)及相關(guān)部門負(fù)責(zé)人組成的檔案工作協(xié)調(diào)機(jī)制,協(xié)調(diào)處理本機(jī)關(guān)、本系統(tǒng)檔案工作重大事務(wù)和重要事項(xiàng)。

      第八條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按規(guī)定設(shè)立檔案工作機(jī)構(gòu)。不具備檔案工作機(jī)構(gòu)設(shè)立條件的機(jī)關(guān),應(yīng)當(dāng)指定檔案工作負(fù)責(zé)部門。檔案工作負(fù)責(zé)部門的名稱應(yīng)當(dāng)反映檔案工作屬性。經(jīng)同級檔案行政管理部門同意,辦公地點(diǎn)相對集中且條件成熟的縣級或形成檔案數(shù)量較少的多個機(jī)關(guān)可以成立聯(lián)合檔案工作機(jī)構(gòu),對相應(yīng)機(jī)關(guān)的檔案進(jìn)行集中管理。

      第九條 機(jī)關(guān)檔案工作機(jī)構(gòu)或檔案工作負(fù)責(zé)部門(以下簡稱機(jī)關(guān)檔案部門)應(yīng)當(dāng)配備與工作量相匹配的專職檔案工作人員,具體承擔(dān)機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。機(jī)關(guān)文書或業(yè)務(wù)部門應(yīng)當(dāng)指定人員,承擔(dān)相應(yīng)部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)建立以機(jī)關(guān)檔案部門為中心,由相關(guān)人員組成的機(jī)關(guān)檔案工作網(wǎng)絡(luò)。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)可以綜合考慮工作量等情況,配備適當(dāng)數(shù)量的專(兼)職檔案工作人員。

      第十條 機(jī)關(guān)檔案工作的基本任務(wù)是:

      (一)貫徹執(zhí)行檔案工作的法律法規(guī)和方針政策,建立健全檔案工作,并將規(guī)范本單位、本系統(tǒng)檔案管理的基本制度報檔案行政管理部門備案;

      (二)制定并組織實(shí)施檔案工作發(fā)展規(guī)劃或計劃;

      (三)對機(jī)關(guān)各種文件材料的形成、積累和歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo),對所屬機(jī)構(gòu)的檔案工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo);

      (四)負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的全部檔案并提供利用,協(xié)助做好機(jī)關(guān)政府信息公開工作;

      (五)負(fù)責(zé)機(jī)關(guān)檔案信息化工作并統(tǒng)籌機(jī)關(guān)及所屬機(jī)構(gòu)檔案信息一體化工作,推動傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件、電子檔案規(guī)范管理;

      (六)接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查,執(zhí)行年度制度,定期向同級國家綜合檔案館移交檔案;

      (七)負(fù)責(zé)組織檔案業(yè)務(wù)交流和檔案工作人員培訓(xùn),開展檔案宣傳、活動;

      (八)對檔案工作中取得突出成績的部門或個人,向機(jī)關(guān)提出表彰獎勵建議;對違反檔案管理要求的部門或個人,向機(jī)關(guān)提出處理建議。

      第十一條 機(jī)關(guān)通過政府購買服務(wù)方式輔助實(shí)現(xiàn)檔案工作基本任務(wù)的,應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格限定社會化服務(wù)范圍,嚴(yán)格審核服務(wù)供方的信息安全保障能力和業(yè)務(wù)資質(zhì),并接受檔案行政管理部門監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。機(jī)關(guān)檔案業(yè)務(wù)社會化服務(wù)限于檔案整理、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字復(fù)制件全文識別、電子檔案管理技術(shù)支持等輔助性工作。社會化服務(wù)應(yīng)當(dāng)符合《檔案服務(wù)外包工作規(guī)范》(DA/T68)規(guī)定。

      第十二條 檔案工作人員應(yīng)當(dāng)為機(jī)關(guān)正式在編人員,且政治可靠、遵紀(jì)守法、忠于職守,具備勝任崗位要求的工作能力。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)熟悉機(jī)關(guān)工作,具備檔案管理、信息管理等相關(guān)知識背景,并定期參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)。不具備前述知識背景的檔案工作人員,應(yīng)當(dāng)經(jīng)過相關(guān)專業(yè)知識和技能培訓(xùn)。

      第十三條 檔案工作人員調(diào)離崗位或退休的,應(yīng)當(dāng)在離崗前辦好交接手續(xù)。涉密檔案工作人員的調(diào)離應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)保密法律法規(guī)執(zhí)行。

      第三章 基礎(chǔ)設(shè)施

      第十四條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)分別設(shè)置檔案辦公用房、整理用房、閱覽用房和檔案庫房,并根據(jù)工作需要設(shè)置展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等。檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分別設(shè)置,不具備條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)載體類型分區(qū)設(shè)置。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)設(shè)置庫房以外其他檔案用房時,可以按照辦公、整理、閱覽等基本功能分區(qū)設(shè)置。

      第十五條 檔案辦公用房面積按照《黨政機(jī)關(guān)辦公用房建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行。閱覽用房面積應(yīng)當(dāng)滿足不同類型檔案閱覽需求,適應(yīng)涉密檔案與非涉密檔案分區(qū)閱覽的需要。檔案庫房面積應(yīng)當(dāng)滿足機(jī)關(guān)檔案法定存放年限需要,使用面積按(檔案存量年增長量×存放年限)×60m/萬卷(或10萬件)測算。檔案數(shù)量少于2500卷(或25000件)的,檔案庫房面積按15m測算。整理用房、展覽用房、檔案數(shù)字化用房、服務(wù)器機(jī)房等用房面積應(yīng)當(dāng)滿足業(yè)務(wù)開展需要。

      第十六條 檔案用房宜集中布置,自成一區(qū)。檔案辦公用房選址應(yīng)當(dāng)便于檔案庫房管理。檔案庫房選址應(yīng)當(dāng)防潮、防火、避免陽光直射,利于檔案保護(hù)。檔案庫房不應(yīng)設(shè)置在地下或頂層,地處濕潤地區(qū)的還不宜設(shè)置在首層。檔案庫房不得毗鄰水房、衛(wèi)生間、食堂(廚房)、變配電室、車庫等可能危及檔案安全的用房。

      第十七條 檔案辦公用房建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合《辦公建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ67)規(guī)定,整理用房、閱覽用房建筑設(shè)計應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。檔案庫房內(nèi)不得設(shè)置其他用房和明火設(shè)施,不應(yīng)設(shè)置除消防以外的給水點(diǎn),其他給水排水管道不應(yīng)穿越庫房。檔案庫房的裝具布置、門窗設(shè)置應(yīng)當(dāng)符合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》(JGJ25)規(guī)定。

      第十八條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)根據(jù)需要配備符合國家規(guī)定的密閉五節(jié)柜、密集架、光盤柜、底圖柜等檔案裝具,不得采用木質(zhì)柜、玻璃門柜等裝具。檔案整理臺、檔案梯、移動置物架、檔案盒、裝訂用品等配備應(yīng)當(dāng)滿足工作需要。檔案庫房配備的檔案裝具應(yīng)當(dāng)與檔案庫房樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值相匹配。庫房采用密集架的,樓面均布活荷載標(biāo)準(zhǔn)值不應(yīng)小于8kN/m或按檔案裝載情況相應(yīng)增加。

      第十九條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備溫濕度監(jiān)測調(diào)控系統(tǒng),安裝漏水報警設(shè)備。檔案庫房不得使用電阻絲加熱、電熱油汀及以水、汽為熱媒的采暖系統(tǒng)。保存重要檔案或具備條件的,應(yīng)當(dāng)安裝恒溫恒濕設(shè)備,必要時可配備通風(fēng)換氣、空氣凈化設(shè)備。

      第二十條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)配備消防系統(tǒng)。根據(jù)檔案重要程度和載體類型的不同,可以選擇采用潔凈氣體、惰性氣體或高壓細(xì)水霧滅火設(shè)備。檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝甲級防火門,配備火災(zāi)自動報警設(shè)備。

      第二十一條 檔案庫房應(yīng)當(dāng)安裝全封閉防盜門窗、遮光阻燃窗簾、防護(hù)欄等防護(hù)設(shè)施,可以選擇設(shè)置智能門禁識別、紅外報警、視頻監(jiān)控、出入口控制、電子巡查等安全防范系統(tǒng)。整理用房、閱覽用房、檔案數(shù)字化用房應(yīng)當(dāng)設(shè)置視頻監(jiān)控設(shè)備。

      第二十二條 機(jī)關(guān)應(yīng)當(dāng)按照檔案信息化要求,建設(shè)或配備能夠滿足庫房現(xiàn)代化管理、檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理需求的基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備。智能庫房管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、漏水監(jiān)測、消防報警、安全防范、視頻監(jiān)控等系統(tǒng)集成管理以及其他智能管理需要。檔案數(shù)字化、電子文件及電子檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備應(yīng)當(dāng)符合本規(guī)定第五章要求。縣級或形成檔案數(shù)量較少的機(jī)關(guān)按照本規(guī)定第十九條至第二十二條配備基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備的,應(yīng)當(dāng)滿足溫濕度調(diào)控、消防、安防和信息化工作的基本需求。

      公司檔案室資料管理制度7

      為進(jìn)一步完善公司的管理體系,建立有效的檔案管理制度,實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的的制度化、規(guī)化、科學(xué)化,使檔案管理更有效的為公司管理工作服務(wù),促進(jìn)公司的可持續(xù)健康發(fā)展,根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)及規(guī)定,并結(jié)合我公司實(shí)際情況,制定本細(xì)則。

      一、總則

      (一)公司檔案是在各項(xiàng)活動中形成的全部檔案的總和,是完整地、系統(tǒng)地反映公司各項(xiàng)經(jīng)營活動的真實(shí)記錄,是考察和研究公司歷史及現(xiàn)狀的重要依據(jù)。

      (二)檔案管理工作是公司管理基礎(chǔ)工作的組成部分,是維護(hù)公司合法權(quán)益的重要工作。公司檔案管理工作堅持集中統(tǒng)一的原則,由公司行政與人力資源總監(jiān)統(tǒng)一負(fù)責(zé),統(tǒng)一管理。

      (三)公司檔案具體工作由檔案部進(jìn)行日常管理,其他各部門在工作和業(yè)務(wù)經(jīng)營活動中形成的裝飾工程、基建、科研、文書、音像、人事、會計、實(shí)物等檔案均須由公司檔案部管理,各部門不得分散保存。

      二、檔案部門設(shè)置及其職責(zé)

      (一)公司檔案管理由總經(jīng)理辦公室統(tǒng)一保管。基本職責(zé)為:

      1、制訂本公司檔案工作的規(guī)定、管理辦法和工作計劃等。

      2、在統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理的原則下根據(jù)本專業(yè)的管理要求對檔案材料的積累、收集、立卷、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

      3、負(fù)責(zé)對本公司形成的各門類檔案實(shí)行綜合管理,積極提供利用。

      4、辦理領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他有關(guān)檔案業(yè)務(wù)工作。

      (二)各部門設(shè)立兼職檔案員,其主要職責(zé)是:

      1、認(rèn)真執(zhí)行本公司檔案工作的規(guī)章制度主動向總經(jīng)理辦公室反映檔案工作情況,積極配合其開展工作并接受總經(jīng)理辦公室的監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查。

      2、根據(jù)本公司各部門歸檔圍負(fù)責(zé)做好本部門檔案材料的收集整理工作并在規(guī)定期限向檔案部移交,確保本公司檔案的完整、真實(shí)和安全。

      三、檔案接收與整理

      (一)公司編制文件材料的歸檔圍,根據(jù)各部門的職責(zé)不同,主要有以下幾個面:

      公司檔案室資料管理制度8

      為明確管理責(zé)任,規(guī)范管理行為,確保各類檔案資料及時歸檔、完整保存并得到有效利用,特制定本制度。

      一、檔案管理原則

      公司檔案實(shí)行由公司綜合管理部集中統(tǒng)一管理與部分專用性檔案分散管理相結(jié)合的原則。

      二、組織

      公司綜合管理部設(shè)專門的檔案室并配備專人管理檔案,各部門明確由專人兼管檔案工作。

      三、檔案管理部門的工作職責(zé)

      (一)綜合管理部負(fù)責(zé)制訂公司檔案管理制度、保管檔案、建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。

      (二)財務(wù)部自行做好日常檔案的收集、整理和保管等工作,綜合管理部給予配合。

      (三)其他部門由部門檔案專人對檔案進(jìn)行收集、整理,并交至綜合管理部檔案管理員立卷歸檔。

      四、檔案管理人員職責(zé)

      (一)負(fù)責(zé)收集、整理、分類、鑒定、保管各類檔案,做到收集齊全、整理科學(xué)、鑒定正確和保證質(zhì)量,并按時接收和移交檔案;

      (二)凡本公司印發(fā)出的公文(含定稿和正件與附件、批復(fù)請示、轉(zhuǎn)發(fā)文件含被轉(zhuǎn)發(fā)的原件)一律由綜合管理部統(tǒng)一收集管理。

      (三)做到忠于職守,遵守紀(jì)律,嚴(yán)格按照有關(guān)法律和公司制度辦事。

      五、歸檔公司檔案室資料

      (一)上級機(jī)關(guān)發(fā)來的與本公司有關(guān)的決定、決議、指示、命令、條例、規(guī)定、計劃等文件材料;

      (二)本公司的請示與上級機(jī)關(guān)的批復(fù);

      (三)本公司對外的正式發(fā)文與有關(guān)單位來往的文書;

      (四)本公司反映主要職能活動的報告、總結(jié);

      (五)本公司制訂的計劃、方案、統(tǒng)計、財務(wù)、工作總結(jié);

      (六)綜治工作材料;

      (七)本公司與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料;

      (八)本公公司各種證照及所獲各種榮譽(yù)、獎勵資料;

      (九)本公司職工勞動、工資、福利方面的文件材料;

      (十)具有保存價值的電子文本、圖片、音像、影像資料;

      (十一)會計憑證,會計活動帳薄和會計報表等會計核算專業(yè)材料,它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)活動的重要史料和證據(jù)。

      六、檔案的收集與歸檔

      (一)承辦部門或主辦人應(yīng)及時將辦理完畢或經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)人員批存的文件材料,收集齊全,加以整理,送交本部門檔案管理員歸卷。

      (二)凡是直接記述和反映公司、部門活動的,具有現(xiàn)實(shí)的和長遠(yuǎn)查考價值的文件材料(文字、電子文件、圖樣、照片、實(shí)物等),均須歸檔保存。

      (三)管理性檔案在分類立卷時應(yīng)做到:分年度、分類別、分級別。黨政文件要分別組卷,密級文件要單獨(dú)立卷。組卷時按內(nèi)部特征為主的六個特征進(jìn)行組卷,盡量把永久、長期、短期三種保管期限文件材料分開組卷。

      (四)在歸檔的文件材料中,應(yīng)將每份文件的正件與附件、印件與定稿、請示與批復(fù)、轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件、多種文字形成的同一文件,分別立在一起,不得分開,文電應(yīng)合一立卷;絕密文電單獨(dú)立卷,少數(shù)普通文電如果與絕密文有密切聯(lián)系,也可隨同絕密文電立卷。

      (五)綜合管理部定期對各部門文件材料的歸檔工作進(jìn)行檢查。

      (六)各部門在次年三月向檔案部門移交管理性檔案,需付卷內(nèi)目錄,移交目錄一式二份,交接雙方清點(diǎn)核對,并履行簽字手續(xù)。

      七、檔案的保管

      (一)公司(或部門)管理的檔案應(yīng)有專柜保存,確保完好不丟失。

      (二)做好電子檔案、底片、錄音錄像帶等特殊載體檔案的保管工作;

      (三)檔案工作人員應(yīng)確保檔案的質(zhì)量,對破損和變質(zhì)檔案,及時采取措施,進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

      (四)公司綜合管理部不定期檢查各檔案管理情況,發(fā)現(xiàn)問題及時組織整改。

      (五)每年對檔案進(jìn)行一次清理,清除不必要保存的材料以及對破損和褪色的材料進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù)制。

      八、檔案的借閱

      必須嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,填寫查借閱檔案登記表,如期歸還,歸還時驗(yàn)收注銷。凡利用者都應(yīng)按規(guī)定辦理借閱手續(xù)。查閱機(jī)密以上級檔案,需經(jīng)公司(部門)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),原則上不外借,確因工作需要,應(yīng)當(dāng)天歸還。

      (一)檔案借閱限一周內(nèi)歸還,特殊情況需延期的,須辦理續(xù)借手續(xù);

      (二)借出和歸還檔案時,應(yīng)辦理清點(diǎn)手續(xù),由綜合管理部檔案管理人員與借閱者當(dāng)面核對清楚;

      (三)檔案如有丟失、損壞或泄密,須立即追究當(dāng)事者責(zé)任;

      (四)調(diào)走、辭退人員,必須清理移交檔案文件后方可辦理離職手續(xù);

      (五)原則上不對外借閱檔案,外單位需查閱檔案資料者,須經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn),并辦理登記手續(xù)后,方可借閱。

      (六)歸還檔案時應(yīng)保證檔案材料的清潔、完整、安全,不得丟失、隨意折疊、拆散、剪裁或擅自銷毀,嚴(yán)禁對檔案隨意更改、涂寫。

      (七)傳真件需存檔時,應(yīng)將復(fù)印件連同原件一起存檔,以防原件字跡消失。

      (八)未經(jīng)公司董事長授權(quán),任何部門或個人無權(quán)公開檔案。

      九、檔案室保密制度

      (一)檔案工作人員必須嚴(yán)格按照檔案工作各項(xiàng)規(guī)章制度辦事。

      (二)凡使用保密檔案資料人員必須嚴(yán)格遵守有關(guān)保密規(guī)定。

      (三)凡借閱“絕密”“機(jī)密”級檔案資料應(yīng)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審批,報總經(jīng)理批準(zhǔn)后,方可借出。

      (四)外單位查閱、借閱密級檔案,須經(jīng)綜合管理部主管領(lǐng)導(dǎo)審批,報分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),方可提供。

      (五)秘密檔案不得私自存放,贈送并轉(zhuǎn)借他人,個人外出攜帶機(jī)密級以上檔案應(yīng)妥善保管,若泄密要追究泄密者責(zé)任。

      (六)檔案管理人員應(yīng)嚴(yán)格遵守保密制度,不得在公開場所談?wù)摫C軝n案內(nèi)容,不得將保密檔案帶出室外和借給他人。

      十、檔案的鑒定與銷毀

      鑒定檔案保存價值,確定保管期限及銷毀檔案,嚴(yán)格按照國家有關(guān)規(guī)定并結(jié)合公司實(shí)際情況進(jìn)行。公司檔案保管期限分永久、長期、短期三種。確定保管期限的原則是:

      (一)反映公司主要職能和重要經(jīng)營管理活動的,具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案定為永久保存;

      (二)反映公司一般經(jīng)營活動,具有較長時間利用價值的檔案定為長期保存,其期限為16―50年;

      (三)對公司在一定時期內(nèi)有參考利用價值的檔案,定為短期保存,其期限為15年以內(nèi)。

      (四)檔案的鑒定由綜合管理部主管、各部門指定檔案管理人員和綜合管理部檔案管理人員合作完成,并采取對每份檔案直接鑒定的辦法。鑒定中發(fā)現(xiàn)檔案不準(zhǔn)確,不完整,應(yīng)及時責(zé)成有關(guān)部門和人員修改、補(bǔ)充。

      (五)經(jīng)過一定時間后確無保存價值的檔案,或者原有情況已發(fā)生完全改變,其檔案失去保存意義的,經(jīng)檔案人員或原經(jīng)辦人員提出,本公司綜合管理部和部門審查同意,公司總經(jīng)理批準(zhǔn),方可銷毀。

      (六)經(jīng)批準(zhǔn)銷毀的檔案,檔案人員必須列出清單,銷毀檔案的批準(zhǔn)人、監(jiān)銷人都要在銷毀檔案清冊上簽字。

      十一、本管理制度最終解釋權(quán)歸綜合管理部。

      十二、本管理制度自發(fā)布之日起實(shí)施。

      公司檔案室資料管理制度9

      檔案保管制度

      一、綜合檔案室負(fù)責(zé)全院檔案(不含人事檔案)的管理工作,有關(guān)部門按規(guī)定立卷后向綜合檔案室移交。

      二、實(shí)行科學(xué)管理,檔案庫房內(nèi)櫥具、設(shè)備放置整齊合理。檔案排列整齊美觀、條理系統(tǒng),編號科學(xué)規(guī)范、查找方便。

      三、定期對檔案進(jìn)行檢查、修復(fù)、整理,保持整潔完好。

      四、檔案的接收和移出都必須手續(xù)完備,室藏檔案必須賬物相符。

      檔案借閱制度

      一、查閱檔案時,首先由借閱人認(rèn)真填寫查閱檔案登記簿。

      二、查閱檔案只限于有關(guān)內(nèi)容,任何人不得擅自將檔案、資料帶出室外。

      三、如因工作需要借出檔案時,要辦理借閱手續(xù),用完后按期歸還,不得轉(zhuǎn)借他人使用。對所借的檔案妥善保管,不得私自拆毀、涂改和對外傳播。如需復(fù)制,要經(jīng)檔案室同意,重要內(nèi)容須經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)。在借閱期間發(fā)生的一切問題,一律由借閱人負(fù)責(zé)。

      四、醫(yī)院檔案主要供本院利用,院外單位或個人需查閱時,應(yīng)持介紹信,重要內(nèi)容的材料需經(jīng)院辦公室主任批準(zhǔn)后,方可查閱。

      檔案立卷歸檔制度

      一、凡記錄反映本院職能活動情況、具有日后查考利用價值的各種文字、圖表、材料,均列為歸檔范圍。

      二、各部門兼職檔案員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍將材料收集齊全,按檔案立卷要求整理組卷。交檔案室檢查后,再編排頁號,填寫卷內(nèi)目錄,擬出案卷標(biāo)題,裝訂。

      三、編號抄目要嚴(yán)肅認(rèn)真,案卷標(biāo)題要簡明扼要,正確反映卷內(nèi)內(nèi)容,由檔案室統(tǒng)一書寫。

      四、凡立卷材料必須紙質(zhì)優(yōu)良,規(guī)格統(tǒng)一,書寫規(guī)范,字跡清楚。禁止用鉛筆、圓珠筆書寫,也不能用復(fù)寫紙復(fù)寫。對不符合要求的要返工重制。

      五、每年6月份以前必須完成上年度的檔案立卷歸檔任務(wù)。

      檔案鑒定與銷毀制度

      一、對檔案要認(rèn)真進(jìn)行鑒定,確無保存價值或保管期滿的檔案,可確定銷毀。

      二、檔案的鑒定、銷毀工作必須有組織、有領(lǐng)導(dǎo)地進(jìn)行。在院辦公室主任的主持下,由綜合檔案室和有關(guān)立卷單位人員組成檔案鑒定、銷毀小組,負(fù)責(zé)檔案的鑒定、銷毀工作。

      三、經(jīng)過鑒定,需要銷毀的檔案,必須編造銷毀清冊,經(jīng)院有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,方可銷毀。

      四、銷毀檔案時,必須由二人以上在指定地點(diǎn)監(jiān)銷,監(jiān)銷人員必須在銷毀清冊上簽名蓋章,并注明銷毀方式和日期。

      五、銷毀檔案清冊要妥善保管,并將所銷毀檔案在目錄中注銷。

      檔案庫房管理制度

      一、檔案庫房門窗牢固,及時關(guān)閉上鎖。鑰匙要專櫥保管,不準(zhǔn)隨身攜帶。

      二、非本室工作人員不得擅入庫房,因工作需要進(jìn)入庫房時,必須有本室人員陪同。

      三、庫房要配備好“六防”設(shè)施(防火、防盜、防潮、防蟲、防塵、防強(qiáng)光),庫房內(nèi)嚴(yán)禁吸煙和存放易燃易爆物品及其他物品。

      四、庫房內(nèi)櫥具排列要整齊合理,要經(jīng)常打掃和擦拭,保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。

      五、做好室內(nèi)外溫濕度記錄,除濕,降溫。

      公司檔案室資料管理制度10

      1、公司檔案管理部門,設(shè)置檔案專管崗位,由專人全權(quán)負(fù)責(zé)。

      2、文書結(jié)案后,原稿由檔案專員歸檔,經(jīng)辦部門視須要留存影本。如為特別案件因業(yè)務(wù)處置須要,原稿須由經(jīng)辦部門保管者,應(yīng)經(jīng)檔案管理主管引導(dǎo)批準(zhǔn)后妥為保留,檔案管理部門以影本歸檔,原稿用畢后仍應(yīng)送檔案管理部門歸檔并換回影本。

      3、檢討文件的本文及附件是否完全,如有短少,應(yīng)即追查歸入。

      4、文件的處置手續(xù)是否完備,如有遺漏,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門補(bǔ)辦。

      5、與本檔案無關(guān)的文件或不應(yīng)隨案歸檔的文件,應(yīng)即退回經(jīng)辦部門。

      6、中文直寫文件以右方裝訂為原則,中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

      7、右方裝訂文件及其附件均應(yīng)對準(zhǔn)右上角,左方裝訂則對準(zhǔn)左上角理齊釘牢。

      8、文件如有皺折、破損、參差不齊等情況,應(yīng)先整補(bǔ),裁切折疊,使其整齊劃一。

    【公司檔案室資料管理制度】相關(guān)文章:

    公司檔案室安全管理制度10-20

    資料檔案室管理制度(精選8篇)04-13

    公司檔案室管理制度(精選8篇)07-31

    公司檔案室管理制度(通用6篇)04-07

    檔案室管理制度11-24

    檔案室的管理制度04-28

    學(xué)校檔案室管理制度12-02

    檔案室管理制度大全11-26

    中學(xué)檔案室管理制度11-24

    主站蜘蛛池模板: 一级成人精品h| 国产L精品国产亚洲区久久| 国产精品视频网站| 亚洲精品成人久久久| 国产成人精品久久亚洲高清不卡 | 亚洲国产精品第一区二区| 亚洲高清国产拍精品26U| 精品人妻一区二区三区毛片| 久久精品国产91久久综合麻豆自制| 亚洲精品一级无码中文字幕| 久久精品三级视频| 国产亚洲色婷婷久久99精品91| 国产精品天天影视久久综合网| 日产精品99久久久久久| 亚洲国产综合精品中文字幕| 精品国产青草久久久久福利| 国产精品99久久精品爆乳| 久久精品国产亚洲一区二区| 国产欧美日韩精品丝袜高跟鞋 | 丁香色婷婷国产精品视频| 99久久成人国产精品免费 | 欧美精品人人做人人爱视频| 国产精品最新国产精品第十页| 2020最新久久久视精品爱| 99久久精品国产麻豆| 国产精品原创巨作av女教师| 蜜臀久久99精品久久久久久小说| 亚洲一日韩欧美中文字幕欧美日韩在线精品一区二 | 99热精品久久只有精品| 久久精品国产免费一区| 久久成人精品视频| 欧美精品高清在线观看| 97久人人做人人妻人人玩精品| www亚洲欲色成人久久精品| 国产精品青草视频免费播放| 国产成人精品久久| 丰满人妻熟妇乱又伦精品劲| 亚洲欧美日韩国产精品影院| 青草国产精品视频。| 日韩精品无码永久免费网站 | 亚洲欧美国产精品第1页|