關于文檔管理規(guī)定的介紹
一、總則
第一條為減少發(fā)文數(shù)量，提高辦文速度和發(fā)文質量，充分發(fā)揮文件在各項工作中的指導作用，結合公司的實際情況，特制訂本制度。
第二條文件管理內(nèi)容主要包括：上級函、電、來文，公司上報下發(fā)的各種文件、資料。同級相關方函、電、來文。
二、收文的管理
第三條公文的簽收：
凡來公司公啟文件（除領導訂啟的外）均由辦公室收發(fā)員登記簽收
第四條公文的編號保管：
1·辦公室收發(fā)員對上級來文拆封后應及時附上"外來文件流單"，并分類登記編號、保管。
2·公司外出人員開會帶回的文件及資料應及時分別送交辦公室收發(fā)員進行登記編號保管，不得個人保存。
第五條公文的閱批與分轉
1·凡正式文件均需由辦公室主任根據(jù)文件內(nèi)容和性質閱簽后，由收發(fā)員分送承辦部門閱辦，重要文件應呈送公司領導親自閱批后分送承辦部門閱辦。為避免文件積壓誤事，一般應在當天閱簽完，緊急文件要即閱即辦。
2·一般函、電、單據(jù)等，分別由辦公室收發(fā)員直接分轉處理。
3·為加速文件運轉，辦公室收發(fā)員應在當天將文件送到公司領導和承辦部門，如關系到兩個以上業(yè)務部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天（特殊情況例外）。
第六條文件的傳閱與催辦
1·傳閱文件應嚴格遵守傳閱范圍和保密規(guī)定，不得將有密級的.文件帶回家、宿舍和公共場所，也不得將文件轉借其他人閱看。對尚未傳達的文件不得向外泄露內(nèi)容。
2·閱讀文件應抓緊時間，當天閱完后應在下班前將文件交辦公室，切忌橫傳，閱批文件一般不得超過兩天，閱后應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"，辦公室收發(fā)員應責成有關部門和人員按文件所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3、辦公室收發(fā)員對文件負有催辦檢查督促的責任，承辦部門接到文件應立即指定專人辦理。不得將文件壓放分散，如確系工作需要備查，應按照有關保密規(guī)定，并征得辦公室同意后，予以復印或摘抄，原件應及時歸檔周轉，以防丟失。
三、發(fā)文的管理
第七條發(fā)文的規(guī)定：公司上報下發(fā)正式文件由辦公室負責。
第八條發(fā)文的范圍：
1·凡是以公司名義發(fā)出的文件、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要和會議簡報，均屬發(fā)文范圍。
2·下發(fā)文件主要用于：（1）公布規(guī)章制度；（2）轉發(fā)上級文件或根據(jù)上級文件精神制訂的工廠文件；（3）公布體制機構變動或干部任免事項；（4）公布重大經(jīng)營管理、技術、生活福利等工作的決定；（5）發(fā)布有關獎懲決定和通報；（6）其他有關重大事項；
3·上行文件主要用于：（1）對上級呈報工作計劃、請示報告、處理決定；外發(fā)文主要用于：（2）同相關單位聯(lián)系有關重大經(jīng)營管理、技術、人事、物資供應等事宜。
4·在日常經(jīng)營管理、技術工作中，有關圖紙、技術文件、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經(jīng)分管公司領導批準后，由相關業(yè)務科室書面或口頭通知執(zhí)行，一般不用公司文件發(fā)布。
5·各業(yè)務部門如開專題會議所作的決定，一般都不應發(fā)文，可以各業(yè)務部門名義發(fā)會議紀要。
6·各業(yè)務部門與外單位發(fā)生的一般業(yè)務聯(lián)系，可用各部門的名義對外發(fā)函（應各自編號備查）不用公司名義發(fā)文。
四、發(fā)文程序與要求
第九條發(fā)文程序規(guī)定：
1·各部門需要發(fā)文，應事先向辦公室提出申請；擬搞人應填寫《發(fā)文擬稿單》，并詳細寫明文件標題、發(fā)送范圍、印刷份數(shù)、標定日期；
2·草擬文稿必須從公司角度出發(fā)，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡練、標點符號正確、書寫工整。
3·辦公室對文稿進行審查和修改。對涂改不清、文字錯漏嚴重、內(nèi)容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿部門重新擬稿；
4·經(jīng)辦公室審查修改后的文稿，送主管領導核稿（對文稿內(nèi)容、質量負責）；
5·對審核時修改較多，有礙打印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理清楚；
6·需經(jīng)會簽的文稿，由辦公室在交付打印前送會簽部門會簽；
7·經(jīng)領導批準簽發(fā)后的文稿交辦公室統(tǒng)一編號打印；
8·文件打印清樣，應由擬稿人校對，校對人員應在發(fā)文稿上簽名；
9·文件打字后，由辦公室派專人分發(fā)并檢查落實情況。
五、文件的借閱和清退
第十條各部門有關工作人員因工作需要借閱一般文件，需經(jīng)本部門負責人同意后辦公室方可借閱。
第十一條
借閱文件應嚴格履行借閱登記手續(xù)，就地閱看，按時歸還。任何人不得將文件帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在文件上勾劃等。
第十二條各部門應指定一位責任心強的同志負責文件收交、保管、保密、催辦檢查工作。
六、文件的立卷與歸檔
第十三條文件的歸檔范圍：
以公司名義形成的文件統(tǒng)一由辦公室負責歸檔；其它部門日常工作中形成的活動資料，由各業(yè)務部門負責立卷歸檔。
第十四條立卷要求
1·文件立卷應按照內(nèi)容、名稱、作者、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2·立卷時，要求把文件的批復、正本、底稿、主件、附件收集齊全，保持文件、材料的完整性。
3·要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的文件材料，要及時立卷歸檔。
4·上年度形成的文件材料，要求在下年度5月份以前整理完。6月份正式向辦公室移交，清單一式兩份。（交接部門各留存一份備查）。
七、文件的銷毀
第十五條對于多余、重復、過時和無保存價值的文件，辦公室應定期清理造冊，辦理銷毀手續(xù)。
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