文件收發(fā)管理制度
隨著社會不斷地進步，制度起到的作用越來越大，制度具有合理性和合法性分配功能。想必許多人都在為如何制定制度而煩惱吧，以下是小編整理的文件收發(fā)管理制度，僅供參考，歡迎大家閱讀。
文件收發(fā)管理制度1
一、編制目的
為維護公司文件收發(fā)和輪閱的規(guī)范性、嚴(yán)肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用范圍
本制度適用于公司文件收發(fā)和輪閱的'管理。
三、相關(guān)職責(zé)
1.公司員工必須嚴(yán)格依照本制度規(guī)定收發(fā)和輪閱文件。
2.綜合辦公室負(fù)責(zé)文件收發(fā)和輪閱管理制度的管理。
四、文件收發(fā)程序
1.凡上級和有關(guān)部門發(fā)、送本公司的文件,均應(yīng)由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)開拆、登記。
2.收到文件要及時拆封,及時分送。綜合辦公室文件收發(fā)每天不少于一次,對需送閱的文件應(yīng)登記后及時送閱。時效性較強的會議通知和文件等,應(yīng)立即交總經(jīng)理閱簽。
3.各類文件送閱前由綜合辦公室負(fù)責(zé)人擬辦,并提出擬辦意見。
4.經(jīng)總經(jīng)理批辦的文件,由綜合辦公室專人負(fù)責(zé)及時轉(zhuǎn)交有關(guān)職能部門辦理。如需復(fù)印、打印的文件,則由承辦部門按規(guī)定辦理。
5.各職能部門需要發(fā)文件,先由各職能部門自行擬稿,經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審稿,交辦公室負(fù)責(zé)人核稿,再交分管副總經(jīng)理審核,最后由總經(jīng)理簽發(fā)。
6.收到已簽發(fā)的文件后,辦公室專門人員應(yīng)及時編好文號,確定印制份數(shù),并逐項將文件標(biāo)題、文號、發(fā)文日期、印編份數(shù)等記入發(fā)文登記簿。同時,留二份與底稿一并歸檔。
7.文件材料一般由各職能部門裝訂封發(fā),送綜合辦公室郵寄。機密和掛號文件在封發(fā)時需注明,由綜合辦公室按有關(guān)規(guī)定辦理。
五、文件輪閱程序
1.文件輪閱由辦公室專人負(fù)責(zé)。各部門輪閱文件一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應(yīng)將文件送回,待后補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關(guān)輪閱文件取走。確因工作需要借閱的,應(yīng)經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人同意,辦理有關(guān)登記手續(xù),借閱時間一般不超過五天,復(fù)印件應(yīng)妥善保管。
3.文件輪閱完畢,辦公室專門人員應(yīng)及時收集、整理,分類存查,并按規(guī)定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發(fā)之日起執(zhí)行。
2.本制度最終解釋權(quán)歸綜合辦公室。
文件收發(fā)管理制度2
局辦公室負(fù)責(zé)我局對外行文和公文的收發(fā)處理工作,為使行文和收文處理規(guī)范化,特規(guī)定如下:
一、行文
(一)凡以我局名義上報或下發(fā)的文件(報告、請示、紀(jì)要、通知、函件等),由承辦科室擬稿,經(jīng)科室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)初審后,送辦公室核稿,經(jīng)辦公室核稿后送局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。重要文件需由局領(lǐng)導(dǎo)審核,主管區(qū)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。聯(lián)合行文必須同時送有關(guān)單位領(lǐng)導(dǎo)會簽,方可發(fā)出。
(二)經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的文稿交辦公室統(tǒng)一登記、分類編號。由擬稿科室打印、校對、裝訂,上行文由辦公室發(fā)送并催辦,平行文和下行文由擬稿科室分發(fā)。
(三)行文規(guī)則參照《國家行政機關(guān)公文處理辦法》(國發(fā)[20xx]23號)有關(guān)規(guī)定執(zhí)行,行文流程按局辦公處理系統(tǒng)流程進行。
二、收文處理
(一)所有發(fā)至我局的公文(含傳真件公文和附有領(lǐng)導(dǎo)的.批示或上級部門轉(zhuǎn)我局處理的公文),由局辦公室統(tǒng)一簽收、登記、編號,送局領(lǐng)導(dǎo)閱示或送有關(guān)科室辦理。
(二)文件按辦件、閱件進行分類。辦公室負(fù)責(zé)人根據(jù)文件內(nèi)容和規(guī)定的傳閱范圍,提出辦文意見,送局領(lǐng)導(dǎo)批示或交有關(guān)科室閱辦。需要辦理的公文,經(jīng)請示局領(lǐng)導(dǎo)后辦理,辦公室根據(jù)文件內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示予以催辦。
(三)對急辦件,辦公室應(yīng)立即將文件送交局領(lǐng)導(dǎo)批閱。領(lǐng)導(dǎo)不在時,辦公室應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容及時限要求,交相關(guān)業(yè)務(wù)科室或人員辦理。事后及時向局領(lǐng)導(dǎo)匯報并做好督辦工作。
(四)一般公文通過局內(nèi)網(wǎng)辦理和傳閱。保密文件一律由辦公室專人傳送。
(五)凡外出開會、學(xué)習(xí)帶回的文件及材料原件須交辦公室登記存檔。
三、保密文件收發(fā)管理
(一)遵守公司統(tǒng)計報表管理制度,保密資料統(tǒng)一由本局兼職保密員收發(fā)、傳遞、清退和銷毀,并嚴(yán)格把好收發(fā)關(guān)、傳閱關(guān)、清退關(guān)“三關(guān)”。
(二)制發(fā)文件時,經(jīng)辦人要根據(jù)文件、資料的內(nèi)容和定密范圍,標(biāo)明密級、保密期限,確定發(fā)送范圍、數(shù)量,送局領(lǐng)導(dǎo)審批后印發(fā)。
(三)保密文件、保密資料必須在辦公室內(nèi)進行傳閱,未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自擴大傳閱范圍;不準(zhǔn)擅自復(fù)印或抄錄保密文件,不得將文件帶出辦公室;確因工作需要攜帶外出的,需經(jīng)局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),并要妥善保管。
(四)復(fù)印保密文件、保密資料必須嚴(yán)格履行審批登記手續(xù)。嚴(yán)禁將保密文件、保密資料拿到社會上營業(yè)性場所復(fù)印。
(五)借閱保密文件、保密資料須按閱讀范圍借用,并辦理登記、簽字手續(xù)。用完后,要及時歸還。
(六)對保密文件、保密資料要定期清查,一般每季度清查一次。年終進行全面清查、核對,發(fā)現(xiàn)欠缺要及時追查,防止丟失。
(七)銷毀保密文件、保密資料時,必須登記造冊,經(jīng)主管局領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),送區(qū)保密局指定的地點處理,嚴(yán)禁將文件出賣給廢品收購站。
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