物業檔案資料的建立與管理制度

時間：2025-05-27 17:51:06 銀鳳制度我要投稿

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物業檔案資料的建立與管理制度（精選7篇）

　　隨著社會一步步向前發展，制度使用的情況越來越多，制度是要求成員共同遵守的規章或準則。到底應如何擬定制度呢？以下是小編幫大家整理的物業檔案資料的建立與管理制度，希望能夠幫助到大家。

物業檔案資料的建立與管理制度（精選7篇）

　　物業檔案資料的建立與管理制度 1

　　物業檔案資料的管理是物業管理工作中不可或缺的一部分。科學、規范的檔案管理能夠有效地為各項管理工作提供指導和服務。針對金沙咀國際廣場物業的特點，結合傳統檔案管理方法和電腦數據庫管理新方法，對小區檔案資料實行“科學化、系統化、電腦化、有序化和集中化”的管理。所有物業員工都必須遵守《物業檔案資料的建立與管理》的規定，對物業檔案資料進行有效的管理。

　　部門架構

　　董事長

　　物業經理

　　檔案管理員

　　檔案資料建立和管理流程

　　收集：工程技術、維修、改造資料；智能化系統技術資料；業主/物業使用人資料、證件、購/租房合同、裝修審批表；歷次管理活動書面、音像資料等。

　　整理分類：技術資料；業主/物業使用人資料；管理規章及內部管理制度；歷次管理工作資料、記錄；業主文件、通知、活動記錄；財務帳表及分布方案。

　　歸檔：按照公司的《物業檔案資料的建立與管理制度》進行建立，建立原始檔案資料庫及輸入電腦，建立電子檔案資料庫。

　　利用：按權限借用及網上查詢，借用時登記，使用后立即歸還。

　　檔案的建立與收集

　　1.設立金沙咀國際廣場檔案資料管理室，采取系統化、科學化、電腦化的先進手段，建立相應的規章制度，對所有檔案進行嚴格管理。

　　2.堅持來源廣、內容豐富的原則，根據實體資料和信息資料的內容，在物業管理的實際工作中從需要出發，擴大信息資料的來源渠道。

　　3.辦理好物業整體接管移交時各類原始檔案資料的移交和收集。

　　4.后期管理中，加強質量記錄，做好后續資料的建檔和收集。從建筑物本體修繕到一花一木的養護都有詳盡的檔案資料收集。

　　檔案資料的整理與分類

　　整理的重點是去偽存真，根據檔案的來源、信息的內容、信息的表現形式等特點進行集中管理和科學分類，做到條理清晰、分類合理，便于使用、查找、檢索。

　　1.檔案資料的整理

　　1）各項業務工作中形成的文件材料，由各職能部門按其業務范圍，指定有關人員負責積累、整理和移交，在積累過程中要做好原始文件的登記工作。

　　2）各職能部門應將文件材料的形成、積累、歸檔工作納入工作計劃和管理標準，列入有關人員的職責范圍，并作為考核的依據。

　　3）應充分利用原有資料作為整理的基礎。

　　4）檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯系。

　　5）檔案的整理必須便于保管和利用。

　　6）收集后的所有信息，統一由金沙咀國際廣場檔案管理員集中整理。

　　人力資源管理制度、內部制度、財務管理制度、各部門管理制度、小區項目工程圖紙、物品驗收及移交管理等是企業內部的重要制度和文件，對于公司的管理和發展具有重要的意義。其中，檔案資料的歸檔管理是非常關鍵的一環。

　　歸檔范圍包括各部門和公務活動中形成的公文、電報、薄冊、圖表、書信、日記、會議材料、圖像、錄像等內容，以及兼職客服管理員、技術員在工作中形成的圖紙、說明書等內容，還包括各部門在專門業務活動中形成的各種檔案，如會議檔案、聲像檔案、紀檢檔案、審計檔案等。財務資料則由財務部門歸檔管理。

　　歸檔要求包括：歸檔的文件必須是原件、正本，符合文件格式；必須簽字、審批手續完備，自己清楚，圖面整潔；文件材料要完整齊全、裝訂整齊、并經適當的整理；是傳真件的應復印后以復印件歸檔；紙張及文件格式必須符合國家要求，字跡清楚工整，要用耐久的自己材料書寫，如碳素墨水、藍黑墨水，禁止使用圓珠筆、鉛筆、純藍墨水、復寫紙等書寫材料；每類建設工程竣工必須有兼職檔案兼職客服管理員參加，對其文件材料（含有關圖紙等）完整性、準確性、系統性進行鑒定和驗收；保持歸檔文件材料之間的歷史聯系，并進行科學分類、立卷和編號；檔案題名應確切反映卷內文件內容，并區分保管期限；文件材料的歸檔必須辦理移交手續；聲像檔案的歸檔要求更為嚴格。

　　歸檔時間方面，文書檔案在第二年上半年內歸檔；建設項目在竣工驗收后一個月內歸檔；各項管理工作形成的文件材料，在當年上半年內，要將應當歸檔的文件材料交各職能部門負責人審定后，由檔案部門歸檔。歸檔份數根據具體情況而定。

　　2、檔案管理員需要實現檔案信息的.錄入化、智能檢索化以及利用光盤實現檔案的全文存儲。此外，還需要對電腦系統進行定期維護，為不同的操作人員設置不同的授權代碼，以防止檔案資料的流失。同時，定期組織管理人員、使用人員及操作人員進行系統使用及安全信息的培訓，并隨時監督電腦使用人員的執行情況。此外，還需要定期對系統使用人員進行最新的安全技術培訓，以實現安全管理，有效降低網絡信息系統的運行風險。對操作和使用人員進行控制，當有授權的員工離職或改變工作崗位時，要及時進行安全系統的更新維護。通過定期將相關系統備份磁盤、配備良好的服務器電源保護等措施，確保系統的可靠性和檔案資料數據的完整。

　　3、檔案鑒定和銷毀是檔案管理中非常重要的環節。檔案鑒定工作由物業辦公室負責進行，鑒定由物業經理、檔案資料管理員和有關業務管理人員組成。日常的鑒定工作由檔案資料管理員負責。鑒定工作人員的任務包括負責制訂本單位檔案保管期限表，對到期檔案提出存、毀意見。確定保管期限原則包括對本單位有長遠利用價值并能反映單位職能活動和歷史面貌的檔案應永久保存；凡是在一定時間內有利用價值的檔案，采用長期或短期保存。鑒定工作應該定期進行。檔案通過鑒定，要求達到劃定保管期限準確，保管單位質量達到標準規定。如果在鑒定中發現檔案不準確、不完整，單位應及時責成有關人員和部門負責修改、補充。銷毀檔案的程序包括列出需銷毀檔案的清單和撰寫銷毀報告，由單位主管領導審批，并報告由檔案室保存。檔案銷毀時，由單位派二人以上進行監銷并在銷毀清冊上簽章。銷毀檔案時要嚴格執行保密規定，對在銷毀檔案過程中出現失密或對單位造成損失的，將根據國家有關規定進行處理。

　　4、檔案管理人員的崗位責任制非常重要。檔案管理人員需要熱愛本職工作，忠于職守，嚴守紀律，保守公司的秘密，按照規定管理好公司的檔案。他們還需要堅持公司的組織原則，識大體，顧全局，兢兢業業作奉獻。此外，他們需要有耐心熱情的態度、文明禮貌的作風，全心全意的服務精神。他們需要努力研究，鉆研業務，勤奮工作，善于思索，勇于開拓，不斷開創檔案工作新領域。最后，他們需要有民主、團結、互助、友愛、高效的精神風范和工作作風。

　　檔案管理是企業管理的重要組成部分，其工作要求工作人員嚴謹、實事求是，堅持真理、忠于歷史，維護檔案的完整和安全。

　　為了規范資料的歸存、借閱、復印和保密，檔案管理人員需要貫徹《物業檔案資料的建立與管理制度》，包括文件資料的收集管理、歸檔范圍、平時歸卷、立卷等方面。同時，他們還應積極配合各部門工作的正常開展，保證每一卷中都有卷內目錄，并對公司檔案所有內容進行備份存檔。

　　為了保證檔案的安全，檔案管理人員應與企業簽訂保密協議，并遵守保密守則。這包括不該說的機密絕對不說，不該問的機密絕對不問，不該看的機密絕對不看，不該記錄的機密絕對不記錄等。此外，他們還應該避免在非保密本上記錄機密資料，在私人通信中涉及機密，以及在公共場所和家屬子女、親友面前談論機密。同時，他們還應該避免在不利于保密的地方存放機密文件和資料，以及不在普通電話、明碼電報、普通郵局傳達機密事項。

　　物業檔案資料的建立與管理制度 2

　　第一條總則

　　1.為規范公司檔案管理，更有效地為公司的各項工作的順利開展服務，特制定本制度。

　　2.本制度的檔案指公司日常工作中發生的重要書面文件、音像資料，包括:國家政府部門重要公文、工程技術檔案、財務檔案、法律文書、各種文書檔案及其他專門檔案(人事檔案等)。

　　3.公司對檔案實行集中統一管理。

　　第二條檔案管理架構

　　1.公司檔案管理由辦公室主管，設立綜合檔案室。

　　2.綜合檔案室由辦公室檔案管理員負責管理，各管理處設兼職檔案管理人員。

　　3.綜合檔案室負責公司全部重要檔案原件的管理。各管理處由兼職檔案管人員負責檔案的收集、整理和移交工作。

　　第三條檔案分類:

　　1.文書類檔案

　　1)政府部門各類文件

　　2)公司對外、對內各類正式發文

　　3)法律公文

　　4)廣告策劃文案

　　2.工程技術類

　　1)設備設施檔案

　　2)招投標檔案

　　3.財務類檔案

　　4.合同類檔案

　　5.公司各類證照

　　6.影音類文件

　　第四條歸檔工作流程

　　1.檔案工作分為八個環節:收集、整理、鑒定、保管、編目、檢索、統計、利用。

　　2.各管理處以管理項目為單位，按檔案分類要求，在第一時間將文件、證照原件整理后，負責移交至公司綜合檔案室歸檔。

　　3.各管理處按要求建立檔案，做好檔案登記目錄，經管理處負責人審簽后，及時交送公司綜合檔案室備查，并依據要求將檔案原件移交公司綜合檔案室。如管理處確需留存原件的，應與公司綜合檔案室辦理檔案借閱手續。

　　第五條歸檔要求

　　1.歸檔文件必須完整齊全。

　　2.歸檔文件必須按規定分類、整理、編目。

　　3.檔案編目

　　1)文書類檔案:年度+(項目)部門或管理處+案卷號

　　如:2004/市場/001

　　2)工程類檔案:年度+項目+檔案分類+案卷號

　　如:2004/百事可樂/項目/001

　　3)財務類檔案:會計年度設置

　　4)合同類檔案:部門(項目)+合同類型+年份+案卷號

　　4.歸檔文件不能用鉛筆、圓珠筆、彩筆和藍色復印紙書寫。熱敏紙類的傳真件、復印件均不能歸檔。

　　5.音像檔案要求:磁帶、錄像帶、光盤要原版;計算機軟盤、光盤要可運行。音像檔案采取總登記方式(登記表見附件2):

　　1)照片、底片要求清晰完整，并附有說明文字材料，包括事件、時間、人物、背景、攝影者五要素。

　　2)錄音帶、錄像帶、計算機軟件應在盒套貼有標簽注明:題目(內容)、制作日期、制作人、盤數、序號等。

　　第六條檔案借閱、移交

　　1.公司檔案室檔案原則不外借其他單位，如確需外借需經公司主管副總批準。

　　2.借閱檔案、證照一律辦理借閱手續。檔案需妥善保管，不得私自涂改、拆卷、復印及轉借他人。

　　3.各管理處只能借閱本部門形成檔案，若跨部門借閱，須經檔案主管部門負責人批準。

　　4.公司檔案管理人員在調離崗位、或離職時，由辦公室主任負責監督辦理檔案的.交接工作，將檔案移交表填寫清楚。

　　第七條保管和保密制度

　　1.存放檔案的檔案柜排放整齊;采用統一的檔案盒，且要求標識明確。

　　2.檔案保管要做到防火、防光、防塵、防盜、防鼠、防潮。

　　3.檔案的保密嚴格執行檔案保密制度，采取相應保管措施。銷毀檔案要由專人監銷，防止泄密。

　　4.節假日期間，檔案庫房、檔案柜要加封條。

　　第八條附則

　　工程檔案、財務檔案管理制度細則由部門另行制定。

　　物業檔案資料的建立與管理制度 3

　　1、目的

　　使公司的檔案管理規范化、程序化以方便工作中的查找、使用及保密。

　　2、適用范圍

　　公司所有檔案的管理。

　　3、公司資料室文檔資料管理

　　3.1公司資料室文檔資料管理范圍：公司內部重要文件；公司對外往來的各類公文；公司內部重大活動、事件記錄；物業管理相關政策、法規；重要資料及文檔資料的電腦備份；人事資料；業主資料資料等。

　　3.2文檔資料收集及整理：人事資料由行政人事經理助理負責文檔資料的統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引，檔案存放應有明確標識，以便查找；財務資料由財務部負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引；其他資料由綜合文員負責統一登記、編號、歸檔，并編制存放目錄索引。

　　3.2物業管理相關政策、法規：由綜合文員負責從報刊雜志及政府來文中剪輯，統一歸入條例、法規類文件夾，并每季度核對或動議更改文件。

　　3.3重要資料：由綜合文員負責收集，主要包括：外出考察資料，重要資料歸屬重要資料類文件夾。

　　3.4公司本部重要文件，主要包括：

　　3.4.1內部管理文件：以公司名義下發的人事、行政類文件。

　　3.4.2人事制度：公司各種人事政策，條例和規定等。

　　3.4.3行政制度：公司各種行政制度、條例和規定等。

　　3.4.4重要通知及通報：公司各種重要的`通知、通告。

　　3.4.5公司會議紀要：總經理辦公例會、部門經理例會和以公司名義組織的專題會。

　　3.4.6以公司名義簽定的各類合同、協議書、意向書等。

　　3.4.7各部門呈報的工作計劃、申請報告及管理規章制度等，由綜合文員責收集、跟蹤處理結果，并交綜合文員存檔。

　　3.4.8公司對外往來的各類公文：主要包括政府部門往來文、上級公司往來文、相關業務單位往來文、外來商函及復函等，由行政人事部負責在將已處理完成的文件交綜合文員存檔。

　　3.5文檔資料查閱或復印：物業管理政策、法規、合同及重要資料的查閱或復印，需到綜合文員辦理登記手續。

　　4、各部門文檔資料管理

　　4.1各部門文件分類及編制要求：

　　4.1.1各類文件的編制需按規定的格式和編號方法進行，統一使用打印稿，行文應規范，不得有錯別字。

　　4.1.2通常情況下，文件標題定為三號黑體字，文件編號為小四號黑體字，文件內容為小四號宋體字。

　　4.1.3公司各部門（含職能部門、業務部門及臨時成立的工作小組等）常用文件類別：

　　（1）人事類：包括人事管理制度、職務任免決定、職責、管理架構、人事通報、通知等。

　　（2）行政類：包括行政后勤管理規定、制度、行政通報、通知、活動計劃。

　　（3）通知類：內部各類通知。

　　（4）培訓類：培訓通知、計劃或方案、考核及效果評估等。

　　（5）會議類：部門例會、專題會議、業委會會議等。

　　（6）合同、協議類：部門簽定的合同（租賃合同、買賣合同等）。

　　（7）對外文件類：

　　①對政府部門、上級單位、外企業、機構發文等；

　　②對客戶發文等：

　　③其它類：如電話表、名單、啟示等。

　　4.2質量管理部應保管的資料：

　　4.2.1發展商提供的資料：

　　（1）產權資料；

　　（2）技術資料（含圖紙）；

　　（3）交接手續及清單等。

　　4.2.2文檔收集及整理：各部門須指定專人負責文檔資料的收集、登記、編目、歸檔，并編制存放目錄索引，存放應有明確標識，并妥善保管。公司質量體系文件規定的質量記錄按體系文件要求執行。

　　4.3各類文件更改要求：

　　各類文件張貼或下發后如需更改，必須由原文件審批人審批后，方可執行，并需即作廢文件，同時在新文件上注明以此文件為準。

　　4.4各類文件發放要求：

　　4.4.1文件的發放應注明發放級別，通常應包括以下幾類：

　　（1）部門負責人以上人員閱；

　　（2）主管級以上人員閱；

　　（3）內部傳閱；

　　（4）張帖。

　　4.4.2重要文件的發放應辦理簽收手續。

　　4.4.3有關公司的重要政策、決議、經營合同（協議書）、行政人事制度、質量體系文件等屬機要文件，除責任者自行攜帶方式外，必須加封后傳遞。

　　4.4.4文件通常張貼一周后收回存檔，內部管理文件須加強保密工作，禁止外來人員拍攝或抄錄。

　　4.5電腦文檔管理：

　　4.5.1公司綜合文員負責文檔資料的電腦儲存及管理工作，各部門須指定專人負責本部門各類文檔的電腦儲存及管理工作。

　　4.5.2電腦文檔須按文件類別設立相應的子目錄，分類保存各類文件，重要文件（行政人事制度、合同、協議書、重要會議紀要等）須加密，且以光盤備份，并指定專人保管，管理情況須在部門經理處備案。

　　4.5.3電腦文檔須妥善保存，如需刪除，須報部門經理批準。

　　4.5.4與相關單位簽署的合同、協議書及經客戶確認的文件，除以電腦文檔儲存打印原稿外還必須存檔簽名文件。

　　4.6資料管理人員要定期檢查專柜，核對件數，做好防火、防盜、防蟲、防潮、防遺失，發現異常或被盜、丟失等情況，及時向領導反映，妥善處理。如系人為造成，要追究有關人員的責任。

　　物業檔案資料的建立與管理制度 4

　　一、歸檔制度

　　1、歸檔范圍

　　公司在物業管理服務、內部各項管理工作中形成的各種文字、圖表、帳冊、模型、樣品、實物、照片、影片、錄音、錄像、磁盤,光盤等材料。

　　2、歸檔要求

　　歸檔文件應原件(特別情況下可用復印件代替),要完整、準確、系統、各種簽證手續完備,字跡清晰。

　　3、歸檔時間:輸完畢后,應立即歸檔。

　　4、歸檔份數:各類文件材料一般歸檔一式一份。

　　5、文件材料的歸檔,必須辦理移交手續,由檔案室填寫一式二份歸檔文件登記表,按登記表清點材料,移交雙方簽字后,各存一份,以備查考。

　　二、保管制度

　　1、歸檔的文件材料,應保持文件材料之間的歷史聯系,進行科學分類、立卷和編目、編號。

　　2、存放檔案要有專用柜架。檔案上架時,應按照類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列。

　　3、定期對庫存檔案進行清進核對,做到帳物相符。

　　4、檔案室應有防火、防盜、防光、防塵、防有害氣體、防有害生物等防護措施。

　　5、檔案室保持適當的溫度、濕度,一般溫度保持在14~24攝氏度,相對濕度保持45~60%的規定范圍內。

　　6、檔案的`移出、外借必須履行登記手續,借出的檔案查閱后須盡快歸還。歸還檔案應放原處。

　　7、公司對檔案進行定期或不定期的檢查,如存在管理混亂、檔案破損或遺失現象,可視情況分別對管理人員處以批評、罰款、直至辭退處理。

　　三、檔案借閱、復印程序

　　提出申請-->有關領導批準-->檔案室辦理手續-->使用檔案-->歸還檔案室

　　具體要求:

　　1、借閱、復印檔案應先批準,再辦理登記手續;

　　2、要愛護檔案,::不得丟失;

　　3、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案;

　　4、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看,攜帶外出(除工作外),以防丟失、泄密;

　　5、辦理完畢,應立即歸還,如有差錯,應追究當事者責任;

　　6、調離本公司的員工,必須將所借檔案材料還清后,方可辦理調離手續。

　　物業檔案資料的建立與管理制度 5

　　依據《中華人民共和國國檔案法》，結合企業實際情況，確保檔案的完整和安全，特制定本制度。

　　一、檔案工作的基本原則

　　檔案實行集中管理與分散管理相結合，即分別為公司、部門管理，專人負責檔案管理工作。公司各部門在各項活動中所形成的`具有參考價值的文件、材料，由承辦單位、經辦人負責將辦完的文件、資料及時歸檔。

　　二、文件資料點收、整理和歸檔

　　1、文件結案移送歸檔時，檢查文件的文本及附件是否完整，如有短缺，應立即追查歸入。

　　2、文件如經過抽查，應有部門主管領導的簽認。

　　3、文件的處理手續必須完善，如有遺漏，應立即退回承辦人。

　　4、做好收件登記、編號、運轉、催辦工作，按規定程序符合立卷標準要求，及時分類、立卷、歸檔。

　　三、檔卷管理

　　1、每年對檔案材料的數量、保管等情況進行一次檢查，發現問題及時采取補救措施，確保檔案的安全。

　　2、做好相關的防范措施，注意保密工作。

　　3、保持檔案室清潔，隨時擦拭檔案櫥、架，并采取防蟲蛀腐朽工作。

　　4、每年按規定清理一次，已到保管期限，確定銷毀的檔案材料必須列冊登記，經領導審批后作銷毀處理。

　　四、檔案調、借閱

　　1、嚴格履行調、借閱登記、審批手續，一般僅限在檔案室查閱。確因工作需要帶出復印或摘抄文件，須經領導批準。

　　2、借檔人不得轉借、拆卸、調換、污損所借的檔案。

　　3、檔案歸還，經檔案管理人員檢查無誤后，立即歸入檔卷。

　　物業檔案資料的建立與管理制度 6

　　為使公司重要的文件資料保存完整保密和使用方便，特制訂本制度。

　　一、檔案的分類：

　　1、一般保密文件：公司的規劃文件、會議記錄、會議紀要、決議、決定、委任書、協議書、合同書、項目方案、公司注冊文件、通知、通告、來往信函、與公司有關的政府文件法律文件等。

　　2、專業技術文件：專業技術圖紙、說明書、資料、文件、書籍、軟件。

　　3、機密文件：上述專業技術文件以及年度計劃、統計文件、財務憑證、財務報表、審計文件、經營情況、勞動工資和人事檔案等。

　　4、公司對外簽訂的重要合約，須交一份給總公司備案。

　　5、有關公司發展的圖片、錄像、實物等，均屬檔案保管范圍。

　　6、除有特別規定外，檔案資料由行政部負責管理。

　　二、存檔：

　　1、合同按照《合同管理規定》由指定人保管，其他檔案由行政部指定專人保管。

　　2、檔案管理員須按照第一條的分類情況，將文件資料分類存檔保管。

　　（1）如存檔文件資料為傳真件時，必須復印一份存檔。

　　（2）凡涉及經濟利益的來往函件、政府文件等資料，原則上應長期保存；其他文件視其價值確定保存期限。

　　（3）檔案的歸檔要及時，除特殊情況外，要求一項工作結束后存檔。歸檔文件應保證其齊全完整，如有短缺應立即追查歸入；文檔的處理手續要完備，如有遺漏立即補辦。

　　（4）文件的電腦存檔。

　　（5）公司發出的文檔都要在電腦中保留副本，并按文本文件歸檔方式命名保存。

　　（6）電腦文檔信息要按年度進行存盤處理，將重要的'信息資料轉存軟盤或光盤，并存放于磁盤盒內妥善保管。

　　三、借閱：

　　1、部門主管及以上人員可直接借閱一般性檔案資料，如借閱機密資料，須經經理批準。

　　2、其他員工借閱與本職工作有關的資料時，可直接借閱；如借閱與本職工作無關的檔案資料或機密資料，須經本部門主管和行政部主管同意，必要時，需請主管副經理批準。

　　3、借閱時，原則上只允許在公司內使用，并辦理借閱手續，當天借閱當天歸還；機密文件和絕版文件只能在存檔處查閱，不予借出；如特殊情況確需借出時，須由經理簽字后方能借閱。

　　4、借閱的資料必須妥善保管，不得涂改及私自復印。如確需復制，一般資料，須經部門主管批準；機密資料，須經公司經理批準。

　　5、機密資料，必須注意保密，不得隨意擺放；如因個人原因致使機密文件丟失或泄露機密的，其后果由責任人承擔，必要時公司將采取法律手段保護公司的利益。

　　四、專業技術資料的管理

　　1、專業技術資料除另有規定外，公司指定技術部門專人管理。

　　2、屬于工作需要而發給有關部門的技術文件資料，在領用時必須辦理登記手續，實行“誰領用誰保管誰負責”的管理原則。管理人員每月負責將已發放文件資料的情況書面通知行政部。

　　3、長期領用的文件資料，責任人必須妥善保管，不使用時要及時歸還。同時，技術部門的文檔管理人員必須每季度末對借入的文件資料進行一次核對。如發現有丟失，必須書面通知行政部，并上報公司經理辦公室。原則上因丟失文件而影響公司正常工作的，視情況扣罰￥200元及以上，具體處理結果由公司經理視其造成的影響酌情處理。

　　五、文檔的銷毀

　　1、除物業公司經理外，任何人無權私自銷毀公司任何檔案資料。

　　2、每年底清理檔案后應將沒有保存價值的文件銷毀，銷毀時應先報請公司經理批準，登記留底并抄送一份給總公司辦公室后方能銷毀；銷毀時，應焚燒或使用碎紙機，不得隨意丟放。

　　3、經批準銷毀的檔案資料，檔案管理人員應編制銷毀清單，經主管副經理簽字后，由專人負責辦理。銷毀清單應作為檔案資料長期保存。

　　六、檔案立卷

　　每年年底清理公司所有文檔，將已經辦理完畢具有保存價值的文檔組合成案卷；立案時應編制卷內文件的順序號、文件號、責任人、題名日期、頁號等，并附立卷登記表一份。

　　七、附則

　　1、員工離職時，必須將所領借文檔資料全部歸還，由相關管理人員簽字接收。如有丟失，則按7、3條的規定扣罰責任人。

　　2、檔案資料轉移時，必須報請主管副經理以上批準，并辦理交接手續。

　　3、凡違反本規定的，除已有規定外，每次給予￥50元以上的罰款。情節嚴重者，加重處罰。

　　4、隨時接受總公司檔案管理負責人員對我公司檔案管理工作的檢查。

　　物業檔案資料的建立與管理制度 7

　　一、檔案管理總則

　　1、公司檔案是指公司各個部門在從公司經營管理等工作中形成的具有保存價值的各種文字、圖紙、照片、影片、錄象、印刷品等原始記載,是公司管理工作的基本依據和有效憑證。

　　2、檔案的管理工作是一門專業性的管理工作,是經營管理活動中的重要組成部分,各部門都要從公司整體利益出發,把檔案管理工作納入本部門日常工作程序之中,切實加強領導,部門負責人為本部門檔案第一負責人。

　　3、各部門都必須貫徹執行集中統一人事檔案的原則,采取有效措施,集中統一管理本部門的檔案,以維護檔案的完整、準確、系統、安全有效利用。

　　二、管理結構和職責

　　1、總辦是公司檔案管理的業務主管部門,根據工作需要,應組織籌建公司檔案室,總辦對其他部門進行業務指導。其主要職責:

　　①制定公司檔案管理制度、辦法、規范并指導、監督和檢查各部門貫徹執行情況;

　　②對各部門的檔案管理工作進行經常的檢查、指導和交流,加強檔案管理意識;

　　③組織培訓各部門兼職檔案管理員;

　　④負責公司級檔案的收集、整理和集中統一管理并積極提供利用;

　　2、部門應根據本部門檔案數量、使用頻度、重要性等特點,設立部門內的檔案柜或移交總辦進行檔案管理;各部門應按照規范設立檔案管理崗位,并指定兼職檔案管理員;兼職檔案管理員負責本部門內的檔案收集、整理和集中統一管理工作。業務上接受總辦檔案管理員指導。各部門的檔案管理崗位是公司檔案體系中最基層的業務結點,其基本職責:

　　①貫徹執行公司有關檔案管理的系列規范,制定本部門檔案工作各項實施細則;

　　②負責收集本部門內的檔案材料,并進行系統整理、編目、科學排列,做到查找方便,為各項工作提供服務;

　　③在項目結束或特定時期向公司檔案室移交檔案。

　　三、公司檔案歸檔范圍和要求

　　1、公司檔案的歸檔范圍,按其性質劃分:公司的各種證、照、卡、各種行政文件,各個項目相關的證件、手續、合同、圖紙、竣工資料、驗收資料、獎牌、榮譽證書等。

　　2、公司檔案,由總辦檔案管理員收集公司在工作中形成的歸檔材料。部門檔案,由部門兼職檔案管理員分別收集本部門和本項目在工作中形成的歸檔材料,在項目結束或特定時期向總辦移交;

　　3、會計檔案由于其特殊性及重要性,會計憑證、報表、帳冊等財務資料由財務部根據國家財政部的有關政策歸檔和保管;

　　4、歸檔的檔案應齊全、完整、準確、系統;各種簽證手續完備、字跡圖樣清晰;

　　5、本公司產生的和政府發文的各類歸檔材料都必須是原件;公司全體員工都應無條件按規定提交歸檔材料,任何人都不得將歸檔材料據為私有。

　　四、檔案的管理

　　1、檔案管理員對接受的檔案應及時進行分類、編號并進行電腦錄入;

　　2、檔案保管必須有專用房間或柜子,房間或柜內保持適當的'溫、濕度,并應有防火、防蟲、防盜等措施。