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崗位說明書動態(tài)管理
[摘要] 工作分析是人力資源管理的一項基礎(chǔ)工作，其質(zhì)量決定著一個企業(yè)“人力資源管理工作”的整體水平。但是，動用大量人力、物力開展工作分析，其成果——《崗位說明書》在使用中，往往承載不了人們對它的管理期望，許多單位的《崗位說明書》出爐不久便被束之高閣，無人問津，造成企業(yè)資源的浪費。究其原因，重要一點就是企業(yè)未能為崗位說明書建立動態(tài)管理模式，使崗位說明書與企業(yè)發(fā)展相脫節(jié)，中看不中用。從崗位說明書的編制基礎(chǔ)到編制流程再到實際運行本文為其建立了全方位的動態(tài)管理模式，從而保證其發(fā)揮應(yīng)有的作用，實現(xiàn)事得其人、人盡其才、人事相宜。[關(guān)鍵詞] 工作分析 崗位說明書 動態(tài)管理
工作分析的成果《崗位說明書》是人力資源其他管理職能的重要依據(jù)，其質(zhì)量決定著一個企業(yè)“人力資源管理工作”的整體水平。
在人力資源管理培訓(xùn)和研究實踐中，大部分企業(yè)對“工作分析”是重視的，不僅領(lǐng)導(dǎo)支持、人力資源部門重視，其他職能部門的同志也給與關(guān)注。但是，動用大量人力、物力開展“工作分析”，其成果——《崗位說明書》在使用中，往往承載不了人們對它的管理期望，許多單位的《崗位說明書》出爐不久便被束之高閣，無人問津，造成企業(yè)資源的浪費。
這是為什么呢？
一個重要原因就是企業(yè)在對待崗位說明書的態(tài)度上是一勞永逸，缺乏動態(tài)管理理念。
一個企業(yè)的崗位并不是一成不變的，環(huán)境的變化、戰(zhàn)略重心的轉(zhuǎn)移、職能的調(diào)整和程序的再設(shè)計必然引起崗位的變動，崗位變動勢必要連帶崗位說明書一起變動才能保證崗位說明書作用的有效發(fā)揮。因此，應(yīng)建立動態(tài)的崗位說明書管理機(jī)制，及時根據(jù)崗位變動對崗位說明書進(jìn)行更新。
一、合理的崗位設(shè)計是崗位說明書科學(xué)性的保障
崗位說明書的形成必須以科學(xué)的崗位設(shè)計為基礎(chǔ)，才能發(fā)揮其應(yīng)有的作用，實現(xiàn)事得其人、人盡其才、人事相宜，因此，在進(jìn)行工作分析之前一定不要忘記崗位設(shè)計環(huán)節(jié)。
而在工作分析過程中，可以發(fā)現(xiàn)崗位設(shè)計不合理的地方，并采取有效措施改進(jìn)，使崗位說明書等人事文件建立在科學(xué)的基礎(chǔ)上。
二、崗位說明書動態(tài)編制程序（P—D—C—A）
1.P—D—C—A理論概述
PDCA是英語單詞Plan(計劃)、Do(執(zhí)行)、Check(檢查)和Action(處理)的第一個字母，PDCA循環(huán)就是按照計劃、執(zhí)行、檢查、處理這樣的順序進(jìn)行管理，并且循環(huán)不止地進(jìn)行下去的科學(xué)程序。
PDCA循環(huán)的四個過程不是運行一次就完結(jié)，而是周而復(fù)始地進(jìn)行。一個循環(huán)結(jié)束了，解決了一部分問題，可能還有問題沒有解決，或者又出現(xiàn)了新的問題，再進(jìn)行下一個PDCA循環(huán)，依此類推。PDCA循環(huán)不是停留在一個水平上的循環(huán)，而是不斷解決問題、水平逐步上升的過程（如圖2所示）。
2.崗位說明書動態(tài)編制程序
大部分企業(yè)在耗費了大量人力物力編制出崗位說明書后，就以為大功告成，然而，崗位說明書的編制并不是一勞永逸的工作而是一個動態(tài)的過程。
借鑒PDCA的思想，將崗位說明書分為C級版、B級版和A級版，崗位說明書的動態(tài)編制也分為三個階段。
第一個階段，企業(yè)組織相關(guān)人員開展工作分析，設(shè)計崗位說明書模板，指導(dǎo)員工進(jìn)行自下而上、自上而下的反復(fù)修訂最終形成符合公司管理現(xiàn)狀的崗位說明書C級版（初級版）。
第二個階段，在崗位說明書C級版運行3個月后，企業(yè)應(yīng)根據(jù)崗位說明書的實際運行情況綜合考慮環(huán)境因素、經(jīng)營重點對崗位說明書進(jìn)行修正和調(diào)整，崗位說明書升級為B級版（修正版）。
第三個階段，在B級版運行9個月之后，公司應(yīng)進(jìn)一步根據(jù)B級版的運行情況，結(jié)合當(dāng)時的環(huán)境因素、經(jīng)營重點、組織架構(gòu)對崗位說明書進(jìn)行修正和調(diào)整，崗位說明書升級為A級版（終極版）。
經(jīng)過以上三個階段的不斷分析評和改進(jìn)，崗位說明書得到不斷升級，最終進(jìn)入穩(wěn)定運行階段。
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