用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化

用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化

用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，是現(xiàn)代企業(yè)科學(xué)治理的必然趨勢(shì)。隨著社會(huì)的發(fā)展、企業(yè)的進(jìn)步，在治理工作中新理念新技術(shù)逐步的推廣和普及，文書(shū)檔案成為綜合檔案里的重要組成部分，它的治理模式和方法也將發(fā)生進(jìn)一步的變化，從進(jìn)步文秘工作的質(zhì)量和文書(shū)檔案的計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)化處理以及快速、正確的利用文書(shū)檔案信息等方面，從而體現(xiàn)了文檔一體化的優(yōu)越性和科學(xué)性，給文檔工作者帶來(lái)一個(gè)新的定位。
　　
　　一、用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化的好處
　　
　　用信息化實(shí)現(xiàn)文檔一體化，必須用OA與檔案數(shù)據(jù)庫(kù)治理系統(tǒng)往工作。將辦公系統(tǒng)中的文件內(nèi)容用OA系統(tǒng)直接導(dǎo)進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)治理系統(tǒng)中來(lái)，直接變成檔案，對(duì)不能導(dǎo)的個(gè)別文件采取掃的辦法。即方便又省時(shí)、省力、還能達(dá)到減人提效的目的。避免綜合檔案治理員只知其表象，重復(fù)低質(zhì)勞動(dòng)。但要十分留意做好檔案利用權(quán)限的治理工作，我們所說(shuō)的“方便檔案利用者利用檔案”，是有特定含義的，是指在一定的時(shí)間內(nèi)為某一部分人在可利用的某一部分檔案盡可能地提供方便，而對(duì)另一部分人要利用這部分檔案不僅不能提供方便而且要加以阻止，采取一定的辦法，用系統(tǒng)設(shè)置的可借閱和不可借閱、查詢(xún)范圍、回還日期等功能來(lái)實(shí)現(xiàn)，通過(guò)信息這條“高速公路”，來(lái)實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化目標(biāo)，充分發(fā)揮企業(yè)文書(shū)檔案信息資源的作用。
　　
　　二、從思想觀念和實(shí)踐理論兩個(gè)方面分析文檔一體信息化服務(wù)向縱深發(fā)展的障礙
　　
　　1.從思想觀念上分析。目前，文檔一體信息化服務(wù)并沒(méi)有取得理想的效果，辦公過(guò)程中引進(jìn)計(jì)算機(jī)治理系統(tǒng)，必然會(huì)對(duì)現(xiàn)行的體制產(chǎn)生影響，尤其是現(xiàn)行的手工文件處理方式已經(jīng)運(yùn)行多年，也有一套完善制度和方法，機(jī)關(guān)工作職員也習(xí)慣了這種公文處理模式，一下子改變?cè)�有的工作方式和�?xí)慣，應(yīng)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行公文處理，會(huì)對(duì)某些領(lǐng)導(dǎo)干部和工作職員之間產(chǎn)生疑問(wèn)，妨礙辦公治理系統(tǒng)的應(yīng)用，因此做好宣傳工作，轉(zhuǎn)變觀念同一熟悉，是推行辦公自動(dòng)化的必要條件，而有的企業(yè)單位固然投進(jìn)計(jì)算機(jī)不少，但對(duì)于辦公自動(dòng)化概念的宣傳和理解產(chǎn)生了誤區(qū)，過(guò)于片面夸大辦公過(guò)程的自動(dòng)化，這是不可取的。
　　2.從實(shí)踐理論上分析。到目前為止，很多企業(yè)的文秘工作與檔案工作還在實(shí)行分快治理制。這種體制從某種程度上卻有意無(wú)意的拉大了文秘工作與檔案工作的間隔。負(fù)責(zé)文秘工作的職員檔案意識(shí)淡薄，只考慮當(dāng)前的工作，檔案工作職員墨守成規(guī)也很少考慮文秘工作，導(dǎo)致二者在銜接過(guò)程中出現(xiàn)很多脫節(jié)，出現(xiàn)諸多不規(guī)范的現(xiàn)象，這直接影響了企業(yè)文書(shū)檔案的建檔質(zhì)量。下面筆者談一下好多企業(yè)檔案建檔過(guò)程中碰到的種種題目
　　一是版面記錄不全，附件不規(guī)范。在日常檔案治理中經(jīng)常碰到回檔文件只有主題詞而無(wú)抄送抄發(fā)單位，不標(biāo)明印發(fā)部分和發(fā)文時(shí)間，甚至沒(méi)有版記，尤其是主題詞的選用不正確或自擬自編，給文件規(guī)回檔擬寫(xiě)案卷標(biāo)題增加了操縱難度。有的“附件”字樣標(biāo)識(shí)不當(dāng)，正文和附件的名稱(chēng)、序號(hào)不一致，附件單獨(dú)裝訂時(shí)不標(biāo)識(shí)正文字號(hào)和排列序號(hào)，嚴(yán)重影響著公文的規(guī)范立卷和規(guī)范回檔。二是原始稿件不全，編號(hào)不規(guī)范。回檔時(shí)發(fā)現(xiàn)只有定稿，缺了原稿或修改稿，公文編號(hào)差錯(cuò)，鉛筆或圓珠筆撰寫(xiě)，不經(jīng)過(guò)復(fù)印就用傳真原件回檔，短期內(nèi)字跡就變得模糊不清，既不符合立卷回檔的要求，又影響了檔案的質(zhì)量和存檔價(jià)值，使檔案的真實(shí)性難以保障。三是紙張不達(dá)標(biāo)，裝訂不規(guī)范。相當(dāng)一部分單位還在繼續(xù)延用過(guò)往的16開(kāi)型紙。大小16開(kāi)混用現(xiàn)象尤為突出，搞的文件大小還不一致，造成裝訂中發(fā)生掉頁(yè)、漏頁(yè)、壓字等題目，使檔案的美觀性和完整性都受到一定影響。四是文種使用不當(dāng)，辦理程序不規(guī)范。出現(xiàn)“決定”和“意見(jiàn)”不分，“通知”和“通告”混用，“請(qǐng)示”和“報(bào)告”不分，“報(bào)告”中夾雜著“請(qǐng)示”的內(nèi)容，有的甚者把兩個(gè)文種合二為一為“請(qǐng)示報(bào)告”，越級(jí)行文，越級(jí)簽發(fā)，有校對(duì)無(wú)復(fù)核，不登記就印發(fā)等無(wú)序現(xiàn)象，從而為正確回檔留下了后患。 　　 三、進(jìn)步企業(yè)文書(shū)檔案質(zhì)量的對(duì)策及建議
　　
　　文秘工作和檔案工作銜接的主體主要是公文，公文是文秘工作的主要產(chǎn)品，檔案資料又主要來(lái)源于公文，公文是檔案的前身。公文質(zhì)量的好壞直接影響著檔案的質(zhì)量，換句話說(shuō)沒(méi)有高質(zhì)量的公文就不會(huì)有高質(zhì)量的檔案。高水平的檔案治理是建立在規(guī)范處理公文的基礎(chǔ)之上。下面筆者結(jié)合自己多年的工作實(shí)際，提出幾點(diǎn)建議。
　　一是組織機(jī)構(gòu)合并，培養(yǎng)文檔工作者。“文檔一體化”的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案治理工作從組織制度中真正交融在一起。文秘職員的頭腦中必須要有“檔案意識(shí)，同時(shí)要站在對(duì)歷史負(fù)責(zé)高度上來(lái)保證檔案的質(zhì)量，來(lái)減少檔案部分工作程序，避免無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、公道化。二是明確部分職責(zé)，檔案立卷前移。“文書(shū)部分立卷”是《中華人民共和國(guó)檔案法》已經(jīng)明確了的基本制度。文秘職員要按照《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》的要求，對(duì)辦理完畢的文件材料，應(yīng)由文秘職員集中同一保管，根據(jù)立卷的原則和方法及時(shí)編寫(xiě)“案卷類(lèi)目”，“及時(shí)整理（立卷)、回檔”，使文件的立卷工作日常化。會(huì)議文件應(yīng)該在會(huì)前收集材料，會(huì)后及時(shí)立卷回檔，切忌拖拉積存。聯(lián)合辦理的公文，原件由主辦單位進(jìn)行分門(mén)別類(lèi)的治理，要及時(shí)收集回檔，協(xié)辦單位只保存復(fù)印件或副本，既方便平時(shí)查閱，又利于年終立卷。當(dāng)碰到工作職員因故調(diào)離工作崗位時(shí)，主管單位要負(fù)責(zé)將本人暫存、借用的公文材料，按照有關(guān)規(guī)定全部及時(shí)進(jìn)行清交，確保檔案材料的完整性。三是強(qiáng)化制度建設(shè)，實(shí)現(xiàn)全過(guò)程治理。建立有效的治理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文，要樹(shù)立質(zhì)量治理意識(shí)，這是“全過(guò)程治理”的條件。文秘職員要有質(zhì)量第一觀念。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，審核簽發(fā)手續(xù)是否完善、附件是否齊全、格式是否規(guī)范，印制后發(fā)送前應(yīng)再次進(jìn)行復(fù)核。
　　制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)要修改實(shí)質(zhì)內(nèi)容，則應(yīng)該按程序復(fù)審。在公文用紙紙型、幅面尺寸、裝訂要求等技術(shù)指標(biāo)上也要嚴(yán)格按《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文格式》標(biāo)準(zhǔn)把握。要正確選用主題詞，自覺(jué)保存原稿或修改稿，不用鉛筆或圓珠筆撰寫(xiě)或修改公文，傳真件要經(jīng)過(guò)復(fù)印后再回檔，保證檔案文件的質(zhì)量和存檔價(jià)值。四是適當(dāng)投進(jìn)，進(jìn)步職員裝備和技術(shù)水平。在建立一支有較強(qiáng)的政治覺(jué)悟和專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平的優(yōu)秀文檔工作者隊(duì)伍的同時(shí)，要配置“文檔一體化”計(jì)算機(jī)治理系統(tǒng)，這是實(shí)現(xiàn)“全過(guò)程治理”的關(guān)鍵。依靠這一系統(tǒng)，一次輸進(jìn)，多次輸出，從而會(huì)使文檔實(shí)體天生一體化，治理一體化，利用一體化，規(guī)范一體化，用信息化實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上進(jìn)步煤炭企業(yè)檔案質(zhì)量。
　　
　　四、征得領(lǐng)導(dǎo)重視和工作職員的支持
　　
　　信息化固然成為整個(gè)社會(huì)的共叫，但要實(shí)現(xiàn)文檔一體化必須要上下達(dá)成共叫才能實(shí)現(xiàn)，由于較高的用度、相關(guān)知識(shí)的匱乏等，都會(huì)造成和產(chǎn)生文檔一體化的盲區(qū)。所以要采取積極有效的措施，通過(guò)宣傳媒體的宣傳，轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及辦公職員的觀念，從而才會(huì)使現(xiàn)代文檔工作有一個(gè)便捷的信息化平臺(tái)和暢通的互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境。及早實(shí)現(xiàn)辦公自動(dòng)化。
　　總之，隨著社會(huì)信息化建設(shè)步伐的不斷推進(jìn)，企業(yè)文檔工作也要不斷發(fā)展，為了更好的做好企業(yè)文檔工作，盡早實(shí)施文檔一體化，借助文檔一體化會(huì)十分方便地查到所需要的文檔目錄原文，改變以往利用者必須到檔案室才能查閱檔案狀況。因此，企業(yè)黨政辦公室應(yīng)捉住當(dāng)前有利機(jī)遇，克服畏難情緒，努力工作，積極創(chuàng)造條件，早日實(shí)現(xiàn)文秘工作與檔案工作一體化，從源頭上來(lái)進(jìn)步文書(shū)檔案質(zhì)量。

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