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淺談企業(yè)文秘與檔案工作的一體化管理論文
摘要：公文是檔案工作和文秘工作的銜接與聯(lián)系，公文是檔案資料的來源也是文秘工作的必要產(chǎn)品。由于種種原因，在我們的工作當(dāng)中，由于對(duì)檔案和文秘工作的分開管理，從而導(dǎo)致了兩者的距離。但是隨著現(xiàn)代化檔案管理和自動(dòng)化辦公的不斷更新，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作和文秘工作提出了更為全面的更為新穎的要求。對(duì)現(xiàn)行的工作程序和工作方式的變革是文件著錄、登記以達(dá)到對(duì)檔案管理的要求，這些問題是從事檔案管理和文秘工作者面臨的新的挑戰(zhàn)和新的問題。
關(guān)鍵詞：規(guī)范公文；文秘工作；文書檔案；檔案管理
一、檔案管理的含義
檔案管理工作，是專門管理單位各個(gè)部門產(chǎn)生和形成的歷史文件的一個(gè)專業(yè)，在意義上講是管理工作，但是檔案管理工作不是孤立存在的，他在各項(xiàng)工作中有不可取代的地位，也是各項(xiàng)工作中的不能缺少的重要組成部分。檔案管理工作有一個(gè)突出的特點(diǎn)就是為社會(huì)實(shí)踐提供檔案信息，這是它區(qū)別于別的工作的最本質(zhì)的特點(diǎn)。檔案管理與文書管理之間有著剪不斷的聯(lián)系，質(zhì)量好的并且格式規(guī)范的初期形成的公文是檔案的雛形，但是不能稱之為檔案，這時(shí)候的文書是具備現(xiàn)行效用的，但不是現(xiàn)代意義上的檔案，檔案一般是指完成了，一般的文書的處理工作的規(guī)范性公文。
二、檔案管理和文秘工作的聯(lián)系
檔案管理工作和文秘工作有密切聯(lián)系。公文是文書檔案工作和文秘工作的主體。文檔資料的來源大多是文書檔案，文書工作的主要服務(wù)對(duì)象是公文， 這里要闡明的是文書檔案的前身就是公文。影響文書檔案的好壞的因素是公文的質(zhì)量問題，只有規(guī)范的處理公文才能高質(zhì)量、比較好的文書檔案管理。他們之間既相互影響又有著密切的聯(lián)系，另外他們之間還有這相互的獨(dú)立性。文書檔案管理和文秘工作關(guān)系的科學(xué)應(yīng)用和具體表現(xiàn)就表現(xiàn)在“文檔一體化”這種方法就是從文書檔案和文秘工作的總體考慮，，在公文生成→制發(fā)→歸檔管理的全部過程中，運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)來完成文書檔案和文秘工作的信息方面的共享和格式方面的統(tǒng)一于規(guī)范。
三、檔案管理工作和文秘工作只見存在的常見問題
1.由于所標(biāo)識(shí)的附件文字資料比較混亂，比如有的單位的公文沒有在規(guī)定的位置備注公文附件，沒有在對(duì)附件進(jìn)行具體的標(biāo)注，沒有具體的文字解釋，這種原因可能導(dǎo)致公文非常的混亂。
2.由于書寫公文的人員，知識(shí)水平或者特殊情況對(duì)公文的主語和主題的標(biāo)寫不是非常正確，這樣一來就很難在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行查找了。
3.由于書寫公文的人員在細(xì)節(jié)方面沒有非常注意，導(dǎo)致了書寫文體使用不是非常的恰到好處，一般情況下出現(xiàn)最多的錯(cuò)誤就是報(bào)告和請(qǐng)示分的不是很具體。通常會(huì)出現(xiàn)一片文章中出現(xiàn)多個(gè)請(qǐng)示事件，就會(huì)出現(xiàn)編造的文種和紅頭文件使用的不規(guī)范的情況。
4.在某些單位可能由于對(duì)數(shù)字使用的不是很規(guī)范，導(dǎo)致了公文的不規(guī)范，這種情況嚴(yán)重的影響了公文轉(zhuǎn)變成檔案的歸檔和立卷。
5.除上述情況以外還有的就是，由于印制問題導(dǎo)致的公文不規(guī)范，比如說紙張的不注意，或大或小，這樣一來就給以后的檔案裝訂與管理增加很大的麻煩。
四、怎樣解決檔案管理工作和文秘工作中出現(xiàn)的常見問題
1.檔案管理工作者要有高度的責(zé)任感，認(rèn)真的對(duì)待自己的工作，做為一名檔案管理工作者要有比較好的比較高的對(duì)待職業(yè)的靈性于悟性，要隨時(shí)隨地的把檔案放在自己的大腦里使自己牢牢地記住檔案的內(nèi)容，除此之外檔案工作者還要有對(duì)歷史負(fù)責(zé)的高度使命感，從而使檔案管理工作做到平常化。所以做為檔案工作管理者必須要按照有關(guān)的規(guī)定來要求自己，以此來更為規(guī)范的處理好每一個(gè)文件，對(duì)每一個(gè)文件負(fù)責(zé)的態(tài)度，來認(rèn)真對(duì)待工作。
2.進(jìn)行管理檔案工作文秘人員必須從點(diǎn)滴做起，從小事做起。要認(rèn)真的對(duì)待工作，對(duì)于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)發(fā)來的文書首先要做好登記記錄，其次要看看發(fā)來的文件是否有保存的意義和價(jià)值，如果其中的文字記錄隨著時(shí)間的推移對(duì)還有價(jià)值那幺就要保留，如果失去價(jià)值，可以選擇淘汰，不予保留。這樣做的目的就是方便檔案的管理和方便以后的查閱。
3.從事檔案管理工作必須要注意細(xì)小的環(huán)節(jié)，對(duì)于自己單位的文件，在領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)后，必須把整合這個(gè)文件用到的所有資料進(jìn)行整理歸納，按照一定的使用順序，初稿、改稿、定稿、簽發(fā)文、正式文件，來進(jìn)行整合歸納，做好檔案入庫前的初步工作。
4.從事檔案管理工作的文秘人員，對(duì)于檔案要有高度的認(rèn)識(shí)，只有注意對(duì)公文的規(guī)范化的管理，才能實(shí)現(xiàn)從公文到檔案的比較成功的轉(zhuǎn)變與轉(zhuǎn)化。在工作的同時(shí)要加強(qiáng)對(duì)檔案的管理，避免重復(fù)的立卷，這樣一來就能更加合理化、科學(xué)化的完成文書工作流程。
5.不斷地提高文秘工作者的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，由于工作的特殊性要求了檔案工作者和文秘工作者要有比較強(qiáng)的技術(shù)水平和專業(yè)水平，因此文秘工作者就要重視學(xué)習(xí)檔案管理知識(shí)，增強(qiáng)自己對(duì)檔案的管理意識(shí)，不斷提高自己的專業(yè)水平知識(shí)。
雖然隨著現(xiàn)代化檔案管理和自動(dòng)化辦公的不斷更新，對(duì)企業(yè)的檔案管理工作和文秘工作提出了更為全面的更為新穎的要求。從事檔案管理工作的文秘人員、文秘工作者，不斷地提高自己的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平，進(jìn)行管理檔案工作文秘人員必須從點(diǎn)滴做起，從小事做起。認(rèn)真的對(duì)待工作，按照有關(guān)的規(guī)定來要求自己，以此來更為規(guī)范的處理好每一個(gè)文件，對(duì)每一個(gè)文件負(fù)責(zé)的態(tài)度，來認(rèn)真對(duì)待工作。這樣就能避免了在檔案管理過程中出現(xiàn)的問題了。
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