商貿(mào)企業(yè)管理費(fèi)用控制探析
管理費(fèi)用是指企業(yè)行政管理部門為組織和管理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所發(fā)生的所有支出，包括企業(yè)的董事會(huì)和行政管理部門在企業(yè)的管理過程中發(fā)生的。業(yè)管理費(fèi)用所歸集的項(xiàng)目范圍是比較廣泛的、龐雜的，不僅包括企業(yè)的行政部門、管理部門所需要的費(fèi)用，還包括企業(yè)工作人員的費(fèi)用，以及企業(yè)組織經(jīng)營(yíng)所發(fā)生的直接費(fèi)用。
現(xiàn)代商貿(mào)企業(yè)利潤(rùn)越來(lái)越薄，競(jìng)爭(zhēng)越來(lái)越激烈。怎樣生存下去已經(jīng)成為其要面臨的一個(gè)重要問題。在商貿(mào)企業(yè)所有費(fèi)用開支中，管理費(fèi)用所占比例較大，如何節(jié)省管理費(fèi)用是商貿(mào)企業(yè)節(jié)約成本的一項(xiàng)重要工作。
管理費(fèi)用是指企業(yè)行政管理部門為組織和管理企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)所發(fā)生的所有支出，包括企業(yè)的董事會(huì)和行政管理部門在企業(yè)的管理過程中發(fā)生的，或者應(yīng)當(dāng)由企業(yè)統(tǒng)一負(fù)擔(dān)的公司經(jīng)費(fèi)(包括行政管理部門職工工資、修理費(fèi)、物料消耗、低值易耗品攤銷、辦公費(fèi)和差旅費(fèi)等)、工會(huì)經(jīng)費(fèi)、待業(yè)保險(xiǎn)費(fèi)、勞動(dòng)保險(xiǎn)費(fèi)、董事會(huì)費(fèi)、聘請(qǐng)中介機(jī)構(gòu)費(fèi)、咨詢費(fèi)(含顧問費(fèi))、訴訟費(fèi)、業(yè)務(wù)招待費(fèi)、房產(chǎn)稅、車船使用稅、土地使用稅、印花稅、技術(shù)轉(zhuǎn)讓費(fèi)、礦產(chǎn)資源補(bǔ)償費(fèi)、無(wú)形資產(chǎn)攤銷、職工教育經(jīng)費(fèi)、研究與開發(fā)費(fèi)、排污費(fèi)、存貨盤虧或盤盈(不包括應(yīng)計(jì)入營(yíng)業(yè)外支出的存貨損失)、計(jì)提的壞賬準(zhǔn)備和存貨跌價(jià)準(zhǔn)備等。
企業(yè)管理費(fèi)用所歸集的項(xiàng)目范圍是比較廣泛的、龐雜的，不僅包括企業(yè)的行政部門、管理部門所需要的費(fèi)用，還包括企業(yè)工作人員的費(fèi)用，以及企業(yè)組織經(jīng)營(yíng)所發(fā)生的直接費(fèi)用、進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)查的間接費(fèi)用等。管理費(fèi)用靈活多樣，且不同費(fèi)用之間相互滲透，進(jìn)行管控有一定的難度。
一、商貿(mào)企業(yè)管理費(fèi)用控制存在的問題分析
1.思想上重視程度不夠
商貿(mào)企業(yè)總成本中庫(kù)存商品的進(jìn)貨成本占比例最大，一些企業(yè)的管理者把主要精力放在了如何降低庫(kù)存商品的進(jìn)貨成本上，特別是市場(chǎng)銷路暢通，商品銷售供不應(yīng)求時(shí)，更是強(qiáng)化了這種觀念，從而忽視了管理費(fèi)用的控制，長(zhǎng)期以來(lái)使整個(gè)企業(yè)上下對(duì)于控制管理費(fèi)用的重視程度不夠。
2.管理費(fèi)用預(yù)算編制制度缺失
管理費(fèi)用涉及到企業(yè)經(jīng)營(yíng)的各個(gè)方面，特別是企業(yè)的內(nèi)部財(cái)務(wù)管理制度。由于管理費(fèi)用涉及的范圍廣，不易管控，部分員工會(huì)利用企業(yè)內(nèi)部報(bào)銷管理制度將企業(yè)的公款用于個(gè)人消費(fèi)，使企業(yè)管理費(fèi)用增加，利潤(rùn)降低。商貿(mào)企業(yè)在管理費(fèi)用的管控方面，缺乏預(yù)算編制制度，僅執(zhí)行一般的報(bào)銷審批制度，未建立一套完整的日常管理費(fèi)用控制手段，方法上缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)目茖W(xué)管理體系，不能起到有效地控制作用，為科學(xué)控制管理費(fèi)用埋下隱患。管理費(fèi)用的管控措施滯后，是現(xiàn)在商貿(mào)企業(yè)面臨的一個(gè)重要課題。
3.管理費(fèi)用控制執(zhí)行力度不夠
企業(yè)經(jīng)營(yíng)者對(duì)于管理費(fèi)用控制時(shí)，往往認(rèn)為其在總成本中的比重不大，重視程度不高，執(zhí)行管理費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)時(shí)有所放松。
二、加強(qiáng)商貿(mào)企業(yè)管理費(fèi)用控制的對(duì)策建議
1.提高全體人員的整體素質(zhì)
管理費(fèi)用管控效果如何，關(guān)鍵在于企業(yè)中的每個(gè)員工。企業(yè)要定期組織員工進(jìn)行學(xué)習(xí)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，樹立主人翁責(zé)任感，增加企業(yè)凝聚力，使員工思想上意識(shí)到自己是企業(yè)發(fā)展中的關(guān)鍵部分，自覺建立節(jié)約、效益、競(jìng)爭(zhēng)的市場(chǎng)觀念，并以此支配員工的日常行為。從節(jié)約每一滴水、每一度電做起，處處心系企業(yè)。這是爭(zhēng)取更多利潤(rùn)、促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、保持企業(yè)長(zhǎng)盛不衰的精神。
2.建立健全管理費(fèi)用控制制度
如何建立健全商貿(mào)企業(yè)管理費(fèi)用控制制度，應(yīng)從控制管理費(fèi)用預(yù)算，平衡、調(diào)整管理費(fèi)用預(yù)算，控制管理費(fèi)用支出，控制管理費(fèi)用使用、報(bào)銷幾個(gè)方面進(jìn)行管理。
(1)控制管理費(fèi)用預(yù)算方案
制定管理費(fèi)用預(yù)算方案是建立健全管理費(fèi)用制度的起點(diǎn)，能否有效地管控管理費(fèi)用，預(yù)算方案的編制起到了關(guān)鍵作用。
①編制管理費(fèi)用預(yù)算草案。財(cái)務(wù)部門從財(cái)務(wù)管理的角度對(duì)管理費(fèi)用預(yù)算進(jìn)行草案編制，并就相關(guān)內(nèi)容與相關(guān)部門進(jìn)行討論，提出審核意見，同時(shí)根據(jù)往年淡旺季情況，與銷售收入和人員數(shù)量相掛鉤，兼顧需要與節(jié)約相結(jié)合，收付實(shí)現(xiàn)制與權(quán)責(zé)發(fā)生制均要考慮，于每年12月20日之前提交預(yù)算部門。
②參與審核管理費(fèi)用預(yù)算草案、審批管理費(fèi)用預(yù)算方案。財(cái)務(wù)部門會(huì)同預(yù)算管理部門對(duì)下一年度企業(yè)管理費(fèi)用預(yù)算草案進(jìn)行審核，審批管理費(fèi)用預(yù)算方案。將下一年度管理費(fèi)用方案于每年12月28日前公布于公司網(wǎng)站上;下個(gè)月度方案最遲于本月最后一個(gè)工作日公布。
(2)平衡、調(diào)整管理費(fèi)用預(yù)算方案
編制企業(yè)管理費(fèi)用預(yù)算方案 的目的是為了管控管理費(fèi)用的需要，依據(jù)企業(yè)的發(fā)展情況，制定相應(yīng)的平衡、調(diào)整審批程序。
①管理費(fèi)用預(yù)算調(diào)整的條件。當(dāng)現(xiàn)有銷售情況發(fā)生重大變化，或者發(fā)生了不可抗力，以及現(xiàn)行預(yù)算方案采取了彌補(bǔ)措施依然無(wú)法執(zhí)行的情形發(fā)生時(shí)，可以根據(jù)具體情況變更或調(diào)整管理費(fèi)用預(yù)算。
②管理費(fèi)用預(yù)算平衡、調(diào)整審批。財(cái)務(wù)部門從企業(yè)總體管理費(fèi)用預(yù)算的角度將企業(yè)整個(gè)管理費(fèi)用預(yù)算分解到部門、人員;預(yù)算部門根據(jù)下一年度銷售增長(zhǎng)目標(biāo)和利潤(rùn)增長(zhǎng)目標(biāo)對(duì)管理費(fèi)用預(yù)算在各部門之間進(jìn)行平衡，確保將管理費(fèi)用總額控制在合理的范圍之內(nèi)。各部門的負(fù)責(zé)人參加企業(yè)的預(yù)算平衡會(huì)議，并對(duì)本部門相關(guān)的管理費(fèi)用進(jìn)行局部調(diào)整。
(3)控制管理費(fèi)用支出方案
管理費(fèi)用支出方案是建立健全管理費(fèi)用控制制定的保障部分，在整個(gè)制度的執(zhí)行過程中起到保駕護(hù)航的作用。
①?gòu)?qiáng)化事前審批。對(duì)于金額在xxx元以上管理費(fèi)用的支出，都應(yīng)當(dāng)按照公司的規(guī)定履行嚴(yán)格的審核、監(jiān)管程序，經(jīng)辦人必須事前填寫“資金申請(qǐng)表”經(jīng)相關(guān)審核人批準(zhǔn)后方可進(jìn)行辦理。督促員工自覺履行管理費(fèi)用的事前審核、審批程序，避免事后算賬。
②建立管理費(fèi)用執(zhí)行責(zé)任體系。企業(yè)各部門根據(jù)各自的管理費(fèi)用預(yù)算指標(biāo)在本單位內(nèi)部充分考慮“責(zé)任與權(quán)利一致，指標(biāo)與措施同步”的原則，將管理費(fèi)用指標(biāo)落實(shí)到每個(gè)月、每個(gè)項(xiàng)目上。 ③實(shí)行管理費(fèi)用公示制度。企業(yè)在內(nèi)部網(wǎng)站或宣傳欄中對(duì)每個(gè)月的各個(gè)部門管理費(fèi)用的支出情況進(jìn)行公示，對(duì)低于預(yù)算目標(biāo)的部門進(jìn)行公開表彰;對(duì)出現(xiàn)超支部門進(jìn)行情況跟蹤，要求相關(guān)部門做出合理地解釋，分析超支原因。
④建立管理費(fèi)用考核制度。把管理費(fèi)用指標(biāo)進(jìn)行分解，將其與部門業(yè)績(jī)和人員進(jìn)行績(jī)效考核掛鉤，并對(duì)嚴(yán)重超支的部門和人員進(jìn)行處罰，酌情扣除部門獎(jiǎng)金或個(gè)人獎(jiǎng)金。
⑤實(shí)行管理費(fèi)用不合理開支事后追查制度。對(duì)事后審計(jì)查出的不合理的費(fèi)用支出，要進(jìn)行責(zé)任追究，并對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行罰款或警告處罰。
(4)控制管理費(fèi)用使用、報(bào)銷方案
管理費(fèi)用使用、報(bào)銷方案是建立健全管理費(fèi)用制度的核心內(nèi)容。商貿(mào)企業(yè)應(yīng)從以下幾個(gè)方面控制管理費(fèi)用使用、報(bào)銷方案：
①管理費(fèi)用預(yù)支管理。企業(yè)為全體員工辦理最低額度為1萬(wàn)元的銀行信用卡，規(guī)定1萬(wàn)元以下的管理費(fèi)用開支填寫“資金申請(qǐng)單”不需要進(jìn)行費(fèi)用預(yù)支。不能刷卡或數(shù)額大于1萬(wàn)元的支出履行正常的預(yù)支手續(xù)。
②管理費(fèi)用報(bào)銷期限。企業(yè)管理費(fèi)用報(bào)銷要求及時(shí)，便于管理。期限自資金申請(qǐng)之日起1個(gè)月之內(nèi)。期限每延長(zhǎng)1個(gè)月的，報(bào)銷比例降低5%，延遲6個(gè)月以上的不予報(bào)銷。
③管理費(fèi)用報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)。量化管理費(fèi)用各項(xiàng)子費(fèi)用的支出標(biāo)準(zhǔn)，便于合理控制開支，如差旅費(fèi)中住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，乘坐交通工具標(biāo)準(zhǔn)等。難以確定量化標(biāo)準(zhǔn)的，應(yīng)輔之以明確的審核、審查程序，確保每項(xiàng)管理費(fèi)用開支的合理性。
④管理費(fèi)用報(bào)銷流程。所有的報(bào)銷發(fā)票、單據(jù)需在費(fèi)用發(fā)生后5個(gè)工作日內(nèi)提出報(bào)銷請(qǐng)求，填寫“費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表”，部門主管和經(jīng)理對(duì)“費(fèi)用報(bào)銷申請(qǐng)表”進(jìn)行審核、簽字，審核期限為1天。然后交財(cái)務(wù)部門進(jìn)行費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)、合理性審核后報(bào)銷。無(wú)差異后通知報(bào)銷人員在領(lǐng)取單據(jù)上簽字并結(jié)算報(bào)銷費(fèi)用。
3.管控措施的落實(shí)
有了較完善的管理制度，如何使全體員工在公平、公開、公正的環(huán)境中順利地執(zhí)行管理費(fèi)用管控措施，針對(duì)執(zhí)行過程中存在的問題修訂完善或制定相應(yīng)的配套措施，堅(jiān)決防止無(wú)視制度規(guī)定的行為。加大執(zhí)行監(jiān)督檢查力度，結(jié)合年度業(yè)績(jī)考核，防止制度流于形式、難以發(fā)揮作用的問題出現(xiàn)。
三、結(jié)束語(yǔ)
企業(yè)向管理要利潤(rùn)，要依靠各種手段節(jié)約成本，有效地管理和控制日常運(yùn)營(yíng)成本，在企業(yè)中形成一種節(jié)約的企業(yè)文化成為必要。
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