談新背景下的高校教學(xué)檔案管理
【論文關(guān)鍵詞】高校 教學(xué) 檔案
【論文摘要】擴(kuò)招背景下,《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》對我國高校教育發(fā)展提出了更高的要求。而高校的教學(xué)檔案工作是其各項(xiàng)工作順利開展的前提和基礎(chǔ)。要使其更具現(xiàn)代化和科學(xué)化水平,就必須從檔案管理人員及管理部門的整體素質(zhì)、硬件設(shè)備等方面進(jìn)行提高。那么如何更好地開展高校的教學(xué)檔案管理工作,本文將試做闡述。
百年大計(jì),教育為本。為提高國民素質(zhì)、建設(shè)富強(qiáng)、民主、文明、和諧的社會主義現(xiàn)代化國家,我國去年公布了《國家中長期教育改革和發(fā)展規(guī)劃綱要》（以下簡稱《綱要》）,《綱要》為我國的教育發(fā)展作了詳盡的規(guī)劃,對我們解決當(dāng)前普通高校教育中存在的各類問題都有重大的指導(dǎo)意義。
同時(shí),近幾年來,我國大多數(shù)高校在規(guī)模上快速擴(kuò)張,所帶來的教學(xué)檔案管理問題也是遇到了新的挑戰(zhàn)。
一、當(dāng)前我國普通高校教學(xué)檔案管理存在的普遍問題
《綱要》指出我國當(dāng)前教育所存在的問題時(shí)強(qiáng)調(diào):“我國教育還不完全適應(yīng)國家經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和人民群眾接受良好教育的要求,教育觀念相對落后,內(nèi)容方法比較陳舊……” 這也正是我國目前高校的教學(xué)檔案管理同樣存在的問題。
（1）對教學(xué)檔案管理的重要性認(rèn)識不足。高校中某些部門甚至是領(lǐng)導(dǎo),對教學(xué)檔案管理工作重視程度不夠。從機(jī)構(gòu)設(shè)置到人員配置,再到經(jīng)濟(jì)投入,硬件建設(shè)上,難以滿足高校檔案工作發(fā)展所需條件。近年來,隨著高校的大范圍擴(kuò)招,國家的投入增加又相當(dāng)有限的情況下,不少高校只把資源用在與辦學(xué)直接相關(guān)的項(xiàng)目上,而對教學(xué)檔案管理難以做到按需足額投入。
（2）教學(xué)檔案管理工作的制度建設(shè)有待加強(qiáng)。部分高校教學(xué)檔案管理制度不健全,相關(guān)管理人員不能熟知《中華人民共和國檔案法》和《高等學(xué)校檔案管理辦法》等檔案管理相關(guān)的法律法規(guī),或者未能嚴(yán)格按法規(guī)管理檔案,檔案管理混亂、不規(guī)范,導(dǎo)致部分檔案材料沒有及時(shí)收集歸檔;或者臨時(shí)收集的材料類別混雜,需要時(shí)難以發(fā)揮檔案服務(wù)作用。
（3）教學(xué)檔案管理隊(duì)伍人員結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。多數(shù)高校檔案管理人員素質(zhì)參差不齊,管理意識較薄弱,隊(duì)伍結(jié)構(gòu)亟待調(diào)整。教學(xué)檔案管理隊(duì)伍中,真正畢業(yè)于檔案管理專業(yè)或相關(guān)專業(yè)的人員十分缺乏,大多數(shù)來自于學(xué)校其他專業(yè)的老師,部分人員甚至是兼職管理檔案。 他們?nèi)狈n案管理的專業(yè)知識和理論素養(yǎng), 對檔案管理的重要性和嚴(yán)肅性認(rèn)識不足。 對檔案管理如何適應(yīng)新形勢變化而進(jìn)行改革缺乏思考。
二、普通高校教學(xué)檔案管理的改革思路
隨著我國高等教育事業(yè)的改革和不斷發(fā)展,教學(xué)檔案作用的發(fā)揮顯得更加突出, 教學(xué)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化已成為高校檔案管理的重要內(nèi)容和舉措。
如何解決高校教學(xué)檔案管理面臨的這些問題,《綱要》為我們指明了方向。嚴(yán)格教學(xué)管理,健全教學(xué)質(zhì)量保障體系,改進(jìn)高校教學(xué)評估”、“做好學(xué)生成長記錄,完善綜合素質(zhì)評價(jià)。”具體說來包括以下幾點(diǎn):
（一）提高對教學(xué)檔案管理重要性的認(rèn)識
（1）高校教學(xué)檔案管理工作既是記錄高校教學(xué)工作的重要憑證,又是提高高校教學(xué)水平的主要途徑。 教學(xué)檔案有利于規(guī)范教學(xué)秩序,幫助完善教學(xué)過程,使高校教師在教學(xué)工作中能有章可循,有據(jù)可依。這樣可以大大提高教師工作的積極性,對教學(xué)工作起到一個(gè)很好的監(jiān)督作用。（2）教學(xué)檔案客觀地記錄了教師的教學(xué)工作,包含教師對每學(xué)期所任課程的教課記錄 指導(dǎo)學(xué)生學(xué)習(xí)的情況記錄 學(xué)生成績的評定記錄等,為學(xué)校教學(xué)評估提供了第一手資料,是高校檔案管理中必不可少的一個(gè)重要環(huán)節(jié)。（3）教學(xué)檔案是高校教學(xué)質(zhì)量評估的重要依據(jù) 。高校教學(xué)質(zhì)量評估需要考察一個(gè)學(xué)校的教學(xué)質(zhì)量如何,教學(xué)成績?nèi)绾?主要看教學(xué)檔案收集得是否齊全,教學(xué)檔案的文字資料、電子文檔是否合乎規(guī)范。
（二）強(qiáng)調(diào)教學(xué)檔案管理的規(guī)范性和流程性
1.明確檔案收集的范圍和收集主體
建立健全高校檔案管理制度,是做好教學(xué)檔案管理工作的基礎(chǔ)。面對高校教學(xué)工作中產(chǎn)生的各類檔案材料,有關(guān)管理部門應(yīng)該根據(jù)檔案分類和用途,明確各類檔案收集的范圍,以提高檔案管理工作的效率和效果。
2.制定教學(xué)檔案收集、整理、歸檔、登記、保管、利用的流程
高校教學(xué)檔案是由形成收集、整理、歸檔、登記、保管、利用等一系列環(huán)節(jié)組成的,哪個(gè)環(huán)節(jié)的缺位都會給工作帶來不便。要保證教學(xué)檔案產(chǎn)生過程的連續(xù)性,必須建立一套完整的教學(xué)管理制度,統(tǒng)一格式,規(guī)范內(nèi)容,做到有章可循、有據(jù)可依。
（三）提高高校教學(xué)檔案現(xiàn)代化管理水平
（1）加強(qiáng)高校電子教學(xué)檔案的管理。隨著高校體制改革和招生規(guī)模的擴(kuò)大,電子文件歸檔與電子檔案管理工作成為新時(shí)期高校檔案工作面臨的一項(xiàng)十分迫切的任務(wù)。
高校檔案部門應(yīng)該參照國家有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)制訂適合高校的電子文件歸檔制度,對電子文件采取集中統(tǒng)一管理,根據(jù)電子檔案的特性,從維護(hù)其真實(shí)性、完整性、安全性等各方面統(tǒng)籌考慮,制訂電子文件的接收、檢驗(yàn)、保管、利用、鑒定、銷毀制度,加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo)工作,把電子文件歸檔與電子檔案管理工作作為當(dāng)前的重點(diǎn)工作來完成。
（2）加快高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)。建設(shè)高校教學(xué)檔案信息網(wǎng)絡(luò)需要解決2個(gè)問題: 一是制定網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃,制定出檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的總體規(guī)劃,使工程有計(jì)劃、有步驟、有重點(diǎn)地進(jìn)行。二是做好檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)化。建設(shè)高校檔案信息網(wǎng)絡(luò)的目的是保證用戶能高效、快捷、簡易地獲取網(wǎng)絡(luò)中任何檔案數(shù)據(jù)庫中的信息。
三、結(jié)束語
《綱要》指出:“全面提高高等教育質(zhì)量”和“提高人才培養(yǎng)質(zhì)量”,因此我們要從思想上認(rèn)識高校教學(xué)檔案管理的重要性,認(rèn)真學(xué)習(xí)《高等學(xué)校檔案管理辦法》,結(jié)合高校自身特點(diǎn),積極配合學(xué)校教學(xué)檔案工作的開展,使教學(xué)檔案管理工作水平得到提高。使其能更好的為學(xué)校教學(xué)、科研、行政管理和其他各項(xiàng)工作服務(wù)。
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