年會策劃方案 飲食行業(yè)
一、 活動概述
1、活動目的協(xié)會年會策劃方案
(1)對2015年協(xié)會發(fā)展成績總結(jié)，以及制定2016年協(xié)會總體規(guī)劃，包括新年度計劃、方向、目標等。
(2)表彰：2014年鄂爾多斯消費者最喜愛的“十佳誠信餐飲企業(yè)”、“十佳銷售經(jīng)理”、“十佳采購經(jīng)理”、“十佳金牌廚師”、“十佳優(yōu)秀服務(wù)員”，通過獎勵方式，調(diào)動會員積極性，進一步提高餐飲行業(yè)整體水平與素質(zhì)，宣傳鄂爾多斯特色餐飲企業(yè)，豐富鄂爾多斯餐飲消費市場，進一步打造鄂爾多斯美食品牌。
(3)加強協(xié)會與會員之間的互動交流，增強協(xié)會的內(nèi)部凝聚力，加深會員對協(xié)會的感情，在同一舞臺共同交流、聯(lián)歡。 2、活動主題
鄂爾多斯市餐飲與飯店行業(yè)協(xié)會2014年度總結(jié)表彰暨2015年年會
----轉(zhuǎn)型發(fā)展、再創(chuàng)輝煌
3、活動時間
(1)年會策劃及準備期：12月20日-1月20日
本階段主要完成年會方案策劃、通知發(fā)布、節(jié)目收集。 (2)年會協(xié)調(diào)及進展期：1月20-2月1日
本階段主要完成節(jié)目安排表、音響確定、物品購買。 (3)年會倒計時期：2月1-2月10日
本階段主要完成禮儀小姐、主持人、節(jié)目單等全過程確定。 (4)年會正式演出時間：3月15日
4、活動地點：
東勝區(qū)鐵牛國航大酒店4樓 5、參加人員：
餐飲協(xié)會會員、餐飲協(xié)會工作人員及特邀嘉賓，總計 300 人。 6、主辦單位：鄂爾多斯市餐飲與飯店行業(yè)協(xié)會
承辦單位： 贊助單位：
二、 活動策劃
1、 年會節(jié)目要求：
向各個會員單位收集、選拔節(jié)目，共篩選11個節(jié)目 歌曲類：
(1)喜慶、祥和、熱烈的歌曲; (2)青春、陽光、健康、向上; 舞蹈類：
(1)積極向上、寓意深刻的藝術(shù)性舞蹈; (2)具有時代氣息的創(chuàng)意性舞蹈。
(3)喜聞樂見的街舞、現(xiàn)代舞、健美操、武術(shù)等; (4)相關(guān)歌曲的伴舞。 曲藝類：
(1)喜慶、熱鬧反映生活的的相聲、小品;
(2)經(jīng)典的傳統(tǒng)曲藝類節(jié)目(戲曲、話劇、評書等); (3)其它類型的曲藝節(jié)目(樂器類)。
2、活動流程設(shè)計
14:00—15:00迎賓簽到
在一樓大廳布置紅地毯，放置協(xié)會宣傳指示牌，安排2位禮儀接待人員，在四樓大廳位置設(shè)置簽到。 簽到處布置：
1)、一張桌子上面鋪上紅布，提前準備簽到簿，抽獎箱和抽獎便條、黑色中性筆一盒備用 2)、酒店布置美觀大方
3)、簽到處放置協(xié)會宣傳指示牌，
4)、設(shè)定相應(yīng)的工作人員和禮儀人員進行簽到 14:30-15:00嘉賓入席，背景暖場音樂(饗宴) 會場布置：
1)、桌椅布置安排分按照就餐擺放圓桌，擺放茶、飲料、礦泉水，領(lǐng)導(dǎo)嘉賓桌擺放臺簽 2)、講臺擺放裝飾花與話筒
3)、會場周邊墻裝飾布置(禮儀公司負責(zé)：彩色氣球等) 4)、設(shè)定相應(yīng)的工作人員和禮儀人員進行相關(guān)的接待 5)會場門口布置紅地毯 15:00-15:20開場
主持人上場開場白，介紹領(lǐng)導(dǎo)及嘉賓 15:20-15:50協(xié)會2014年工作總結(jié)報告 會長做2014年工作總結(jié)報告
15:50-16:10領(lǐng)導(dǎo)致辭 邀請嘉賓代表致辭 16:10-16:50優(yōu)秀表彰
1、表彰：2014年鄂爾多斯消費者最喜愛的“十佳誠信餐飲企業(yè)”、“十佳銷售經(jīng)理”、“十佳采購經(jīng)理”、“十佳金牌廚師”、“十佳優(yōu)秀服務(wù)員”
2、十佳誠信餐飲企業(yè)代表發(fā)言、十佳銷售經(jīng)理代表發(fā)言 16:50-17:00會議結(jié)束語
17:00-18:30文藝演出(期間安插抽獎及頒獎環(huán)節(jié)) 主持人上場開場白 節(jié)目列表： 節(jié)目一： 節(jié)目二： 節(jié)目三：
三等獎抽獎及頒獎環(huán)節(jié) 節(jié)目四： 節(jié)目五： 節(jié)目六：
二等獎抽獎及頒獎環(huán)節(jié) 節(jié)目七： 節(jié)目八： 節(jié)目九：
一等獎抽獎及頒獎環(huán)節(jié) 節(jié)目十： 節(jié)目十一： 舞臺布置：
1)、舞臺背景播放PPT(協(xié)會理念、協(xié)會照片) 2)、舞臺四周墻壁掛烘托氣氛的裝飾(禮儀公司負責(zé)) 3)、主持講臺放裝飾花與話筒
3)、舞臺整合音響、射燈、追光、煙霧、影象播放，展現(xiàn)絢麗效果(禮儀公司負責(zé))
4)、布置紅地毯，獲獎人踏過紅地毯來頒獎臺領(lǐng)獎 獎品設(shè)置： 一等獎獎品： 獲獎人數(shù)：1人 二等獎獎品： 獲獎人數(shù)：3人 三等獎獎品： 獲獎人數(shù)：5人 18:30—20:30晚宴時間
21:00活動結(jié)束人員退場 3、活動工作安排
活動總指揮：段鐵牛 活動執(zhí)行總負責(zé)人：葉長寶
活動組委會下設(shè)6個工作小組，分別為宣傳制作組、禮儀組、節(jié)目組、場地組、后勤組、安保組。各組人員組成及職責(zé)分工： 宣傳制作組： 組長：待定 組員：待定
(1)負責(zé)活動期間協(xié)會的內(nèi)、外宣傳工作(微信公眾平臺、網(wǎng)站)。 (2)邀請參會人員、媒體。 (3)活動現(xiàn)場的攝影、拍照。
(4)協(xié)會宣傳指示牌制作、條幅、臺簽、演出流程表、獎牌、獎杯、證書制作。
(5)餐飲協(xié)會宣傳片PPT的制作。
(6)活動后期宣傳制作(微信公眾平臺、網(wǎng)站)。 工作要求：
(1)負責(zé)好宣傳與邀請工作
(2)提前與酒店對接，做好彩排的準備工作(需酒店配合的工作) (3)按時完成資料的制作發(fā)放工作。 禮儀組： 組長：待定
組員：待定
(1)禮儀接待、簽到的引導(dǎo)及管理等工作。 (2)獎品的管理與發(fā)放。
(3)領(lǐng)導(dǎo)參加活動期間的引領(lǐng)工作。
工作要求：
(1)做好1樓的接待工作。
(2)做好領(lǐng)導(dǎo)上臺的引導(dǎo)工作，與節(jié)目組做好對接，了解活動流程，確定領(lǐng)導(dǎo)上臺的時間、上臺地點。
(3)做好簽到及嘉賓題詞的引導(dǎo)。 (4)做好獎品的管理與發(fā)放。 (5)舉止得體，面帶微笑 節(jié)目組： 組長：待定 組員：待定
(1)負責(zé)音響、燈光、配樂、PPT播放。
(2)負責(zé)節(jié)目的選拔、擬定，節(jié)目的彩排。 (3)負責(zé)節(jié)目主持人的開場白和串場詞的撰寫。 (4)活動演出的統(tǒng)籌規(guī)劃。
工作要求：
(1)提前與領(lǐng)導(dǎo)對接，做好領(lǐng)導(dǎo)參加活動環(huán)節(jié)的細節(jié)安排工作。 (2)控制晚會整體時長，做好各節(jié)目的銜接，避免冷場(上場緊湊)，使晚會最終推向高潮。
(3)安排好演出時演員上臺、退場的秩序管理工作，專人負責(zé)(演員同時獻臺)。
(4)安排好節(jié)目所需背景音樂、背景視頻播放，燈光效果等與演出相關(guān)工作。(避免音樂出現(xiàn)張冠李戴現(xiàn)象)
場地組： 組長：待定 組員：待定
(1)負責(zé)酒店的預(yù)定工作。 (2)負責(zé)會場的布置工作。 (3)負責(zé)場外的布置工作。 (4)負責(zé)舞臺布置等其他工作。
(5)負責(zé)活動現(xiàn)場各工作小組工作情況的檢查、督促工作。 工作要求：按要求做好現(xiàn)場的布置及現(xiàn)場各小組工作情況的督導(dǎo)。 后勤組： 組長：待定 組員：待定
(1)負責(zé)煙、酒、飲料的管理準備工作。 (2)現(xiàn)場桌椅擺放、人員座次安排等工作事宜。 (3)負責(zé)活動現(xiàn)場餐飲的管理工作。 (4)道具等所需物資的`采購。 工作要求：
(1)做好領(lǐng)導(dǎo)的座次安排。
(2)各單位座次安排劃分區(qū)域，做好拼桌安排。
(3)專人與酒店對接，掌握好上菜時間，對出現(xiàn)的問題及時處理。(如飯菜問題)
(4)做好飲料、煙酒的發(fā)放、回收。
(5)領(lǐng)導(dǎo)退場的安排，專人負責(zé)迎送。
安保組：
組長：待定
組員：待定
(1)負責(zé)活動現(xiàn)場安全保衛(wèi)工作。
(2)活動現(xiàn)場秩序維護工作。
(3)負責(zé)退場疏散工作。
工作要求：
重點做好現(xiàn)場安全及秩序管理工作，防止意外發(fā)生。(因酒后滋事者由所在單位負責(zé)處理)
注意事項：
(1)、各工作組在工作期間如遇解決不了的問題及時向活動組委會匯報并協(xié)商解決;
(2)、各組工作人員保證手機24小時開通。
(3)、各組之間互相做好配合溝通工作，嚴格按照責(zé)任分工，制定詳細的工作計劃，責(zé)任到人、落實到位，確保晚會演出安全順利完成。
4、 活動經(jīng)費預(yù)算
總預(yù)算：40000-50000元
本次年會活動所需支持的費用預(yù)算，一定要有董事長的明確批復(fù)。
各項環(huán)節(jié)都要有專人負責(zé)，各項費用也要落實到人。
各項支出都要有明確的票據(jù)。
(1) 禮儀公司費用：預(yù)計3000元到5000元
2個主持人、6個禮儀
服裝、化妝
音響、燈光
舞臺背景、會場墻布置
攝像及后期回顧光盤制作費用
(2)條幅、臺簽、紅地毯費用：預(yù)計500元
條幅10米預(yù)計100元
臺簽20個預(yù)計200元
紅地毯預(yù)計200元
(3)宣傳指示牌、抽獎箱、抽獎便條、簽到簿費用：預(yù)計200元
協(xié)會宣傳指示牌預(yù)計100元
抽獎箱：預(yù)計30-50元
抽獎便條自己制作
簽到簿：預(yù)計50元
(4)抽獎獎品、獎牌、獎杯、證書費用：預(yù)計5300元
抽獎獎品一等獎1名預(yù)計1000元，二等獎3名預(yù)計1500元，三等獎5名預(yù)計1000元
獎牌10個預(yù)計：預(yù)計500元
獎杯30個預(yù)計：預(yù)計900元
證書40個：預(yù)計400元
(5) 晚餐、煙酒、茶水費用：定26桌備4桌預(yù)計30000元
5、贊助商招商標準
贊助標準1：價值10000元的贊助，現(xiàn)金贊助不低于8000元(預(yù)計招商2家)
回饋：
1、 免收2015年全年會費
2、 協(xié)會宣傳牌標明贊助單位、年會現(xiàn)場特別鳴謝
3、 在餐飲協(xié)會的網(wǎng)站和微信公眾平臺做一年企業(yè)宣傳，一個
月至少發(fā)3條，宣傳內(nèi)容由企業(yè)自行提供
贊助標準2：價值5000元的贊助，現(xiàn)金贊助不低于3000元(預(yù)計招商2-3家)
回饋：
1、 免收2015年半年會費，
2、 年會現(xiàn)場鳴謝，
3、 在餐飲協(xié)會的網(wǎng)站和微信公眾平臺做半年企業(yè)宣傳，一個
月至少發(fā)3條，宣傳內(nèi)容由企業(yè)自行提供
贊助標準3：價值3000元的贊助(預(yù)計招商3-5家)
回饋：
1、 免收2015年半年會費，
2、 年會現(xiàn)場鳴謝，
贊助標準4：價值1000元的贊助(預(yù)計招商3-5家)
回饋：
1、 年會現(xiàn)場鳴謝
2、 在餐飲協(xié)會的網(wǎng)站和微信公眾平臺做半年企業(yè)宣傳，一個
月至少發(fā)3條，宣傳內(nèi)容由企業(yè)自行提供
6、 媒體邀請
鄂爾多斯日報
鄂爾多斯晚報
鄂爾多斯廣播電視報
鄂爾多斯廣播電視臺
東勝區(qū)新聞中心
內(nèi)蒙古法制報
三、活動管理
1、簽到管理
嘉賓由禮儀小姐迎賓，嘉賓走過紅毯，走進會場在會場入口布置專用簽到桌，嘉賓在簽到處簽字留影
嘉賓簽到之后填寫抽獎便條(姓名、電話)
在醒目位置放置協(xié)會宣傳指示牌
2、人員管理
(1) 來賓管理：
有專人負責(zé)接送指引工作
有專人負責(zé)人員分流及簽到工作
(2) 主持人管理：
要求服裝得體，面帶微笑
安排好主持人串詞，提前彩排
要求主持人可以調(diào)動全場氣氛
(3) 演員、樂隊、禮儀管理：
演員、禮儀服裝統(tǒng)一，面帶微笑
提前彩排，發(fā)出演出流程
(4) AV及燈光技師管理：
提前測試好所有設(shè)備
發(fā)出演出流程，配合每個環(huán)節(jié)的效果
(5) 攝影攝像管理：
提前培訓(xùn)，提出要求
3、會場及餐區(qū)管理
保持整體秩序及流程順利進行，協(xié)調(diào)現(xiàn)場人員，控制好會場氛圍 有序引導(dǎo)來賓就座，保證每個人都有座位，預(yù)留出相應(yīng)的VIP座位區(qū)域
有序安排來賓用餐，保證用餐區(qū)域清潔
4、后期工作
攝影圖片整理成冊
提供年會活動剩余資料、禮品的清單
提供年會活動總結(jié)報告，從背景分析、策劃和實施各方面進行全面細致的總結(jié)分析成功與不足
制作多媒體回顧光盤
四、應(yīng)急預(yù)案
1、 會場
場地考察，安排專人與現(xiàn)場協(xié)調(diào)，提前了解會場情況 規(guī)劃時，注意防火應(yīng)急通道
保證會場秩序及用餐安全
設(shè)立應(yīng)急小組
2、 AV部分
現(xiàn)場所有AV設(shè)備(包括筆記本電腦)均需在活動開場前、開場后進行多次檢查，以確保所有設(shè)備良好的運轉(zhuǎn)
活動進行中對所有文件同時在兩臺電腦上備份，以防現(xiàn)場一部出現(xiàn)問題馬上可切換到另一部
話筒至少備2-3個，防止現(xiàn)場音效等有問題
3、 彩排
彩排時所有演員和主持人均需到場參加 ，服裝要求統(tǒng)一 在活動當日上午及下午分別對整體流程進行多次完整彩排
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